高校信息公開作為政府信息公開在教育領域中的延伸，是民主公開制度在學校內的應用。高校檔案中包含大量高校教學、科研、社會服務等方面的信息，檔案公開的程度是衡量一所高校信息公開水平的重要標準之一。高校檔案館作為高校信息公開的重要窗口和主要途徑，公開的內容公眾是否滿意，公開的方式公眾是否接受，不但對高校信息公開整體績效水平具有重要的影響作用，而且對檔案事業自身發展也具有極大的影響作用。北京大學作為中國第一所國立綜合性大學，在我國近現代教育、科研、人文等諸多領域具有舉足輕重的地位。北京大學檔案館所保存的檔案反映了北京大學教育、科研、社會服務和文化傳承等各方面的歷史，是我國近現代教育的縮影，社會各界也對其館藏檔案公開的呼聲日益高漲。本文以北京大學檔案館為例，探索數字檔案資源建設中信息公開的方式和方法。
數字檔案資源建設標準和現狀
北京大學檔案館的館藏具有數量大、種類多、年代久遠的特點。截至2015年年底，共有檔案239144卷，其中有明清檔案162卷，1949年之前的檔案14111卷。其中不乏珍品，如1898年孫家鼐奏復籌辦大學堂情形折，京師大學堂章程，1916—1919年北京大學先后成立政法學會、國史研究會、音樂會、辯論會、速記學會書法研究會等學生社團組織的章程及會員名冊，在北大學習或任教的著名教授、學者、科學家、革命者等人的學籍和照片，計算機—激光漢字編輯排版系統材料及獲獎證書，燕京大學建筑項目圖紙等。為了保護這批珍貴的歷史檔案，北京大學檔案館以檔案價值的雙重鑒定為基礎，形成了“形成年代—分類—利用需求”三位一體的數字化優先級考評標準。
首先，檔案的形成年代是決定檔案數字化優先順序的最主要因素。比如，京師大學堂時期的文書檔案，以其“百歲高齡”和在中國近現代教育史上的特殊研究價值成為數字化的重點對象。
其次，檔案的實體分類也是數字化服務需要考慮的一個重要因素。高校檔案館隸屬于高校的各個內部組織，各內部組織不具有獨立的行政權力和經濟能力，在數字化過程中必然受到諸多因素的制約。因此，優先選擇1～2個具有代表性的檔案系列進行數字化，在取得一定成果后再逐步將數字化做深、做廣，也是高校在檔案數字化進程中的一個重要策略。
再次，北京大學檔案館對近年來利用率較高的檔案進行了統計，針對集中申請公開的檔案優先進行數字化。比如，隨著學校基本建設投入的增加，工程圖紙等基建檔案的利用率大幅提高，檔案館建立了“基建檔案數字化項目”。項目不但有效延長了各種基建藍圖、底圖的壽命，而且強調數字化圖紙利用的領導審批制度，堅持單位簽章和主管領導簽字二者缺一不可的利用制度，加強了數字檔案利用的規范控制。這樣既保證了檔案的真實性、有用性和安全性不受破壞，同時又做到了檔案的有效利用和合理公開。
數字檔案資源的信息公開服務
學生檔案是學生在校期間形成的對學校、社會和個人具有保存價值的歷史記錄，真實反映了一個學生在大學期間的成長歷程，是了解學生在校學習生活情況的有力憑證。北京大學檔案館將館藏學生檔案進行了全面收集、著錄、原文掃描等數據處理工作，建立了北京大學學生檔案數據庫（以下簡稱“學生檔案數據庫”），在數字檔案公開方面做了探索性嘗試和服務。
1.學生檔案信息公開的對象及方式
學生檔案數據庫包含了北京大學學生在校接受教育的過程中形成的具有保存價值的各種文字材料和照片，共分為3個子系統：數據庫信息檢索子系統、學生名冊原文子系統和學生成績冊原文子系統。通過分層次的系統設計實現了檔案信息與原文的分級管理，有效滿足了不同用戶的利用需求，提高了檔案利用效率，為校園文化發展和教學、科研工作提供基礎服務。
根據我國法律中對“個人隱私”的相關規定，檔案館對學生檔案中的錄取名冊、畢業生名冊、同學錄以及個人成績冊進行了數字化。應用“主信息項提取法”和“分段數量統計法”對檔案中包含的內容信息進行了詳細的分類統計，總結出21個核心數據集以及對應的字段，以此作為學生檔案信息公開的主要對象。
