《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78—2019）（以下簡稱《規范》）規定了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求，適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織形成的錄音錄像檔案的管理?！兑幏丁酚蓢覚n案局于2019年12月16日發布，將于2020年5月1日起正式實施。
制定背景
錄音錄像檔案如實地記錄了黨政機關和社會各界執行公務、履行職能的過程，反映了各單位主要職能活動與重要工作成果。在傳統檔案管理工作中，各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織形成、積累了許多模擬信號錄音錄像。近年來，隨著數字錄音錄像攝錄設備的普及，尤其隨著執法、司法活動中大量錄音錄像文件形成，進一步規范錄音錄像文件歸檔和管理的要求日益迫切。盡管GB/T 18894—2016明確了各門類電子文件歸檔和電子檔案管理的基本要求，由于錄音錄像文件的形成、整理、歸檔與錄音錄像檔案管理不同于文書、專業等類檔案，還需要對其進一步明確、細化相關管理要求。
2017年，《規范》列入檔案行業標準制訂計劃，制定工作由國家檔案局檔案館(室)業務指導司和江西省檔案館承擔。起草組查閱了大量相關標準資料，多次到機關單位、綜合檔案館調研，邀請行業專家評審，面向全國和行業征求意見，開展《規范》制定工作。
制定思路
《規范》從立檔單位和業務部門、檔案部門視角出發，以數字信號錄音錄像檔案管理為主線，闡述錄音錄像文件歸檔和管理的全流程。明確了收集環節對模擬和數字信號錄音錄像數字化要求，強調錄音錄像檔案在檔案部門的集中管理、集中保管，注重可操作性且便于實施。
主要內容解讀
1. 收集
收集范圍主要是以記錄各單位主要職能和基本歷史面貌的、具有保存價值的錄音錄像文件為主，具體包括各單位工作活動、重要會議、外事活動、重點工程、重要人物和主辦或承辦的本地區政治、經濟、文化、體育與社會事業等重大活動，上級領導和著名人物來本單位檢查、視察、調研等工作或參加與本單位、本地區有關的重大活動，組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災害、重大事故、突發事件等形成的錄音錄像文件。另外，當前執法和司法部門職能活動都要求全程同步錄音錄像，形成了大量的錄音錄像文件，《規范》在收集范圍中也將其單獨列出并進行著重強調。同時，收集范圍還包括記錄本地區地理概貌、城鄉建設、名勝古跡、自然風光、民風民俗和人物宣傳的錄音錄像文件及其他具有保存價值的錄音錄像文件。
收集要求主要有7項：
（1）錄音錄像文件應客觀、系統地反映主題內容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。（2）原始的錄音錄像文件素材和后期編輯制作的錄音錄像文件都應收集保存。（3）錄音錄像文件的整理和著錄工作應由文件形成部門來完成，完成后再向檔案部門進行歸檔。（4）模擬信號錄音錄像文件應按照DA/T 62—2017的有關要求進行數字化轉換，形成數字副本，并建立目錄數據庫。（5）有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內容的，應挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構圖平衡的收集、歸檔。（6）應以通用或開放格式收集、存儲并歸檔錄音錄像電子文件，其中，錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣率不低于44.1kHz，錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。（7）重大活動籌備、實施過程中形成的各種文字材料、重要實物等應與相應的錄音錄像文件一并收集、歸檔。
2. 整理
整理是按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。《規范》對錄音錄像文件的整理要求如下：
