民間征集，豐富館藏
征集是檔案工作主要的環節之一。近年來，隨著社會發展的需要，全國行政區劃變動頻繁,許多地區紛紛撤縣建市、撤縣設區。行政區劃變動產生了許多新的行政建制和部門。如何豐富館藏、建設具有地域特色的文化歷史檔案體系、確保歷史檔案的完整性，以便更好地為區域內政治經濟建設和文化建設服務，是值得這些地區檔案部門深入探討的課題。
1954年10月，因劃建棉花基地需要，原鎮海、慈溪、余姚3縣北部被調整成為新的慈溪縣。1988年10月，經國務院批準，撤銷慈溪縣建制，改設慈溪市（縣級），屬寧波市。像許多新建縣級國家綜合檔案館一樣，慈溪市檔案館因建館時間較短，館藏歷史檔案也極其有限，這不僅造成該地域部分歷史檔案資源的空白，極大地限制了該地域文化的梳理工作，從長遠講將有違檔案事業服務當地文化建設、服務民生的初衷。對于加快慈溪市各地塊文化融合，推動慈溪文化強市建設而言，檔案部門加強征集力度，豐富館藏歷史檔案，將會起到事半功倍的效果。
慈溪地處東南沿海，改革起步比較早，開放度高，該地民營經濟發達，百姓富裕，民眾經濟理念先進。民間收藏是許多當地人的一項愛好，更是他們理財的重要手段之一。近年來，慈溪及周邊地域還涌現出了許多著名收藏家，有人甚至赴國家博物館辦展。這些藏家有的以收藏字畫為主，有的喜好古玩雜項，有的則偏愛搜集契約文書。多年來，經過幾個階段的發展之后，部分收藏家逐步朝著精細化方向發展，如收藏家勵雙杰先生專門收藏家譜，私人藏量居全國之首。民間收藏的繁榮，使許多散落民間的檔案形成較完整序列，也使得許多珍貴歷史檔案文獻重現天下。
在此社會環境下，慈溪市檔案局響應國家號召，以服務社會為己任，多年來堅持向社會發布信息，征集地方檔案文獻充實館藏，因此，他們密切關注周邊收藏動態。2015年夏，浙江省民間檔案文獻收藏研究會理事褚納新先生與慈溪市檔案局接洽，愿將藏品精選出與慈溪有關的歷史文獻檔案共106宗390余件，轉讓給慈溪市檔案局收藏，使這批地方檔案能化私藏為公藏。褚先生從事契約類文書檔案收集20余年，這部分檔案中有些非常鮮見，而且已形成完整系列，極具收藏價值，經征詢相關學科專家的意見，認為這批檔案在一定程度上反映了慈溪歷史文化特征，此時將其收藏進館是非常理想的時機。
對于民間收藏家而言，藏品進館雖然理想，但收藏本身需要成本和付出。如果要求無償捐贈，許多人會覺得難以割舍，因此采用市場機制，將藏品購買進館將是最為恰當的手段。但這種做法在慈溪地區沒有先例，相關問題財政上也難以解決。面對如此紛繁棘手的問題，慈溪市檔案局決定不放棄此次難得的機會，在組織專家組對這批檔案進行鑒定的同時，著手從政策上尋找有償收購的依據。
明晰法理，尋找依據
為了能使這批珍貴檔案文獻順利征集進館，首先要依法尋找一條合理可行的途徑。《中華人民共和國檔案法》第三章第十六條規定：“……必要時，可以收購或者征購。”《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十六條（五）規定：“……由當地檔案行政管理部門組織專家進行鑒定，如有爭議不能確定時，可以由上級檔案行政管理部門組織專家鑒定裁決。”雖然國家層面有法可依，但這些法規都太過宏觀，并不具備太多的實際操作性，況且收購征購檔案在全省并無先例。慈溪市檔案局將情況上報市政府，希望得到上級機關的支持，最終市政府領導依據“關于要求檔案局在收購過程中，程序必須要規范、收購要合法，經得起后人檢驗”的原則確定了以下征集工作的基本程序：
首先，由慈溪市檔案部門依照國家有關檔案征集的相關規定，制定《慈溪市檔案征集辦法》，建立長效機制，努力使慈溪市檔案征集工作做到有法可依。2016年3月，《慈溪市檔案征集辦法》起草小組進行了認真的調研和廣泛地征求意見，在參照《寧波市檔案館檔案征集辦法》《紹興市檔案資料征集辦法》的基礎上，起草《慈溪市檔案征集辦法》。《慈溪市檔案征集辦法》在結構上借鑒了《寧波市檔案館檔案征集辦法》《紹興市檔案資料征集辦法》。但該“辦法”更具有針對性和可操作性。其次，可按慈溪地方檔案文獻采購項目進行征集進庫。
