2021年是我國《“十四五”全國檔案事業發展規劃》(以下簡稱《規劃》)首發之年,《規劃》提出我國檔案事業前四項發展目標是“檔案治理效能得到新提升、檔案資源建設邁出新步伐、檔案利用服務達到新水平和檔案安全防線得到新加強”;前四項主要任務是“全面推進檔案治理體系建設、深入推進檔案資源體系建設、檔案利用體系建設和檔案安全體系建設”。巧合的是,綜覽2021年國際檔案界,檔案事業發展的成績與困境也體現在“治理、資源、利用和安全”四大體系中。2022年伊始,筆者基于2021年《中國檔案》專欄“國外檔案新聞集萃”,結合其他途徑查找的國外檔案新聞,依照四大體系的順序,回顧總結2021年國際檔案界的特點并展望趨勢。
檔案治理提升效能
1. 多主體協同合作,社會力量積極參與
立足學界共識,主體多元并建立協同合作機制是檔案治理的基本特點。2021年,國外檔案事業顯現出參與主體多樣和主體間協同合作的特點。開展檔案工作的主體除檔案機構外,還有政府機構、圖書館、博物館、高校、企業、慈善組織和個人等。主體多元、合作類型多樣:既有檔案行政機構與政府機構合作,如1月,美國國家檔案與文件署和國務院富布萊特基金委員會合作設立檔案遺產科學獎學金,支持檔案教育、保護和研究;又有高校與教會合作,如2月,美國揚斯敦州立大學與羅德姆教會合作開展檔案項目;也有檔案館與企業合作,如4月,美國蓋蒂圖像公司與黑人檔案館建立合作伙伴關系;還有政府機構與檔案館合作,如10月,英國倫敦交通局與黑人文化檔案館合作設計地鐵圖。此外,檔案行業與其他行業積極協同:既與時裝行業協同,如9月,瑞典H&M公司與日本時裝公司Toga共同立足檔案推出聯名品牌;也與媒體行業協同,如11月,檔案數字化公司與英國《汽車》周刊共同推出檔案資源在線學習平臺;還與藝術行業協同,如11月,美國互聯網檔案館與紐約藝術資源聯盟共同上線提供重要藝術內容的訪問平臺。
新聞顯示,2021年國外廣泛吸納社會力量參與檔案事務。社會力量多指非政府機構、組織和個人。4月,愛爾蘭都柏林圣三一學院圖書館收購著名詩人布蘭登·肯內利檔案以紀念其85歲誕辰;6月,美國紐約州斯特朗國家玩具博物館舉辦熱門電視游戲節目的檔案展覽;8月,比利時一家公司進駐檔案機構幫助搶救和修復洪災受損檔案;同月,美國兒童博物館推出知名物理學家阿爾文·溫伯格檔案供在線利用;同月,英國廣播公司啟動檔案項目展示影視領域85年的發展歷程;11月,位于法國的國際香水、化妝品和食品芳香劑研究所建立世界最大的香水檔案館;同月,德國兩位博士協助阿羅爾森檔案館開發有關足球運動員在二戰期間遭受迫害的檔案。案例表明,圖書館、博物館、高校、研究機構、企業乃至個人都積極參與檔案事務,為國外檔案事業發展充實力量。
世界香水檔案館的藏品(圖片來自Connexion France)
2. 依法治檔,加強檔案治理的法制保障
一方面,各國不斷完善檔案法規政策。典型國家有丹麥、法國和澳大利亞。2月,丹麥國家檔案館更新數字存檔和保護策略,強調保護檔案數據并確保其真實性;7月,法國國務院廢止第1300號部際一般性指示,開放國防機密檔案以增強開放力度;8月,澳大利亞國家檔案館調整職能定位,呼吁政府完善1983年檔案法。法律作為治國之重器,良法即是善治之前提。案例表明,各國根據現實情況適時更新檔案法規政策,為檔案治理及提升效能保駕護航。
