近年來，山東省檔案局、山東省檔案館按照國家檔案局部署要求，在省委、省政府重視支持下，以數字檔案館建設為抓手，大力推進檔案信息化建設，推動全省檔案事業取得新的發展。
積極融入信息化工作大局
一是國家檔案局給予大力支持。2020年4月，山東省檔案館被國家檔案局確定為承擔“電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理”試點任務的全國30家單位之一。2021年9月，國家檔案局局長中央檔案館館長陸國強到山東調研指導工作，就強化數字賦能，加大信息化建設推進力度，提高數字檔案館建設的應用性、實用性和可復制性提出明確要求。國家檔案局分管領導和科技信息化司的同志通過現場調研、視頻連線等多種方式，指導山東省各級檔案部門信息化建設。
二是省委、省政府高度重視。習近平總書記對檔案工作重要批示下發后，省委常委會專門進行傳達學習，省委主要領導同志批示，堅決把習近平總書記重要批示精神領會貫徹到位，進一步高質量做好檔案各項工作。省委常委、省委秘書長劉強4次到省檔案館調研指導，主持召開全省檔案工作會議，省直部門單位分管負責同志、各市縣黨委秘書長等參加，要求著力加快檔案數字化轉型，加快推進數字檔案館（室）建設，打造一批具有示范效應的高水平數字檔案館并納入省委辦公廳督辦事項。
三是積極融入數字強省建設。2018年以來，省委、省政府認真落實數字中國建設重大戰略部署，加強數字山東、數字強省建設。山東省檔案館搶抓機遇，積極融入工作大局，與省委網信辦、省大數據局等部門加強溝通協調，推動檔案工作與數字山東、數字強省建設深度融合，省檔案館先后參與《數字山東發展規劃》《“十四五”數字強省建設規劃》《數字政府建設實施方案》《數字機關建設工作方案》等8項全省性政策文件的制定與有關任務實施，推進電子文件歸檔和電子檔案管理。
注重發揮示范引領作用
堅持“示范引領、全面推動”，注重發揮省檔案館和濟南市檔案館、青島市檔案館的示范帶動作用。2015年，青島市檔案館率先建成國內首家“全國示范數字檔案館”。2018年，濟南市檔案館成為首家省會城市“全國示范數字檔案館”；2019年12月，山東省檔案館建成“全國示范數字檔案館”；2021年4月，山東省檔案館機關通過“全國示范數字檔案室”試點評價，成為“雙示范”省級綜合檔案館。
一是夯實檔案資源基礎。落實“存量數字化”要求，全面開展館藏傳統載體檔案數字化和進館檔案數字復制件接收工作。連續五年大規模開展館藏檔案數字化工作，建成涵蓋全部館藏的目錄數據庫和全文、照片、音視頻數據庫。建立數字檔案資源總庫和管理庫、利用庫、長期保存庫，館藏紙質檔案數字化率由10%提升至88%，照片、音視頻檔案數字化率100%。落實“增量電子化”要求，印發《山東省省直機關電子檔案進館辦法》，明確電子檔案的搜集范圍、數據要求、移交與接收方式，規范省直單位電子檔案移交進館工作。2019年，省檔案館牽頭制定山東省地方標準《文書檔案目錄數據采集規范》，2021年制定《電子公文歸檔和電子檔案移交接口規范》和《數據規范》2項山東省地方標準，獲省市場監管局批準立項。
二是科學設計系統架構。山東省數字檔案館整體架構采用了“四網一島一庫”的設計理念。“四網”指基于局域網、互聯網、政務外網、政務內網4個網絡的數字檔案館應用平臺。局域網應用平臺是數字檔案館的基礎平臺，承擔“收、管、存、用”4項基本功能和輔助實體管理。互聯網應用平臺是數字檔案館與社會公眾互動的平臺，承擔信息服務、跨館查檔等功能，與互聯網邏輯隔離，專用于存放和管理供社會公眾利用的檔案數據。政務外網是與互聯網物理隔離的非涉密政務網絡，用于黨政機關立檔單位歸檔整理、在線移交接收和查檔利用。政務內網是保密網，用于數字檔案館的涉密檔案數據在線移交接收和查檔利用。“一島”是檔案數據離線進館的安全島，主要用于涉密檔案數據進入數字檔案館前的涉密分離和數據清洗工作。“一庫”是數字資源總庫，涵蓋全部館藏檔案資源。
三是優化檔案服務利用。堅持問題導向、需求導向、目標導向、效果導向，建立檔案管理和檔案利用服務窗口與信息技術部門互動工作機制，對數字檔案館系統應用過程中發現的問題及時研究解決，持續優化數字檔案館功能。同時，落實“利用網絡化”要求，積極拓展數字檔案館功能作用。2019年建成全省檔案查詢利用服務平臺并上線運行，手機移動端查檔利用App上線山東政務服務門戶“愛山東”，群眾通過手機即可隨時隨地享受到山東162家國家綜合檔案館、高校檔案館、城建檔案館提供的“互聯網+檔案”服務。目前，全省各級國家綜合檔案館上傳檔案目錄數據21萬余條，累計提供開放檔案查詢3.8萬人次，移動端查詢訪問4.5萬人次；辦理在線查檔申請4000余次，其中異地跨館查檔2000余次。積極融入全國檔案資源共享聯動新機制，率先實現與全國檔案查詢利用服務平臺對接，成為首批以平臺整體接入方式完成對接的兩個省份之一。平臺建設作為優秀應用案例入選《2021年度山東省大數據應用創新典型案例匯編》。
