為精準掌握全縣國有檔案資源數據，助推檔案資源體系建設，甘肅省張掖市山丹縣根據國家、省、市、縣全面開展國有檔案資源普查工作要求，把握“六個明確”，迅速啟動國有檔案資源普查工作。
一是明確普查的意義。開展國有檔案資源普查工作，是深入貫徹落實習近平總書記對檔案工作提出的“四個好”“兩個服務”要求的重要舉措。這次普查是檔案系統第一次大規模資源普查，有利于全面掌握全縣國有檔案資源現狀，有利于科學規范開展國有檔案管理和保護工作，有利于更好服務檔案事業轉型發展和高質量發展，為逐步建立完整的檔案資源數據系統奠定堅實基礎。
二是明確普查對象。根據《國有檔案資源普查制度》要求，本著全覆蓋不遺留的原則，及時召開檔案館局館聯席會議，對照全縣機構名錄細化梳理普查范圍，確定各鄉鎮、縣直各部門、國有企事業單位75個單位納入了此次普查范圍。
三是明確普查時間。此次普查工作分四個階段，即宣傳動員、名錄庫維護、數據填報、匯總總結。根據各階段數據填報要求，采取“先入庫、后填報”方式，充分做好數據采集前的準備工作，收集普查單位信息，建立名錄庫，實現全縣各單位普查工作同步推進、同步開展。
四是明確職責分工。組織成立工作專班，制定普查方案，全面負責普查工作的組織和實施。縣檔案館把普查工作作為重點工作列入議事日程，建立健全普查機制，抽調業務骨干，組成2個工作小組，對本館和各普查單位進行業務指導和跟蹤服務，通過線上線下培訓、編制工作指南、現場指導答疑等多種方式，及時幫助各單位解決普查工作中出現的各種問題，確保標準統一、步調一致、全面覆蓋。縣檔案館還以檔案資源普查為契機，督促指導各立檔單位進一步加強檔案規范管理，加大到期檔案移交進館力度，改善檔案安全保管條件，深化檔案資源開發利用，形成以查促干、以點帶面的良好氛圍。
五是明確數據質量。召開了全縣國有檔案資源普查工作動員培訓會議，邀請市上業務專家對全國檔案事業統計調查信息管理系統和國有檔案資源普查制度進行解讀，努力提高工作人員普查專業能力。縣檔案館還組織業務人員深入學習普查工作制度，準確理解普查指標含義、統計口徑和計算方法，熟練掌握普查系統操作使用方法，根據各工作小組職責分工，深入各普查單位開展普查工作業務指導，進一步規范普查數據填報。同時指導館 （室）全面核查檔案實體與數據，做到底數清、情況明、數據實，確保普查數據真實、完整、準確，力爭高質量完成普查任務。
六是明確工作要求。全館上下提高政治站位，堅決扛起黨管檔案工作的政治責任，充分認識普查工作的重要性、必要性和緊迫性，以高度的責任感做好全縣國有檔案資源普查工作；牢牢守住數據質量生命線，規范工作流程，強化事前事中事后普查數據檢查核查，確保數據質量。同時強化成果應用，深入挖掘普查數據價值，做好普查數據分析、成果發布等工作，發揮檔案“資政”作用。
通過此次普查，縣檔案館將指導各單位對國有檔案資源現狀進行地毯式清查，做到底數清、情況明、數據實，為全面掌握全縣國有檔案資源現狀、科學規范開展檔案資源保護開發利用、逐步建立完整的檔案資源數據系統提供有力支撐。下一步，縣檔案館將加強對普查成果的研究運用，以翔實準確的數據為科學制定檔案工作制度規范、有針對性開展數字檔案館建設提供依據，從而更好地服務黨和政府工作大局、服務人民群眾，推動全縣檔案工作高質量發展再上新臺階。