另一方面,各國嚴格遵守檔案法規。典型國家有美國、納米比亞和柬埔寨。美國國家檔案與文件署遵循《總統檔案法》,宣布自2021年1月20日起合法保管前總統特朗普任職文件,并遵照《聯邦檔案法》,要求政府管理和預算辦公室等聯邦機構移交檔案;6月,納米比亞敦促公共機構遵守檔案法,規范歸檔工作,支持決策并留存社會記憶;11月,柬埔寨依據檔案法對愛爾蘭藝術家馬特·洛里無視歷史、修改照片、侵犯柬埔寨種族滅絕受害者尊嚴的行為發出警告。案例表明,只有嚴格遵照檔案法規,才能發揮檔案工作對推進國家治理體系和治理能力現代化的基礎性、支撐性作用。
如果說多主體協同合作、社會力量廣泛參與檔案事務體現了國外檔案事業已建構治理體系,那么堅持依法治檔、加強檔案治理的法制保障則表明國外檔案事業初步顯現治理效能。檔案機構建立協同合作機制、吸納社會力量,能夠避免“單打獨斗”,獲取更多技術和人力資源;檔案法治的完善又能為國家治理和社會治理提供支持,使檔案事業融入國家治理體系和治理能力現代化進程之中,最終取得促進經濟發展、服務社會需求的顯著效能。
資源建設注重專題
1. 專題檔案數據庫類型多樣
新聞顯示,各國的專題檔案數據庫類型多樣,涵蓋歷史事件、重大活動和人物等方面。
一些國家建設歷史事件專題檔案數據庫。3月,加拿大國家真相與和解中心建立專題數據庫保留19世紀原住民兒童寄宿學校的原始檔案,記錄學校試圖強制“同化”原住民兒童并將其殘酷虐待致死的歷史;9月,美國斯坦福大學建立“紐倫堡審判事件”專題數據庫,以審判記錄、庭審聽證會筆錄、法庭陳述等檔案還原歐洲國際軍事法庭對納粹頭目審判定罪的史實。
一些國家建設重大活動專題檔案數據庫。3月,德國借助人工智能技術建立殘奧會檔案數據庫;7月,美國加州建立選舉檔案數據庫,幫助選民、研究者、記者及其他人士追蹤公職人員的競選支出。此外,新冠肺炎疫情專題檔案數據庫建設以美國最為突出。1月,美國梅克倫堡縣建立新冠病毒專題檔案庫記錄當地的流行病史,密爾村也建設記錄當地居民疫情期間生活的專題檔案庫;3月,美國國防部建立健康檔案電子系統,留存軍人及其家屬的新冠疫苗接種數字檔案,便于及時查詢和定向跟蹤。
一些國家建設人物專題檔案數據庫。4月,波蘭建立中歐女性藝術家專題檔案數據庫以維護女性權益;7月,菲律賓建立“奧運選手生活檔案”專題數據庫,記錄本國奧運選手的輝煌成績。
1950年紐倫堡審判檔案轉移到和平宮(圖片來自Stanford News)
此外,各國還建有音樂、科研和特定對象等其他類型專題檔案數據庫。3月,澳大利亞知名歌手考特尼·巴內特建立現場音樂在線檔案庫;同月,美國國家航空航天局建立“國際空間站生物樣本檔案數據庫”,推動新的科學發現;9月,孟加拉國首次建立“炸彈檔案館”專題數據庫,既向公眾提供相關知識與必要技能的科普教育,也為爆炸事件的調查研究提供數據支持。
2. 專題檔案資源建設注重數字化
新聞顯示,各國專題檔案資源建設的數字化項目層出不窮,各有特色。
