2022年北京冬奧會和冬殘奧會是我國重要歷史節點的重大標志性活動。北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會（以下簡稱“北京冬奧組委”）自2015年年底成立以來，始終貫徹習近平總書記關于北京冬奧會和冬殘奧會（以下簡稱“北京冬奧會”）籌辦工作的一系列重要指示批示精神，嚴格按照北京冬奧組委主要領導同志提出的工作要求，在國家和北京、河北各級檔案部門的支持下，以保障籌辦工作順利推進為目標，以檔案資源建設為核心，以提高檔案信息共享、網絡化服務能力和檔案資源安全保管水平為重點，圍繞中心、服務大局，切實將檔案工作融入各項籌辦工作中，同要求、同部署、同落實，充分發揮了檔案輔助決策、服務籌辦、記載歷史、傳承經驗的重要作用，不僅齊全完整、準確系統、規范安全地記錄下北京冬奧會籌辦工作全過程，而且為賽后有效開發、研究利用留下了寶貴豐富的冬奧遺產，較好地貫徹了“簡約、安全、精彩”的辦賽要求。
貫徹“簡約”辦賽要求，構建簡約不簡單的冬奧檔案工作體制機制
北京冬奧組委秘書行政部深入研究北京冬奧組委的檔案工作特點，努力打造簡約但科學規范、系統完備、運行高效的檔案工作體制機制。
2021年5月25日，北京冬奧組委召開檔案動員部署會議并進行業務培訓
1. 打造簡約規范的冬奧檔案工作責任制
通過2個層面的“三級責任制”實現全委檔案工作的“統一領導、分級管理”，確保各部（中心）、各場館（群）運行團隊檔案工作落實落地。
“核心層”三級責任制，即“委領導—秘書行政部—各部（中心）和各場館（群）運行團隊”責任制，充分體現“統一領導、分級管理”原則。北京冬奧組委專職副主席（秘書長）全面負責檔案工作，秘書行政部負責全委檔案工作的統籌規劃、組織協調、監督檢查以及各部（中心）、各場館（群）運行團隊形成檔案的集中統一管理，各部（中心）、各場館（群）運行團隊負責本部門形成檔案的收集、歸檔和保管、內部移交工作。
“工作層”三級責任制，即“部門主要負責同志—綜合處處長和場館（群）運行團隊秘書長—部門檔案員”責任制，充分體現“誰主管、誰負責”原則。各部門主要負責同志是本部門檔案工作第一責任人（負領導責任），各部（中心）綜合處處長、各場館（群）運行團隊秘書長是本部門檔案工作執行責任人（負管理責任），各部門至少明確1名檔案員承擔本部門日常檔案工作。
此外，通過建立檔案工作隊伍登記制度，明確“工作層”三級責任制檔案人員發生變更時，需報秘書行政部備案；與人力資源部聯動，將檔案工作納入工作人員離職審核工作程序。
2. 打造簡約科學的冬奧檔案工作制度體系
幾年來，北京冬奧組委檔案工作逐步形成了“1+1+16”制度體系，從零開始實現了檔案管理科學化、系統化、制度化、規范化的目標，建成了與奧運會發展趨勢、檔案事業發展要求相適應，有效服務北京冬奧會籌辦的檔案工作制度體系。
通過發布檔案工作專項規劃《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會檔案工作規劃（2017—2022）》實現科學化檔案管理目標，明確了指導思想、基本原則和工作目標，提出了檔案資源建設、檔案服務建設、檔案環境建設和檔案安全建設4項主要任務以及制度建設、隊伍建設、基礎條件、監督指導和責任落實5項保障措施，為北京冬奧組委檔案管理科學化發展奠定了堅實基礎。
通過印發北京冬奧組委檔案工作總規章《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會檔案管理辦法》實現系統化檔案管理目標，辦法從檔案工作組織架構和職責、文件材料的收集歸檔以及檔案的保管、移交、利用和保障措施等方面共8章55條，對北京冬奧組委檔案工作和檔案制度體系進行了全面系統的規定。
通過印發覆蓋檔案管理全部工作環節的16項具體工作制度和標準，在檔案工作各層面、全流程實現制度化、規范化檔案管理目標。比如，全面系統梳理了各部（中心）、各競賽場館運行團隊、非競賽場館運行團隊文件材料歸檔范圍，形成了一套針對大型體育賽事特點，制度化的、完整覆蓋籌辦工作以及競賽和非競賽各業務領域運行歸檔范圍的規定，確保全委任何一個工作崗位在檔案收集過程中都有章可循；根據北京冬奧會籌辦特點，印發了檔案整理工作制度，明確了檔案整理工作規范化的具體程序，確保在符合國家有關檔案整理規定的前提下，優化完善了各類型檔案的整理要求，解決了各部門整理檔案的難題，提升了工作效率；充分考慮國際奧委會和國內各方在賽后開發利用冬奧檔案資源的需求，頒布了一套針對重大活動特點，規范化的、完整覆蓋紙質檔案、實物檔案數字化工作流程以及各環節技術指標的標準。此外，秘書行政部逐年印發工作通知，專門部署年度各部門文件材料歸檔和檔案移交工作。
