2018年3月，國務院辦公廳印發《科學數據管理辦法》，對科學數據管理工作提出原則性要求?？茖W數據與科研檔案關系密切，協調兩者關系、推進兩者的協同管理是全面貫徹落實《科學數據管理辦法》的有效途徑。
科學數據與科研檔案的關系
科學數據是科學技術研究活動中取得并用于科學研究活動的原始數據及其衍生數據，是國家科技創新發展和經濟社會發展的重要基礎性戰略資源?？萍紕撔略絹碓揭蕾囉诖罅?、系統、高可信度的科學數據，是支撐國家科技創新的重要科技資源?？蒲袡n案是科學技術研究和管理活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等。兩者在管理上高度相關。
一是兩者的來源及管理對象相同。根據《科學數據管理辦法》定義，科學數據是指科學技術研究活動中取得并用于科學研究活動的原始數據及其衍生數據。根據《科學技術研究檔案管理規定》，科研檔案包括“探測、測試、觀測、觀察、野外調查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告”“設計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數據處理文件”，即科學數據是科研檔案的組成部分。科研檔案完全來源于科研活動，根據《科學數據管理辦法》的定義，科學數據也是來自科研活動。因此，兩者指向了同一個管理對象，都來自科研活動，有的科研項目的科研檔案中，科學數據占到50%以上。
二是兩者管理流程相同。根據對科學數據中心的調研，科學數據的管理流程是“匯（交）—管（理）—服（務）”，科研檔案管理的流程是“收（集）—管（理）—（利）用”，管理本質是相同的。在管理中所使用的工具、方法等也基本相同。
三是兩者管理目的相同。《科學數據管理辦法》規定，科學數據管理的目的是提高科學數據的“開放共享水平”?！犊茖W技術檔案工作條例》規定，科研檔案管理的目的是完整地保存和科學地管理科學技術檔案，充分發揮科技檔案在社會主義現代化建設中的作用。因此，兩者管理目的基本相同，都是為了共享和利用。
國外科學數據與科研檔案協同管理思路
協同管理是指不同組織之間為實現某一目標，打破組織邊界進行協作，從而大幅度提高效率的方法。正是因為科學數據與科研檔案具有較強的關聯性，所以在國外科學數據管理與科研檔案管理工作存在協同，大量科學數據按照檔案的方法來管理，接受檔案人員的指導。
一是國際檔案理事會職能體現了科學數據管理。作為檔案工作的國際組織—國際檔案理事會（ICA）下設有科學與研究數據委員會，專門負責科學數據管理學術研究和業務交流。該機構設在國際檔案理事會下設的大學與研究機構檔案處。該機構制定的《科學文件和數據管理與保存指南》，旨在為科研檔案和科學數據管理普遍面臨的存檔和獲取問題提供可行性建議，并致力于加強檔案工作者與科研人員的合作交流。該指南系統闡釋了當前國際上對科學數據開放共享的需求與缺乏存檔標準和指南之間的矛盾，并從概念界定、法律背景、基于研究流程的文件數據識別與管理、長期保存和鑒定策略等幾個主體部分展開，為相關科研機構和檔案部門開展科學文件與數據管理實踐工作提供引導。
二是在管理標準和平臺上的協同。國外科學數據管理采用檔案管理的標準，如美國國家科學基金會以依據檔案理念制定的《數據長期保存指南》為標準管理科學數據。歐洲社會科學數據資料檔案委員會提供檔案與數據跨庫存儲，并實現國家語言和研究領域的社會科學數據的無縫訪問。在技術平臺上實現互操作。美國大氣科學研究中心下設專門的檔案管理機構對項目中產生的數據進行管理，同時與該項目下設的圖書館的信息資源通過一站式檢索平臺實現互操作。美國數據管理計劃中有數據存檔、利用權限建議。美國對科學數據是劃定保管期限的，保存5年以上要提供長期保存策略。
三是國外有些機構實行的協同管理。大致有兩種協同方式：方式一，委托式。即科學數據管理部門受檔案部門的委托，代為履行保管科學數據檔案并提供利用服務的職能；或者檔案部門受科學數據管理部門的委托，代為履行科研檔案數據保管和共享服務的職能。如NARA的政策規定，鑒于物理觀測數據體量巨大，類型復雜，元數據需求多樣，專業性突出，具有長期或永久保存價值的觀測數據應由具備專業資質的科學數據中心持續維護，數據中心應發布數據收集和共享政策。作為負責保存永久檔案的國家檔案館，NARA事實上將觀測數據檔案的保管委托給科學數據中心。根據《聯邦文件處置法》的規定，文件保管期限表未經國家檔案館館長的審批，任何一份文件不得被處置。