3月,以色列國家圖書館將貝都因人文化檔案納入館藏,通過轉錄音頻提供在線利用;4月,盧旺達完成蓋卡卡法庭檔案專題數字化工作;7月,耗資2500萬美元、為期5年的國際聯盟檔案數字化項目在瑞士日內瓦持續進行;8月,美國亞利桑那州立大學完成“跨文化舞蹈檔案匯集”數字化項目并提供利用;9月,英國完成阿爾伯特親王專題檔案數字化項目并提供線上服務;11月,荷蘭阿姆斯特丹黑人檔案館啟動數字化項目,專題呈現荷蘭黑人的發展歷史。案例表明,各國以數字化項目建設專題檔案資源,管理和利用方式均在適應數字變革要求,彰顯“存量數字化、增量電子化”的時代大勢。
盧旺達首都基加利保存的蓋卡卡法庭檔案(圖片來自The New Times)
如果說各國建立類型多樣、內容豐富的專題檔案數據庫體現了對檔案資源質量的管控和優化,那么注重專題檔案資源建設的數字化則顯現國外檔案事業的顯著成績。專題庫將特定事件、活動、人物和門類的檔案集中管理,在滿足社會廣泛需求的基礎上又能提供精細服務或支持專題研究。此外,數字技術既是長期保存檔案的關鍵支撐,也是促進專題檔案開放開發和利用服務的重要手段。國外專題檔案數字化項目的蓬勃開展即為我國優化檔案資源質量和推動檔案資源數字轉型提供參考。
可喜的是,2021年我國也立足國情建設類型多樣的專題數據庫,包括紅色檔案、扶貧檔案以及疫情防控檔案等專題庫。特別是國家檔案局第16號令《重大活動和突發事件檔案管理辦法》規定“責任部門檔案以專題方式進行管理且具備建設條件的,應開展本系統或本單位檔案專題數據庫建設”,為重大活動和突發事件專題數據庫建設提供政策依據。另一方面,我國也在推進檔案資源的數字轉型,2021年新修訂的檔案法增加“檔案信息化建設”專章,對符合要求的電子檔案,確立其法律效力,旨在掃清檔案資源數字轉型的法律障礙。
利用服務加強創新
1. 注重開放檔案場館
檔案開放一直受到各國關注。2021年國外檔案新聞既涉及歷史檔案開放,如烏茲別克斯坦國家檔案館開放猶太歷史檔案,印度比哈爾邦檔案館開放抗英起義檔案紀念本國獨立75周年;又涉及名人檔案開放,如美國史密森學會開放著名藝術家和民權活動家查爾斯·懷特的檔案;還涉及社群檔案開放,如美國MOCA博物館開放紐約唐人街華裔美國人的照片檔案,等等。這些開放實踐值得肯定,但筆者認為注重開放場館才是2021年的亮點。
國外開放的檔案館有實體場館,也有虛擬檔案館。開放實體檔案場館的目的各有側重。4月,美國田納西州檔案館新館開放,意圖為來館用戶提供私密舒適的空間;5月,阿塞拜疆國家檔案館連科蘭分館面向學生舉辦公開游覽課,意圖寓教于樂;8月,加拿大薩尼亞市長麥克·布拉德利將其辦公室作為非正式檔案館開放,意圖向訪客展示本地歷史。虛擬檔案館多為線上開放。4月,加拿大高貴林市檔案館線上開放,展示本館工作;5月,英國廣播公司開放虛擬檔案館“莎士比亞檔案資源”,提供學術利用;9月,英國衛報新聞與媒體檔案館以線上方式展示企業歷史,向社會開放。
美國田納西州立圖書館和檔案館新館圖片(圖片來自The?Rogersville?Review)
開放實體場館的新意一是將檔案館作為教學與游覽的結合體,寓教于樂;二是實體場館的范圍愈發廣泛,政府官員將其辦公室視為可開放的非正式檔案館,凸顯強烈的檔案意識和開放意識。同時,線上開放檔案館雖可能是疫情下的被迫選擇,卻也體現未來檔案館開放的主流方式和樂觀前景。
2. 強化育人功能
檔案工作存史資政育人。新聞顯示,各國注重檔案的文化和教育作用,不斷強化檔案館育人功能。阿聯酋國家檔案館尤為突出。