在慈溪市檔案館收購這106宗民間檔案文獻工作順利推進的同時，收藏者向慈溪市檔案館出示了一份全部檔案文獻的價格目錄。慈溪市檔案局就此事召開了局務會議，并邀請慈溪市紀委第一紀檢組成員專題研究這批民間檔案文獻收購事宜。原計劃在此次會議上進行談判，正式作出收購結論，隨后交割進館。會議中，紀委同志提出，檔案收購屬于政府采購項目，應按政府采購程序完成采購工作。慈溪市檔案局領導采納了紀委同志的意見。
權威鑒定，確定價值
《慈溪市檔案征集辦法》第八條規定：“在征集中，對檔案的真偽或者價值有異議的，市檔案館或者檔案所有人可以提請檔案鑒定委員會，或者委托第三方檔案鑒定部門進行鑒定、評估。檔案鑒定委員會由市檔案行政管理部門聘請（或委托）有關專家組成。”檔案鑒定中，首次提出了第三方檔案鑒定的概念，為民間檔案文獻資料征集，檔案真偽、價值價格的鑒定提供了行為規范。
2016年3月11日，慈溪市檔案館專門邀請由浙江省民間檔案文獻研究會牽頭組成的專家組，來慈溪參加了慈溪市檔案館舉行106宗慈溪地方檔案文獻專家小組鑒定會。浙江省民間檔案文獻收藏研究會組織的專家組來源廣泛、學術水平較高，有著較強的評估鑒定水平，鑒定組成員包括浙江省檔案局、寧波市檔案局、浙江大學歷史系、浙江省圖書館古籍、文物等方面的專家學者。經仔細查看這106宗檔案之后，專家們對這批檔案的真實性、完整性、稀缺性、系統性及價值等方面給出了綜合性評估。專家們認為，這106宗檔案均為歷史檔案原件，保存基本完好，時間跨度大，其中樓氏家族買賣官文契最早可追溯至順治十六年(1659年)，這意味著慈溪市檔案館的館藏將向前推進100多年。這批檔案主要還包括田賦稅契、古籍家譜、人物手跡、老徽章及抗幣、清代老照片等，涉及范圍較廣。其中比較罕見的應修烈士致慈溪佛心君的書信、書法家居錫的書法作品等兼具歷史價值和藝術價值，在地方文化中有一定的代表性。著名文史專家楊樹標老師認為，這批檔案歷史價值高，是民間保存的重要歷史文獻，應得到社會重視。專家們普遍認為，這批檔案涉及慈溪市300多年來的政治、經濟、文化、教育、戰爭、交通、水利、鹽務等諸多領域，對慈溪地域文化研究和使用價值研究有較大意義。同時專家也指出，政府向民間檔案收藏家購買大宗檔案這一創新舉措，對于檔案工作本身也具有重要意義。雖然依據《中華人民共和國檔案法》政府收購檔案具有合法性，但由于沒有先例可考，此次大宗檔案收購行為具有探索性和前瞻性，拓寬了檔案征集的來源與渠道，極大地豐富了地方檔案資源。而引入第三方權威專家進行評估鑒定的規范化程序，也具有示范作用。
審時度勢，不斷創新
2016年4月初，慈溪市檔案局派人赴慈溪市公共資源交易管理辦公室咨詢并申請了采購招標的相關事宜，4月16日，慈溪市公共資源交易管理辦公室網站里，以慈溪地方檔案文獻采購項目名義，發出《關于慈溪地方檔案文獻采購項目單一來源采購結果公告》。4月27日，慈溪市檔案局邀請部分專家與收藏者進行了進一步談判，最后達成并簽訂《慈溪地方檔案文獻采購項目合同》。至此，歷時近一年的106宗民間檔案文獻收購工作正式完工，在檔案界和收藏界引起不小的反響。這標志著慈溪市乃至浙江省首例大宗民間檔案文獻收購工作，在有法可依、有據可查的前提下順利完成，這批反映慈溪歷史的珍貴檔案文獻將順利收藏進館。長期以來，地方檔案部門都以無償受捐為民間檔案征集的主要手段，鼓勵大眾榮譽捐贈，但是收效甚微。事實證明，有償征集可以使檔案部門掌握主動權，只要行為規范、嚴謹，就能取得巨大收獲。隨著大眾物權意識的增強，有償轉讓和有償捐贈將會是彌補館藏歷史檔案不足的重要手段。可以說，此次收購工作的成功影響深遠，慈溪市檔案局在此次收購工作中形成的經驗，已經輻射到周邊許多地區，許多地方檔案部門紛紛前來學習取經。
