近日，北京市東城區檔案局對工商局、法院、房管局等單位數字化外包工作進行了專項檢查指導。通過檢查了解到各單位均與數字化服務機構簽訂安全保密協議，做到有獨立的數字化加工場所，并配備滿足安全管理需要的視頻監控設備。但也有些單位出現了缺乏對數字化服務機構日常的監督；加工場所出現手機等非工作需要的私人物品；數字化加工完畢后檔案未及時入庫等問題。檔案數字化外包工作能夠解決各單位紙質檔案利用查詢不方便、案卷實體整理標準不統一、數字化設備不專業等問題，但要確保檔案實體與信息安全，必須對檔案數字化全過程嚴格監督和管理，堅持“安全第一、預防為主”。
針對此次指導檢查出的問題，檔案局提出以下三點工作要求：一是加強數字化服務機構的安全管理，建立監督檢查長效機制，對數字化服務機構的保密、安全措施落實情況進行監督、檢查；二是定期或隨機開展數字化場所的安全檢查，杜絕數字化工作現場出現非工作需要的私人電子設備和各類移動存儲介質，以及水和食物等可能造成檔案污染的生活用品；三是確保檔案實體的安全，數字化檔案在檔案加工過程中要專人專柜，檔案出庫時應與數字化人員進行清點、核對，填寫交接清單，加工完畢的檔案要及時歸還入庫。