阿聯酋國家檔案館發揮育人功能的亮點是細分對象和注重合作。一方面,該館針對學生、教師、特殊群體和社會公眾提供培訓和教育資源。2月,向阿布扎比索邦大學“檔案管理與檔案科學”專業學生提供專業講座,將本館出版物分發給阿布扎比和其他地區的知名咖啡館,提高公眾的檔案意識和文化素養;3月,引進新設備幫助視障人群閱讀館藏,還設置特殊瀏覽區提供專屬服務;7月,舉辦全國第八屆教師培訓論壇,幫助教師了解本國歷史和文化遺產。另一方面,該館積極協同合作,發揮育人功能。1月,在謝赫·扎耶德文化遺產節設置“國家記憶”版塊,展出歷史檔案教化民眾;2月,與教育部合作提供《國家記憶》等10部紀錄片,并將紀錄片與教科書進行整合,開展愛國主義教育。
阿聯酋國家檔案館向阿布扎比索邦大學“檔案管理與檔案科學”學生提供線上講座
(圖片來自National archives of United Arab Emirates)
國外眾多主體還細分資源發揮檔案的育人功能。9月,美國國家檔案館利用“9·11恐怖襲擊事件”專題檔案設計教學內容,教育學生銘記歷史。除國家檔案館外,企業和高校也大力參與學校和社會的文化教育。2月,英國瑪莎百貨企業檔案館向中小學生推出免費在線課程,助其了解企業歷史與時裝、面料和食品的有關知識;美國威斯康星大學綠灣分校向知名演員托尼·沙洛布提供家譜檔案和家族史課程;5月,英國廣播公司向社會開放莎士比亞檔案資源庫,促進公眾了解本國最重要的文化遺產。可見,重大事件檔案、企業檔案、名人檔案和家譜檔案均可發揮育人功能。
阿聯酋高度重視檔案館教育功能并持續開展既豐富多樣又細分對象的教育活動,并非簡單地普及檔案知識、提升檔案意識,還激發了民眾的愛國情感、提高了國家歸屬感和民族認同感。同時,眾多主體積極發揮檔案育人功能,特別是企業和高校檔案館面向學校、社會開放資源或提供課程,說明其正在調整定位,不再局限于服務本單位,外向思維愈發明顯,跨界融合的特點也更加鮮明。
3. 凸顯創意開發
檔案開發是活化資源的必由之路。新聞顯示,各國檔案開發創意十足是2021年的亮點。創意是在美學、道德、政治和社會意義下所產生的新意巧思,其特征是富于創造性、創新性和想象力。各國的創意開發在主題、方式、角度3方面均有體現。
檔案開發主題富于創意。3月,英國國家檔案館以“復活節七巧板”主題開發檔案,指導兒童參考館藏自制七巧板以培養其創造力和想象力;5月,英國威斯敏斯特男裝檔案館舉辦展覽,展示52種品牌口罩,展現疫情時期的“時尚配飾”;6月,英國國家檔案館以“海員的故事”為主題開發檔案,讓青少年立足館藏,以插畫形式描繪海員的船上生活;11月,阿聯酋國家檔案館以“青年歷史學家”為主題開發檔案,鼓勵學生參與館藏開發并進行創意寫作。
檔案開發的形式和方式富于創意。1月,英國威爾士檔案館與克萊維德劇院聯合制作女性獨白電影,通過影視化形式從女性視角開發檔案;同月,阿聯酋國家檔案館舉辦“火星探測之旅”虛擬展覽,觀眾借助AR技術觀看探測器從設計到空間傳輸的全過程;8月,英國布萊克斯頓黑人文化檔案館布置沉浸式體驗空間,讓觀眾身臨其境地感受歷史。
檔案開發角度富于創意。5月,墨西哥通過開發織物檔案制作服裝,實現經典與前衛的融合;6月,馬耳他選擇氣象檔案角度進行開發,收集歷年降水、陽光、風和溫度走勢的歷史記錄;7月,菲律賓從奧運選手角度開發檔案,建設專題網站;同月,美國溫斯頓-塞勒姆市從紋身角度開發檔案,展示紋身的風格變遷。
馬耳他展出的氣象檔案(圖片來自News Book)
國外檔案創意開發成效顯著,創造力和想象力讓檔案資源本身和活動內容的吸引力大增;各種形式和方式的技術支持和場景沉浸能讓用戶自由“穿越”、身臨其境;角度的豐富又使檔案開發充滿奇趣,令人流連忘返。
綜合來看,國外檔案利用服務開放場館的創新思路、育人服務能力的提升、資源開發的創意值得我國借鑒。未來檔案館需凸顯場域優勢、促進育人功能,豐富開發創意,成為創新之地。
檔案安全面臨困境
1. 館庫建設和管理陷入困境
檔案館庫建設和管理是檔案事業的設施基礎。新聞顯示,2021年國外檔案館庫建設和管理的主要困境是資金鏈斷裂和疫情困擾。
(1)資金鏈斷裂導致運行經費不足
資金對檔案館庫建設和管理的重要性不言而喻。一些國家因財政困難導致檔案館資金鏈斷裂,工作停滯,甚至危及檔案安全。典型案例有美國和印度。3月,美國威斯特摩蘭縣檔案館存儲空間用盡,2000箱文件滯留在縣法院難以進館;2020年年初以來,因美國國家檔案館西雅圖分館的維護費用過高,聯邦公共建筑改革委員會決定將其關閉,2021年4月,在民眾的抗議和議員的訴訟下,拜登政府才取消之前出售西雅圖檔案大樓的決定;7月,印度特倫甘納邦檔案館建筑墻上出現明顯裂縫,電線橫生,許多設備損壞,但當地政府因缺乏預算無法撥款修繕。案例表明,館藏積壓、設施老化導致檔案館運行成本居高不下,政府缺乏預算或檔案館經費不足又導致館庫建設雪上加霜,這樣的惡性循環對檔案安全造成嚴重威脅。
近年來,資金短缺是國外檔案事業的普遍問題,原因復雜。既可能是檔案機構缺乏主動爭取政府撥款、社會捐贈等資金的意識和途徑;也可能是政府官員對檔案重要性的認識不足,迫于現實利益采取短視行為。特別是關閉和出售西雅圖檔案館事件,若非議員和民眾抗爭,可能釀成行業悲劇,教訓深刻!
(2)疫情持續致使線下工作受阻
2021年,新冠肺炎疫情持續在全球蔓延,疫情防控進入常態化。一些國家的檔案工作因疫情反復遭受困擾。典型案例有瑞士、美國、加拿大和新西蘭。1月,瑞士聯邦檔案館遵守聯邦委員會疫情防控規則,控制線下利用者數量;2月,加拿大因疫情封鎖限制用戶線下訪問國家圖書檔案館,導致研究項目進展延緩;4月,美國國家人事文件中心受疫情影響人手不足,導致50多萬份檔案的利用申請處理延遲;10月,加拿大國家圖書檔案館規定每周僅開放3天線下閱覽,研究人員和高校學生在線預約相當困難,受疫情影響,該館還被迫對利用需求進行區分和取舍,雖然采用了在線答疑方式,但服務效率不高、效果不佳;11月,新西蘭奧克蘭檔案館因疫情防控等級下降逐步恢復各項職能,但開放程度和服務效率依然受限。
疫情持續對檔案工作造成很大阻礙,線下服務頻頻受阻,用戶滿意度下降。如果說資金短缺主要妨礙館庫建設,疫情則困擾館庫運行。筆者之前建議各國檔案部門“直面疫情,化危為機”,面對可能長期持續的疫情,檔案館庫管理需調整工作重心,加大數字化建設,提供更多的線上服務并提高效率,應對館庫運行和管理的挑戰。
2. 檔案安全遭遇威脅
