四十年春風化雨,四十年風雨兼程,中國改革開放歷經輝煌四十余載,民營經濟從無到有、從弱到強,已逐漸成長為中國經濟和社會發展的重要引擎。
卓爾控股有限公司是湖北省武漢市一家年輕的民營企業,自1996年12月創建以來,已從一家廣告傳播公司,發展成為以現代物流及供應鏈服務為主業,集高端制造業、現代服務業多種業態的綜合性企業集團,躋身于中國企業500強。旗下擁有卓爾智聯集團、漢商集團、中國通商集團、蘭亭集勢、華中數控5家上市公司,先后榮獲“全國創先爭優先進基層黨組織”“中華慈善獎”“全國就業與社會保障先進民營企業”“全國‘萬企幫萬村’精準扶貧行動先進民營企業”等稱號,卓爾控股董事長閻志入選“改革開放40年百名杰出民營企業家名單。
作為一家民營企業,卓爾控股高度重視企業檔案管理工作,企業管理層深刻認識到,企業檔案不僅是對文件資料的歸納整理,更是企業寶貴的無形資產,它記錄著企業成長與發展的歷程,是企業管理和發展的基礎,是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的珍貴記憶。想要創建百年企業,做好檔案管理必不可少,也勢在必行。但如何將檔案意識落實到實際工作中,卓爾控股在檔案管理的發展歷程中經歷了三個方面的變革。
從粗放管理到精細管理
1996年,卓爾控股有限公司的前身——武漢卓爾市場傳播有限公司成立,率先在湖北推出“品牌代理制”,并逐漸成為湖北最大的民營廣告公司。2001年起,公司先后涉獵生物科技、酒廠、學校、藥廠等;2002年,借助國有企業改制的契機,進入棉紡產業,旗下擁有5家紡織廠;2005年,投資開發華中地區首個總部基地項目——第一企業社區;2011年7月,卓爾控股旗下的卓爾智聯在香港主板上市,現今旗下已控股4家上市公司。
在卓爾創建之初,檔案管理相對較為粗放,最主要的工作就是將公文等日常文件及照片等資料收集匯總,并沒有形成分類整理、收集歸檔的科學方法和規范。
與檔案工作制度相關的第一份正式文件是1998年的《關于文件、檔案、資料管理的有關規定》。以權證檔案為例,公司總部檔案室管理了近百家公司權證資料,這些權證資料無疑是需要永久保存的檔案。然而,在2011年之前,這些權證檔案都只是按公司歸入了檔案盒及檔案柜中,未進行整理、分類、排序、編目和編號,查找利用全憑記憶。隨著公司業務范圍的不斷擴大,特別是后續多家公司上市,涉及項目增多,子公司也越來越多,加之這類資料利用頻繁,全憑檔案人員記憶,根本無法適應工作的需要。于是,公司先后印發了《標準化管理手冊》,從上至下統一了檔案整理的規范要求,直至今日經過歷次修訂,形成了目前的《卓爾標準》。
所謂《卓爾標準》,是指從行政、人力、財務、工程、成本、紀律監察及審計管理等方面,對公司各方面工作提出的規范化要求。近年來,在董事長閻志提出的“五精要求”(精準考核、精致要求、精細管理、精準定位、精兵強將)的指導下,公司嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的有關內容,制訂了新的《“三合一”制度表》,對所有室藏檔案進行全面梳理。例如,關于權證檔案,基于利用對所有公司給予數字代碼,每家公司的權證檔案分成綜合、工商財務、工程、商標等4大類,按照“公司—類別”的分類方案將每一份權證檔案重新分類、整理。經過系統化整理,公司的檔案管理完成了一次“蛻變”,整理工作日益精細,利用也更加便捷。
從無序管理到規范管理
成立早期,由于檔案工作未提上領導的議事日程,也沒有納入員工績效管理,加之沒有經驗豐富的檔案員,公司經過近20年發展累積下的歷史資料,并未進行過嚴格、規范的整理,檔案工作從收集到整理乃至保管,始終處于相對無序、雜亂的狀態,有些該收集的資料未收集,部分該規范整理的資料未進行整理,這些情況導致檔案利用起來十分困難,需要時沒有,有的也很難及時找到。
早期的檔案庫房與辦公室、閱覽室同處一室,加起來還不足40平方米。2014年,辦公室與閱覽室分開,但庫房和辦公區域仍然在一起,一共不到70平方米。檔案借查閱量大的時候,往往形成排隊現象,有時一份年頭較為久遠的文件,找起來常常要花費大半天時間,不僅檔案員忙得焦頭爛額,查閱人也經常“著急上火”,這與公司的發展壯大嚴重脫節,根本滿足不了業務飛速增長的需要。