在委托模式下，NARA依然履行監管職責，其專職的檔案鑒定人員將對這些數據中心發布的數據收集和共享策略開展審查，并根據科學家意見對數據進行鑒定。方式二，業務集成式。即科學數據管理部門和檔案部門在具體業務上開展合作，如共同開設某個主題的展覽，共同開展科學數據出版，共同開展管理系統建設和工具應用等。業務集成式非常靈活，實施相對容易，可能是未來分布最廣的科學數據和科研檔案組織協同模式。美國地質勘探局（USGS）就采用了這樣的協作模式。在管理對象上，其科學數據被認為是聯邦文件，從而將數據納入文件檔案管理的范疇；在管理職責上，USGS在每一個組織級別都設置數據管理的崗位，專門從事數據管理工作，其職責之一就是確保滿足官方機構文件檔案管理要求；在管理流程上，“處置”作為文件檔案管理的專業性活動，被集成到“保存”這個科學數據管理環節中。
他山之石可以攻玉。國外的實踐案例證明，科學數據與科研檔案是可以實現協同管理的。
在單位層面推進科學數據與科研檔案的協同管理
科學數據和科研檔案是包含與被包含的關系，具有協同管理的基礎。根據調研，我國科學數據和科研檔案管理遠未達到協同，并因此導致許多問題。
隨著科研活動的信息化，科研檔案載體形式及科技信息資源的利用方式、利用需求都發生了重大的變化。面對實現“兩個一百年”奮斗目標宏偉藍圖，貫徹黨中央、國務院對科技創新工作要求，加強科研檔案、科學數據管理，促進國家創新能力和本單位創新能力提升，是檔案部門、科技部門面臨的一項重要的課題。作為基層檔案部門，應從以下幾個方面實現科學數據與科研檔案的協同管理：
一是建立業務協同監督指導機制。將科學數據納入科研檔案監管范圍，可由檔案主管部門和科技主管部門共同或單獨由檔案主管部門履行科學數據管理業務監督指導職責。發生科學數據丟失、損毀等現象，應按照檔案管理規章制度進行處罰。
二是依托本單位檔案機構開展科學數據管理業務。由于科學數據在管理流程上與科研檔案管理基本相同，基于當前法人科學數據中心建設尚未開展的情況，可依托現有的檔案部門開展本單位科學數據中心建設，把檔案機構建成既承擔科研檔案管理又承擔科學數據管理的機構。檔案部門有庫房，有信息系統，有管理方法，有人員，稍加改造，便可承擔科學數據中心職能。
三是實現機構業務互認。如已建成的科學數據中心，可受檔案部門委托開展科學數據的歸檔、保管、利用等業務。對于專業性強的科學數據或建有科學數據中心的單位，科學數據進入科學數據中心可視同歸檔，只需將目錄移交檔案部門。但檔案部門有權對存于科學數據中心的科學數據管理情況進行監督檢查和指導，有權將這些科學數據作為檔案進行管理和利用。
四是建立業務協同機制。（1）建立協同匯交機制。即將科學數據歸檔匯交和數據匯交并為一次匯交。具體做法是先由科研部門通過歸檔實現科學數據向檔案部門移交，檔案部門對數據進行真實性、可用性審核、歸檔，然后由檔案部門根據匯交方向將科學數據向學科或專業科學數據中心移交，這可大大減輕科研人員匯交數據的工作量。（2）建立數據協同保存機制。即將在專業上失去共享利用價值但尚未到檔案保管期限的科學數據，根據其保管期限，可從數據中心轉移進入檔案部門繼續保存。這既可以減輕科學數據中心的管理負擔，又可以使失去科學研究價值的科學數據繼續發揮其文化和歷史價值。因為，科學數據作為科研活動的真實記錄，反映了科研人員的科研精神和價值追求，具有重要的歷史和文化價值。（3）建立信息協同共享機制。即實行檔案部門與科學數據管理部門共享科研項目信息，減少科學數據匯交時的背景信息匯交。科研數據管理和利用經常需要科研項目背景信息作為支撐。為方便科學數據管理和利用，當科學數據中心需要科研檔案了解科研數據的背景信息時，檔案部門應給予支持和提供便利?？砂礄嘞迣⒖蒲袡n案信息向科學數據中心共享。由于科學數據中心能方便地獲得科研項目的背景信息，可減少科學數據匯交時的科研項目背景信息的提供，以減輕科研工作者匯交數據時的工作量。（4）建立安全管理協同機制。即建立檔案部門與科學數據管理部門在科學數據上的互備份機制，將檔案部門作為科學數據的異地離線備份地，將科學數據中心作為科研檔案的異地備份地，從而加強科研檔案和科學數據的安全管理。
五是建立協同管理平臺。有條件的單位可開發功能合一的管理平臺，實現科學數據和科研檔案管理平臺統一。已分別建有科學數據管理平臺和科研檔案管理平臺的單位，應實現平臺數據的互操作。對無法實現互操作的，實現互鏈接。全國制定統一的科技信息資源管理平臺功能規范。
作者單位：國家檔案局