同時，積極探索國際大型體育賽事檔案管理新途徑，根據國際奧委會對檔案工作的新要求，穩步推進與國際奧委會之間簽訂《BEIJING 2022 ARCHIVES ASSETS AGREEMENT FOR THE BEIJING 2022 OLYMPIC AND PARALYMPIC WINTER GAMES》（《北京2022年冬奧會和冬殘奧會檔案資產協議》）相關工作，嘗試與全球性國際組織通過契約文書形式明確權責關系，為今后我國舉辦大型國際體育賽事開展檔案工作提供了有借鑒價值的解決方案。
3. 打造簡約高效的冬奧檔案利用工作機制
為充分借鑒2008年北京奧運會籌辦經驗，秘書行政部與北京市檔案館創新聯動工作機制，打破傳統檔案利用模式，聯合掛牌開通檔案利用綠色通道，即“北京2022年冬奧會和冬殘奧會籌辦工作查檔綠色通道”，通過北京市電子政務內網完成檔案檢索、申請、審批和傳發等一系列流程，確保需要查檔的同志“足不出委”即可實現查閱2008年北京奧運會檔案的需求并達到了工作日“當日結”、非工作日“次日結”的限時服務要求，大大簡化了檔案查閱利用程序，節約了查閱利用檔案的人工成本、時間成本、交通成本，檔案利用效率顯著提升。經粗略統計，自2016年至2021年年底，綠色通道共受理檔案查閱利用申請865批次，月均受理12批次，檔案查閱總量1.4萬卷（件），網絡傳發檔案總計16.3萬頁，節約了北京冬奧組委機關辦公區（北京冬奧組委總部）往返北京市檔案館之間近18萬公里的交通資源。
貫徹“安全”辦賽要求，打造安全第一的冬奧檔案工作環境
做好北京冬奧組委的檔案工作，既要實現檔案人員、檔案實體的防疫安全，也要實現檔案資源的管理安全。
1. 打造安全第一的檔案信息系統
2017年，北京冬奧組委數字檔案室應用系統列入《北京2022年冬奧會和冬殘奧會信息系統總體規劃》和《北京2022年冬奧會和冬殘奧會信息系統總體規劃重點項目列表（2017年版）》。自項目啟動用時不足一年，就建成上線北京冬奧組委數字檔案室，包括綜合檔案管理系統、檔案數字化系統2個子系統，功能覆蓋檔案收、管、用各環節和檔案數字化各流程，實現了以電子檔案為對象，以信息技術為手段，基于網絡環境開展檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。針對冬奧檔案數字資源的重要性和冬奧籌辦工作的特點，為確保數據安全可控，在數字檔案室應用系統中專門設計研發部署了自主可控的信息資源防篡改和防竊取核心關鍵技術，輔以磁帶定期脫機異地備份策略，確保檔案數字資源的保管安全。
根據冬奧會疫情防控政策，專門編制《北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會數字檔案室應用系統應急響應方案》并組織應急演練，進一步完善應急響應程序、方式和方法，確保應急方案有效、機制運轉正常、系統安全穩定。
2. 打造安全第一的賽時檔案工作隊伍
一是充分發揮檔案部門的專業優勢，選調專業檔案人員充實賽時檔案工作隊伍。在北京市檔案局、市檔案館和張家口市委辦公室（市檔案局）、市檔案館的大力支持下，從各級檔案部門精心選調31名專業檔案人員進駐30個場館（群）開展檔案工作，打造了一支政治可靠、技術過硬的檔案專業隊伍，同時，為確保齊全完整、高質量收集各類冬奧檔案資源，同步開展全委、賽區、部門、場館等不同層級、各種形式的分層次、多渠道檔案業務專題培訓，快速提升全委檔案工作水平。
二是明確疫情防控要求，確保檔案實體安全，根據各場館（群）閉環管理要求和檔案工作特點，部分檔案人員要進入閉環、嚴格按照冬奧會疫情防控政策開展工作，秘書行政部專門印發通知要求檔案實體在閉環內外轉移過程中要執行場館（群）的物資消殺政策，確保檔案實體的防疫安全。
3. 打造安全第一的檔案工作環境
