近年來，為徹底解決工程檔案真實性、完整性難保證，監管困難等固有頑疾，深圳市建筑工務署立足業務實際，聚焦工程檔案治理體系和治理能力現代化，以工程檔案信息監管平臺為支撐，從檔案治理和管控體系上創新，賦能工程高質量發展，身體力行踐行新檔案法關于推進國家治理體系和治理能力現代化的新要求。
深圳市建筑工務署在檔案治理體系建設中，以先進管理理念融合先進信息化技術，構建集約高效的場景閉環。一方面，按照“能收盡收”的全過程、全痕跡檔案信息歸集思路和“提前介入、同步管理、及時活化、全程控制”的先進管理理念，搭建基于互聯網的工程檔案信息監管平臺，將所有項目的參建各方統一納入平臺，實現對工程檔案信息的全過程集中管控；另一方面，狠抓檔案管理制度與工程建設管理業務制度的深度融合，按照“業務流程歸檔閉環”機制和“出口流向”理念，實現歸檔工作的全覆蓋以及檔案系統與業務系統的數據對接，從工作實際落實業務歸檔閉環。
深圳市建筑工務署在檔案治理體系實施中，以多維度管控方式促進檔案治理措施的落地生根。一是以“方案+規則”的方式統一管控要求，做好工程檔案管理頂層設計，明確檔案如何集中管控和解決項目具體歸檔范圍的問題；二是以合同管控為主線抓手，在項目實施合同簽訂后，檔案室就啟動從參建單位歸檔類別定義、規則審定等系列監管，并結合履約評價和結算支付等配套抓手落實檔案治理；三是以“提前介入+專項驗收”的方式，即從項目立項接收開始介入建立項目檔案賬號，到參建單位合同簽訂管控，再到工程竣工驗收前組織檔案信息平臺專項驗收，落實全流程閉環管控。
深圳市建筑工務署在檔案治理體系推進中，以創新的第三方監管服務促進檔案治理水平的提檔升級。一是以“第三方監理+在線督導”的同步監管方式，對線上形成的檔案規范性、完整性進行審核監督，確保檔案數據信息的形成質量；二是以“常態化培訓+坐席服務”方式解決新用戶上手問題，確保各資料員應學應會、過關上崗；三是以“月報+第三方定期考評”方式促進內外部單位協同推進，每月通過月報公布各項目當前檔案歸集情況，每半年對在建項目組織一次集中考核，考核結果納入參建單位履約評價和建設單位項目管理人員績效考核。
此外，深圳市建筑工務署還組織了專項檔案業務競賽，為工程建設全流程“最后一公里”的實現者搭建知識交流平臺，通過多環節、多形式的競賽，讓包括檔案員、資料員和社會公眾在內的參與者對新修訂的檔案法、檔案規章制度、業務知識、工程資料等應知應會，深度掌握工程檔案信息化應用實操等內容，促進檔案人才隊伍建設，為行業人才匱乏的困境找到有效解決途徑，切實賦能工程高質量發展。