（1）以件為單位對錄音錄像電子文件進行整理，通過規范命名、著錄建立錄音錄像電子文件與目錄數據直接的一一對應關系。按照錄音錄像文件記錄的工作活動時間順序對記錄載體進行排列、編號、標示。（2）同一工作活動和主題的保管期限統一劃分，保管期限一般分為永久、定期30年、定期10年，有專門規定的從其規定?？稍凇澳甓取９芷谙蕖被颉氨９芷谙蕖甓取狈诸惙椒ㄖ羞x擇一個進行分類，同全宗內確定了分類方法后一般不再變更，分類體系保持一致。（3）按照分類類目逐級建立、命名文件夾，在最低一級分類類目文件夾下存儲該類目下的錄音錄像電子文件。離線歸檔載體的存儲結構與計算機存儲器中的存儲結構應保持一致。（4）文字材料應與錄音錄像電子文件同步整理、編目、歸檔保存，整理要求按照文書檔案有關要求進行。
3. 著錄
由于錄音錄像文件的特殊性，應在錄音錄像文件整理完成后，及時對錄音錄像文件進行全面著錄?！兑幏丁穼χ浀囊笫牵?/p>
對于模擬信號錄音錄像文件應在數字化轉換過程中完成數字副本的著錄、建立目錄數據庫等工作，其著錄要求與錄音錄像電子文件一致。推薦使用電子檔案管理系統對錄音錄像電子文件進行著錄，未配備電子檔案管理系統時，可使用ET、XLS格式通用電子表格進行手工著錄。
《規范》中錄音錄像電子文件的基本著錄項除年度、保管期限代碼、原始載體編號3項外，均可在DA/T 63—2017中找到對應元數據，其著錄應按相應著錄說明執行。附錄表C.2中各基本著錄項約束性都為必選，必須選用；數據類型包含字符型、日期時間型、數值型3種；著錄方式有手工、自動、手工/自動3種，其中手工指需要人工著錄，自動指可由計算機在錄音錄像電子文件中自動提取著錄。建立目錄數據庫時，除《規范》列出的基本著錄項外，還可根據實際情況進行擴展，擴展著錄項在DA/T 63—2017有對應元數據的，其著錄應按相應著錄說明執行。
4. 歸檔
《規范》規定，錄音錄像文件一般自形成起3個月內向檔案部門移交歸檔。如果活動持續時間較長，最遲不能超過次年6月。
已經在電子檔案管理系統中整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式完成歸檔程序。記錄或存儲錄音錄像文件、目錄數據的原始載體（DV帶、光盤等）以離線方式歸檔，由交接雙方手工完成相關步驟，再導入電子檔案管理系統并掛接。
歸檔時應按照GB/T 18894—2016的8.1電子文件歸檔程序和要求完成清點、鑒定、登記、填寫登記表等步驟：
（1）清點、核實錄音錄像文件和目錄數據數量的一致性，清點、核實原始載體編號與標示、核實原始載體完好可正常使用，清點、核實重大活動文字材料、重要實物的數量。（2）鑒定、檢測錄音錄像電子文件格式是否符合5.2.6所要求的通用格式或開放格式，著錄規范是否符合6.2的要求，并用殺毒軟件查殺病毒。（3）由電子檔案管理系統在掛接后為電子文件賦予唯一標識符，并在管理過程元數據中記錄歸檔登記行為。（4）按照附錄C.3采集基本結構元數據，生成固化信息。（5）填寫附錄D的《錄音錄像文件歸檔登記表》。
完成歸檔程序后，由電子檔案管理系統自動編制檔號，重新命名電子檔案，更新計算機文件名元數據值。
5. 保存
錄音錄像電子檔案占用容量較大，需規劃、設計和建設在線存儲與備份系統，可使用包括在線存儲、硬磁盤、光盤、藍光光盤等備份載體，其中藍光光盤以大容量低成本的電子檔案存儲介質獲得了認可。
6. 保管
錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體應放在檔案庫房專用檔案柜中進行集中保管。同時，引用了GB/T 18894—2016中9.2.3條文內容對保管方式、保管環境、溫濕度提出了要求。
應對錄音錄像電子檔案原始載體、離線備份載體做定期檢測。在存儲系統硬件更新換代、離線備份載體檢測不合格、存儲格式即將淘汰等需求或情況時，要實施轉換或遷移，應立即實施原始載體和離線備份載體轉換或更新，建立管理臺賬并歸檔保存。
7. 利用、統計和移交
錄音錄像檔案應按照控制標識和利用規定在權限范圍內進行檢索和利用，不能私自拷貝和復制。涉及人物的錄像檔案要遵守肖像權隱私權的法律規定，版權保護的錄音錄像檔案的利用方式應有所限制和約束。
為完成全國檔案事業統計年報制度《檔案室基本情況年報》填報和本單位實際工作需要，必須開展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統計。統計項目與其他門類基本相同，但針對錄音錄像電子檔案的特點，增加了字節數、時間長度等統計項。
屬于國家綜合檔案館接收范圍的錄音錄像檔案，應依法按期向同級國家綜合檔案館移交。按照《電子檔案移交與接收辦法》規定，一般自電子檔案形成之日起5年內由檔案移交單位向同級國家綜合檔案館移交。需移交的檔案一般指保管期限為永久的檔案，具體要求可參照GB/T 18894—2016第10章和同級國家綜合檔案館有關規定執行。
作者單位：江西省檔案館