立足首鋼園區賽后利用，依托現有工業遺存建筑結構，建設完成了北京冬奧組委標準檔案庫房，包括檔案專用庫房2間，總面積近140平方米，檔案架容積近180立方米，通過配套完善的設施設備，實現了檔案庫房的“十防”，充分滿足檔案實體安全保管的需要。同時，建設了檔案數字化加工間、檔案值班監控中心、數字檔案室中心機房和檔案利用大廳等檔案業務用房，總計占地近300平方米，充分滿足全委開展檔案工作的需要。建成的檔案庫房和業務用房，在確保冬奧檔案資源保管安全、保護到位的同時，為首鋼園區留下了重要的冬奧遺產，賽后可依現有設施設備直接轉化為所在區域內的檔案保管基地，形成了既著眼當前、又立足長遠，安全可靠的檔案工作環境。
北京冬奧組委檔案數字化加工間
貫徹“精彩”辦賽要求，形成符合奧運盛會標準的冬奧檔案工作標準
1. 打造特點突出、獨一無二的冬奧檔案資源庫
關注冬奧會特色檔案的收集工作，始終是幾年來檔案收集工作的重中之重。
一是形成了齊全、完整、準確、系統的冬奧會核心形象設計方案全球征集活動實物檔案庫，通過4700余件會徽設計方案征集檔案、5900余件吉祥物設計方案征集檔案、180余件火炬設計方案征集檔案、190余件獎牌設計方案征集檔案，完整、準確記錄了會徽、吉祥物、火炬、獎牌等冬奧會核心形象從全球征集、專家評審到修改深化、評議溝通、法律查重再到呈報審定、公開發布這樣一個從無到有的全過程，真實、系統反映了冬奧會核心形象設計工作全貌。
二是在北京冬奧會特許經營計劃啟動后，2018年開展試點，2019年正式啟動特許商品檔案接收工作。截至2021年年底，共接收20余家特許生產商制造的特許商品檔案1100余件。
三是及時接收平昌冬奧會閉幕式北京8分鐘文藝演出使用過的具有代表性的物資，包括熊貓造型、演出時的服裝鞋帽等，完整留存了在平昌冬奧會閉幕式上呈現的“2022，相約北京”精彩瞬間。
四是同步接收“登月”的冬奧會展示品，即2020年跟隨嫦娥五號探測器登上太空、完成月球之旅的國際奧委會會旗和國際殘奧委會會旗，北京冬奧會會旗和冬殘奧會會旗，冰墩墩、雪融融手辦等14件經過公證的冬奧會展示品，這些遨游太空23天的冬奧會展示品是最具代表性、最受關注、最能闡釋北京冬奧會和冬殘奧會理念、愿景的形象標識。
以上都是專屬于北京冬奧會、獨一無二的珍貴檔案，齊全完整歸檔對賽后通過展覽、出版物等形式向全社會宣傳北京冬奧會籌辦全貌具有重要意義。此外，為更好地展現冬奧檔案資源整體形象，秘書行政部專門定制了帶有冬奧會核心形象，且符合冬奧會形象展示需要的檔案裝具，進一步提升了冬奧檔案資源庫的獨特性。
帶有冬奧核心形象的北京冬奧組委特色檔案裝具
2. 打造易于利用、節約高效的冬奧檔案數字副本庫
按照國際奧委會要求和國內冬奧利益相關方需求，參考2008年北京奧運會賽后檔案移交范圍，經過充分調研和論證，北京冬奧組委于2017年全面啟動了檔案數字化工作并計劃以傳統載體檔案的數字副本形式向各方移交，在節約資源的同時便于檔案的交接和后續保管、使用。北京冬奧組委實現了重大活動檔案數字化與籌辦工作同步推進、同步實施，檔案數字化工作已經成為冬奧檔案工作重心之一，直接體現“綠色辦奧”理念和“簡約”辦賽要求。鑒于檔案數字副本制作的節約性和移交接收的便利性，秘書行政部計劃在賽后向多方機構（部分冬奧利益相關方）移交冬奧檔案資源，力爭將“精彩、非凡、卓越”的辦賽過程更廣泛地留給社會，更好地發揮冬奧檔案資源在我國推廣冬季奧林匹克運動、弘揚奧林匹克精神、傳承北京冬奧會籌辦經驗過程中的重要作用。截至2021年年底，已完成約97萬頁紙質檔案掃描和全部實物檔案拍攝工作，為賽后檔案移交節約復印紙張近千萬頁，在滿足各方需求的前提下，檔案工作成本得到大幅降低。
北京冬奧會籌辦工作已經到了最后邁向勝利的關鍵時刻，北京冬奧組委將深入貫徹習近平總書記關于北京冬奧會和冬殘奧會籌辦工作的重要指示精神，進一步增強責任感緊迫感，鉚足干勁、再接再厲，在嚴格遵守各項冬奧會新冠肺炎疫情防控政策的前提下，努力克服場館（群）閉環管理給檔案收集工作帶來的困難和挑戰，以首善標準完成好最后階段檔案工作各項任務，確保齊全、完整、準確、系統、安全地為北京冬奧會籌辦工作和“雙奧之城”留下珍貴記憶，用優異的成績書寫全體冬奧檔案人“簡約、安全、精彩”的華麗篇章。
文章來源：《中國檔案》2022年第1期
作者單位：北京2022年冬奧會和冬殘奧會組織委員會、北京2022年冬奧會和冬殘奧會運行指揮部調度中心
照片來源：作者提供
