近年來，廣州市花都區各機關單位形成的電子文件日趨增多，對電子文件科學管理的需求日趨增大。為了落實花都區建設數字政府，加快政府職能轉變的要求，以規范電子文件歸檔和管理為抓手，大力提升花都區檔案信息化水平為保障，花都區國家檔案館持續推進花都區電子文件和電子檔案規范歸檔工作。
排除萬難 搭建橋梁
早期的花都區電子公文協同處理系統平臺與區電子檔案資源管理平臺各自承擔不同的業務功能，兩個系統的構建基礎的技術不同，無法在技術層面做到接口連接。2019年區電子公文協同處理系統平臺升級改造，區國家檔案館通過與原區政務服務中心提前溝通，成功將電子文件歸檔的接口協議提前介入新的政務系統平臺升級改造方案中。同時，區國家檔案館在財政資金緊張的情況下，投入27萬元對區電子檔案資源管理平臺進行升級改造，并于2020年將兩個系統成功無縫銜接，使各單位在政務系統中的電子文件實現了在線移交與接收。區國家檔案館按照國家、省、市電子檔案移交與接收的標準，在移交與接收的過程中，除接收電子文件的正文外，同步接收電子文件的元數據，包括在簽發、修改、審閱、處理等過程的流轉信息、修改痕跡和相關背景信息，實現了真正意義上電子檔案的接收與歸檔。
點亮燈塔 指引方向
目前，各單位對電子文件和電子檔案的管理存在不規范的情況，明確各單位電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及歸檔后電子檔案的保管、利用實行全過程管理與監控的責任至關重要。區國家檔案館與區檔案局共同制定《花都電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》《花都區文書類電子文件歸檔及整理指引》，健全建立全區電子文件歸檔和電子檔案管理制度，為開展全區電子文件的移交與接收工作指引方向，確保推進全區電子檔案接收工作常態化、規范化、切實增強新形勢下檔案工作服務經濟社會發展的能力。
試點先行 逐步推進
現階段，各機關單位對電子文件的管理存在各種復雜的情況，例如辦理電子文件過程中紙質文件、電子文件格式多樣、經辦流程分散等，區國家檔案館與區檔案局以試點單位為切入點，制定《花都區電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作方案》，組織試點單位參加培訓班，分步實施區政務系統的數據移交及電子檔案的整理歸檔工作。區檔案部門將持續關注試點單位的工作進度，共同研究解決在試行過程中出現的問題，并針對出現的問題設立臺賬、列出清單、探索經驗，逐步推進全區電子文件的歸檔與電子檔案規范管理。