在學生檔案信息公開方式上，北京大學檔案館選擇“檔案全文、部分原文以及記載的特定內容”相結合的公開方式。檔案工作者可根據用戶特點和需求增加或刪除檢索項，實現對用戶權限的控制，同時保護學生的個人隱私安全。并且在傳統簡單查詢、組合查詢的基礎上實現擴展性檢索，增加“新舊地名比照”繁簡字對照“形似字提示”等服務，提高用戶檢索的查全率、查準率和易操作性。
2.學生檔案信息公開的原則
《中華人民共和國檔案法實施辦法》中詳細列舉了19類不宜對社會開放的檔案。以此為依據，北京大學制定了嚴格的學生檔案信息公開原則。
首先，堅持學生信息收集的全面性原則，即學生檔案數據庫在信息源收集和選取階段必須做到館藏中每個學生的信息盡可能完整，避免因為信息缺失而造成的片面性誤解。其次，堅持準確性原則，嚴肅對待每一個學生的信息，對檔案來源進行嚴格鑒定，不同來源的信息進行甄別和對比，確保錄入信息的準確性。特別是對學生在校就讀期間休、退、復、轉及專業變更等學籍異動情況做出準確的標注。最后，堅持精煉性原則，禁止將各類檔案中學生信息照搬照抄。要求檔案工作人員根據學科史、教育史的科學規范和基本規律對學生的基本信息進行整理歸納，提煉出最主要的信息并錄入數據庫中。以此為基礎，對保存在不同檔案卷宗中的同一學生信息進行審查鑒定后整合成一條完整的學生信息，確保數字檔案自身的真實性、完整性和有效性，更有效地反映學生在校期間的整體發展情況。
3.學生檔案信息公開后的利用限制問題
?“檔案公布權”作為檔案的批準權利，是只有檔案館才擁有的一項法律授權。在學生檔案信息公開后，檔案雖然已經解除密級，公眾通過合法手續可以直接到檔案館（室）查詢檔案信息、知曉檔案內容，但是這種利用是有前提條件的。現實檔案工作中，利用者必須出具相關證明材料（如身份證、介紹信、委托書等）才可以利用。同時，這種利用也是有限制的，公眾只有利用權沒有公布權，如果沒有檔案館的批準，利用者不能將檔案全部或部分原文公布。因此，北京大學檔案館在提供數字檔案資源利用的同時，對檔案利用和公布的權限進行嚴格的控制。利用者在檔案館工作人員授權下利用并復制檔案后，需要簽署一份“檔案利用承諾書”，規定“本館所藏檔案，任何組織和個人未經檔案館館長書面同意不得向社會公布；部分引用檔案內容時應注明‘檔案館收藏’的字樣和該檔案檔號”，“凡不遵守承諾書內容的做法，均視為違約，檔案館有權依據相關法律法規對違約責任人追責”。
最后，針對信息公開的要求，學生檔案數據庫具有的數據統計功能可以幫助研究人員進行基礎數據分析工作，如各時期的畢業生數量，學生來源的區域分布等。統計的結果不在限制利用的范圍內，可以以報表的形式供利用者參考，也可以以出版物的形式為整個社會服務。
面臨問題和經驗總結
北京大學檔案館依據其學校資源優勢和館藏特點，有針對性地建設數字檔案資源項目，并以此為基礎開展檔案信息公開服務。將學校及社會層面的信息公開政策法規、技術手段和現代化的檔案管理結合起來，開展多種形式的檔案利用服務，在高校檔案館數字資源建設和檔案公開方面進行積極的探索和嘗試。但在取得成功實踐經驗的同時，仍舊面臨一些問題需要解決。
首先，高校檔案館應該積極參與數字校園、無縫對接的文檔一體化管理系統建設，積極開展數字檔案資源的建設和服務工作。對于在現行期已經公開的信息，歸檔后不再進行重新定密，保證檔案公開與高校信息公開的一致性，避免資源的浪費。
其次，應該積極開展期滿檔案鑒定工作，對保存期滿、可開放的檔案進行公開，對于保存期超過30年，但部分內容不適合公開的檔案采用數字檔案技術隱去其中不適合公開部分，同時采用檔案數據庫和檔案節錄手段將可以公開的部分及時向社會公共開放利用。
再次，高校檔案館要吸收和借鑒信息公開方面的科學理念，完善檔案救濟制度，實現“有權利必有救濟”的檔案公開制度。目前，公眾在利用需求得不到滿足的時候，可以直接向學校的信息公開部門提出意見，申請行政救濟。目前，一些高校檔案館不受此類制度的約束，常常以“處于保密期檔案不公開”為借口，規避信息公開的責任和義務，大大影響了檔案部門的形象和學校整體信息公開工作開展。因此，必須建立同學校信息公開部門相一致的救濟制度，“規定檔案利用者的權利和義務的同時，明確規定檔案形成部門的責任與違規處理辦法，公眾與檔案館需要互相監督，才能提高檔案公開的透明度”。?