2017年起,公司檔案工作開始步入科學化、規范化、制度化管理軌道。公司拿出專項資金,擴充并提升了檔案室軟硬件設施。早在2011年,公司就購買了一款專業的檔案管理系統,為檔案管理提供了軟件環境,一直延用至今。2017年籌備評級工作以來,又專門按照需求對檔案管理系統進行了改良。在用于保管檔案實體的硬件方面,公司先后配備了檔案密集架、專業鐵皮檔案柜、各類檔案盒,還配有打印復印一體機、專業掃描儀、碎紙機、除濕機、防磁柜、柜式空調、滅火器、溫濕度計等。目前,公司檔案庫房(2個檔案室)總面積逾300平方米,庫藏超過13000卷。
在提升硬件的同時,公司還著力強化軟實力。目前,公司專(兼)職檔案員共60余名,定期會通過多渠道提高自身業務素質。一是“引進來”。公司多次邀請省、市、區檔案局領導實地調研并指導工作,并圍繞檔案業務開展授課培訓,同時請專業公司進行實操指導。二是“走出去”。近年來,在有關部門的引薦下,公司檔案團隊先后到湖北省檔案局、中鐵大橋局、湖北省路橋集團等單位參觀學習,還組織檔案員參加了各級檔案局組織的檔案工作人員專業技能培訓。在集團內部,公司開展了多次培訓、交流、討論、檢查和評比,全方位提高檔案隊伍整體素質,并將檔案工作列入領導和檔案員績效考核,大力推行檔案規范化管理。
從低效管理到高效管理
從短期看,企業檔案管理的最終目的,是為經營發展做好服務;從長遠來說,是為企業更好地留存歷史記憶、傳承企業文化。隨著時代發展,傳統檔案管理已無法適應當今形勢的需要,更多智能設備、更多技術手段、更多效率方法,也讓企業檔案管理工作發生了日新月異的變化。
從全靠紙質到經過數字化掃描,從傳統的低效管理演變至如今的高效現代化管理,檔案管理工作的變化在檔案利用中體現得尤為明顯。首先是檔案信息數字化。一方面,公司利用檔案管理軟件對檔案信息進行條目著錄,信息著錄達到95%,并對應實物生成了檔號,豐富了檔案檢索工作;另一方面,公司對檔案進行原文掃描,平均覆蓋率達70%,對文書檔案、重要珍貴檔案和利用頻繁的檔案都進行全文數字化掃描;此外,公司還對所有檔案條目及原文予以備份。
其次是檔案利用高效化。檔案信息化方便了檔案的利用,兼顧了檔案利用嚴格審批及高效服務,使檔案利用更加高效、便捷。根據《檔案利用登記簿》統計,公司檔案年均利用達到300人次,檔案信息數字化帶來的優勢正日益凸顯。
截至目前,卓爾企業共有2個檔案室,分別為卓爾控股檔案室和卓爾智聯檔案室,每個檔案室均配有2名專職檔案員,全集團共有專(兼)職檔案員60余名。其中,卓爾控股檔案室是卓爾控股總裁辦直屬部門,負責集團重要檔案的日常管理,同時按照“統一領導、分級管理”的原則,下級產業集團、公司綜合辦均設有專職或兼職檔案員。卓爾智聯檔案室側重于集團上市板塊檔案的管理。2個檔案室分別負責對各下所屬集團綜合辦公室檔案業務工作進行培訓、指導、監督和檢查。檔案管理制度納入《卓爾企業管理綱要》和《卓爾標準》,并將制度公示上墻。
眾所周知,檔案在公司上市、盡職調查、商標維權、工商管理、合同管理履責、榮譽申報等方面均發揮著重要的積極作用,而隨著公司的快速發展,卓爾控股專門設立了企業文化展廳,通過獎牌、歷年照片、珍貴檔案的陳列,直觀反映公司的發展歷程和取得的各類榮譽。為了更好地打造企業形象,公司充分利用檔案及社會各方資源,建設了漢口商業博物館,展館面積逾3000平方米,是全國首座集中展示城市商業發展史的博物館。博物館以“九省通衢萬商云集”為主線,通過珍貴文物、文獻、老照片及珍貴影像,采用聲、光、電等科技手段和復原技術,全面展現了從殷商以來漢口商業發展的千年歷程,以及漢口商業在不同歷史節點所創造的輝煌與傳奇。
2018年年底,經過不懈努力,卓爾控股和卓爾智聯2個檔案室先后順利通過了湖北省檔案局檔案工作目標管理省一級考評,此次達標為公司檔案工作的持續良好發展,打下了堅實的基礎,為湖北民營企業檔案工作作出了表率。卓爾人相信,今后,在各級檔案部門的關心指導下,在公司上下的齊心努力下,公司檔案工作將像不斷發展的多元化業務一樣持續開拓創新,更好地發揮檔案工作的基礎性和支撐性作用,為企業發展貢獻更大力量、創造更多價值。
作者單位:卓爾控股有限公司