7月以來，隨著新一輪外包服務招標工作完成，五家中標單位陸續產生，各外包服務單位尤其是新中標單位緊鑼密鼓開展場地、設備和人員的準備工作，2016年度館藏檔案全文數字化工作進入攻堅階段。
為確保這個預期五年、總投資達2.8億元的重大項目穩步有序推進，2016年，檔案局在去年首批數字化任務如期完成的良好開局基礎上，加大推進力度，迎來了更為艱巨的挑戰。全年計劃完成數字化量約48萬卷、1.333億頁，是去年的兩倍。為此，外包服務單位從去年的三家增加到五家。今年重點對館藏文書檔案進行數字化，由于文書檔案保存地點分散，而且還存在歷史上整理標準不一、同一全宗同一年份內原檔案數字化程度參差不齊等問題。這些情況都給本年度的數字化工作帶來了更大的管理難度。
在統一部署下，檔案數字化專項工作小組著力加強科學規劃，提高項目管理水平，確保全年數字化工作高效、有序推進。一是優化整體布局。逐一確定各外包單位的任務計劃和工作標準，提前做好出入庫排班表，合理安排數字化專項工作小組成員與外包單位的對接分工，用足用好有限的人力和時間。二是加強監督指導。中標單位產生后，檔案局立即召集工作通氣會，對各單位解讀館藏檔案數據結構，明確技術要求，簽訂保密協議和廉政責任書，督促外包單位盡快形成工作方案、進度計劃，完善管理制度。三是注重現場檢查。不定期到數字化加工場所對其場地環境和工作流程進行檢查，指導其解決管理和技術層面存在的問題，防范檔案安全風險。四是夯實基礎工作。局內相關部門協同作戰，利用服務部門在日常調檔中及時排查問題，檔案管理部門和數字化專項工作小組積極配合整改，既解決了歷史問題，又為數字化工作的開展提供經驗借鑒，有效提高了館藏資源整體質量。五是抓好績效評估。按照財務審計的最新要求，今年的項目評估方式有所變化，除了采取前期專家評審、項目結合后評估以外還引入了第三方全程跟蹤評估，從而加強了對項目的全程實時監管，有利于督促服務單位對照全年計劃抓好工作進度和質量。
浦東新區檔案館館藏檔案數字化是新區有史以來財力投資最大的檔案服務項目。在各方努力下，2015年順利完成了首批51萬卷約6000萬頁的數字化，經抽檢合格后導入館藏檔案數據總庫投入使用，對提升窗口利用效率發揮了明顯作用，受到公眾的肯定。面對更加艱巨的任務，檔案局將科學部署，著力挖潛，不斷提升項目管理水平，使這一有著為浦東檔案事業可持續發展奠基之功的重大項目在2016年內取得關鍵性的突破。