檔案保管保護以安全為生命線,但2021年國外發生多起自然災害破壞檔案實體的事件。典型案例有南非、新西蘭、比利時和巴西。4月,南非開普敦的森林大火燒毀了開普敦大學賈格圖書館,館藏記錄非洲歷史的珍貴檔案悉數盡毀;6月,新西蘭惠靈頓國家檔案館發現館藏《懷唐伊條約》《爭取婦女選舉權的請愿書》等珍貴檔案的鼠嚙痕跡明顯;7月,比利時洪災使得國家檔案館和地方檔案館館藏受損,其中瓦隆地區檔案館損失最慘重,因其館藏存放在地下庫房,裝具多為木箱,許多檔案面目全非;同月,負責保存電影檔案的巴西電影院發生火災,并迅速蔓延至保存2000多份膠片檔案的大樓,導致兩個房間保存的薄膜制品及其他檔案被毀。
比利時檔案館內被洪水破壞的檔案(圖片來自比利時聯邦檔案館)
自然災害雖是客觀性破壞因素,但案例表明國外檔案館并未做好安全保護,未能做好安全檢查、應急預案等提高館內抗災水平的檔案安全體系建設,損失慘重,警示明顯。一方面,檔案館需建立健全安全管理責任制,提高防災減災意識,建立檔案管理防災抗災機制;同時推進應急處置演練常態化,加強保護技術研究、保護修復人才的培養儲備,確保有備無患。另一方面,檔案館需加強與其他部門的聯系,按照預案盡快采取搶救措施,啟動災后恢復重建機制,盡量把損失減到最低。
3. 檔案數字資源安全管理能力尚不充足
數字時代要求檔案機構提升數字資源安全管理能力,實現管理系統和檔案信息可管可控。但受限于經費狀況、技術條件和專業水平等因素,各國檔案數字資源安全管理能力尚不充足,存在安全風險。3月,澳大利亞國家檔案館聲稱因資金不足難以達到檔案法規定的“滿足數字傳輸、存儲、解密和公共訪問量”要求,次月,又聲稱因資金不足無法進行技術系統升級,面臨數字信息丟失風險;4月,斯里蘭卡國家檔案局進行數字化項目,但缺乏數字檔案保護措施;同月,塞浦路斯在線交易網站發生大規模數據泄露事件,泄露內容包括個人數據、財務檔案和政府文件等;9月,日本通訊軟件公司交易檔案外泄,約13萬條交易檔案信息誤傳上網公開引發風險;11月,印度特倫甘納邦秘書處、財政部和稅務部等政府機構因預算不足尚未啟動歷史檔案數字化,面臨安全風險。案例表明無論發達國家還是發展中國家,均需提升檔案數字資源安全管理能力,規避風險。
檔案數字資源安全管理十分必要,即使開展了檔案數字資源建設、建立起數字檔案管理系統,若不具備資源安全管理能力,檔案機構也無法達到數字時代的要求。澳大利亞的教訓說明政府部門應重視檔案數字資源安全管理能力的重要性,為檔案部門提供經費長效保障機制。
綜合來看,國外檔案安全體系建設困境明顯,對我國既是提醒,更是警示。這正體現《規劃》要求深入推進安全體系建設的現實意義。可喜的是,我國新修訂的檔案法強化安全要求,從機制、責任、技術、方法等方面進行了規定,且總則規定“把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃,將檔案事業發展經費列入政府預算”,顯示出我國制度的優越性。
2021年國外檔案事業成績顯著卻面臨困境—檔案治理提質增效,專題建設優化質量,服務創新擴大影響,安全困境破壞根基。新年的鐘聲已經敲響,踏上2022年新征程,每一位中外同行還需保持“千磨萬擊還堅勁,任爾東西南北風”的精神,不畏險阻,勇攀高峰!
作者單位:中國人民大學檔案學院、中國人民大學檔案事業發展研究中心