四是強化檔案安全保障。建成啟用山東省電子文件（檔案）容災備份中心，可實現省、市、縣（市、區）電子文件（檔案）的集中備份管理和災后數據恢復，為確保黨和國家重要電子文件（檔案）的永久安全打下了堅實基礎，并為互為電子檔案異地備份基地的外省檔案館提供備份支持。建成以來，累計接收2家省級檔案館、16家市級檔案館、136家縣級檔案館、59家省直和其他單位報送的備份數據，全省省、市、縣三級國家綜合檔案館備份率均達到100%。
強化數字檔案館建設支撐保障
一是堅持項目帶動。近年來，山東省檔案局、山東省檔案館在數字檔案館建設中積極爭取省發展改革委、省財政廳、省大數據局等主管部門單位項目、資金支持，累計爭取資金9000余萬元推進省檔案館信息化建設，有力保障了數字檔案館建設和迭代升級。
二是強化科技支撐。山東省檔案局、山東省檔案館積極開展國家檔案局科技項目立項和優秀科技成果獎申報推薦工作。同時立足山東實際，組織開展山東省檔案科技項目立項和優秀科技成果獎評選工作。鼓勵檔案部門加強橫向聯合，與業務部門、高校、科技公司、大型企業等合作進行科技項目研究，打造區域檔案科技研究聯合體。“十三五”以來，山東省共有26個課題列入國家檔案局科技項目計劃，8項成果獲國家檔案局優秀科技成果獎，184個課題列入山東省檔案科技項目計劃，12項成果獲得山東省檔案優秀科技成果獎。山東省檔案科技項目申報數量逐年攀升，2021年申報數量達103項，比2020年申報數量增長50%。
三是注重人才培養。注重利用數字檔案館項目建設和測試的契機，加強檔案信息化專業人才培養。在全省多次組織召開“數字檔案館測試觀摩會”，分片區召集部分市縣信息化分管領導和業務骨干參加，現場學習數字檔案館建設的標準規范和建設路徑方法。注重培養青年業務骨干，近年來，選拔全省檔案系統領軍人才、檔案專家108人，并對入選青年專家比例提出要求，其中，2020年評出45歲以下專家29人，占當年獲評專家總數的43%。2019年，省檔案館與中國人民大學信息資源管理學院簽訂加強檔案專業人才培養合作協議，先后舉辦檔案保護和信息化發展論壇、檔案工作創新與實踐高級研修班等，并與山東大學、蘇州大學、武漢大學等聯合舉辦綜合素能提升班，實現校地優勢互補、資源共享，夯實檔案事業創新發展的人才根基。
統籌推進全省數字檔案館建設
一是在新館建設中同步推進數字檔案館建設。把國家檔案局對山東進行檔案行政執法檢查整改落實作為推進全省檔案事業補短板、強弱項，實現創新發展的重要契機。省委辦公廳、省政府辦公廳印發《關于加快推進縣級國家綜合檔案館建設的意見》，明確提出檔案館建設的目標任務和完成時間，要求同步推進檔案信息化建設，建設數字檔案館。省財政“十三五”時期給予縣級檔案館建設獎補資金5.9億元，帶動全省檔案館建設投資約100億元。目前，山東全省共有132個縣級檔案館新館建成或在建，館庫達標率由16.8%上升到96.3%。在新館建設時，同步謀劃、同步建設數字檔案館，配置檔案信息管理系統、信息化硬件設備，按照存量數字化、增量電子化原則加強數字資源建設等，許多縣級檔案館同步建成數字檔案館。
二是強化業務指導服務推進數字檔案館建設。注重在項目建設中培養檔案業務和信息化技術復合型專業人才，加強對全省數字檔案館建設的業務指導服務。為解決縣級數字檔案館建設地區差異大、專業人才匱乏等問題，山東省檔案館啟動了縣級數字檔案館建設通用模式研究工作，針對不同經濟發展條件的縣級檔案館，區分不同功能需求，提供菜單式簡單明確、清晰可操作的建設方案，為縣級數字檔案館建設提供個性化指導服務。截至目前，山東省已創建8家“全國示范數字檔案館”和22家“國家級數字檔案館”。
下一步，山東省檔案局、山東省檔案館將深入學習貫徹習近平總書記對檔案工作重要批示精神，以檔案科技和人才為支撐，以數字檔案館（室）建設為重點，加快推進檔案數字化轉型，推動全省檔案事業高質量發展，為開創社會主義現代化強省建設新局面、推動全國檔案事業高質量發展作出山東貢獻。
本文作者系山東省檔案館館長
