“十三五”時期，各級檔案部門和企業按照黨中央的決策部署和有關檔案事業發展的要求，在實踐中不斷探索提高企業檔案工作進一步圍繞中心、服務大局的能力和水平，形成了若干具有創新性的經驗和做法，對這些經驗和做法進行總結對于推進“十四五”期間的企業檔案工作具有重要的意義。
“十三五”期間企業檔案工作值得總結的經驗
1. 把制度建設作為推進企業檔案工作的先導
“十三五”期間，通過制度制定帶動了一系列工作開展。《金融企業業務檔案管理規定》的出臺開啟了金融業務檔案規范化管理的新局面。《會計檔案管理辦法》的修訂打破了傳統觀念，電子文件單套制歸檔在會計領域率先取得突破。《科學技術研究檔案管理規定》修訂完成和公布，是加強新形勢下科研檔案管理工作、實行科研檔案與科學數據協同管理的新開端。
2019年，立足于國有企業去產能、壓縮層級、降低管理成本、推進混合所有制改革等戰略部署，國家檔案局印發《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》，對在深化國有企業改革中如何加強檔案工作提出了一系列要求。文件的下發不僅使過去企業改革中檔案工作首先被邊緣化、弱化的情況得到有效遏制，而且各企業還通過改革加強了檔案工作，多家中央企業的檔案機構、人員設置得到加強，體制機制得到優化。2020年，中國寶武集團有限公司檔案部門由五級單位上升為總部的一級部門；中國石油天然氣集團有限公司成立了30多人組成的位列總部機構序列的檔案館；中國長江三峽集團有限公司成立集團直屬的檔案中心；中國兵器工業集團有限公司將中國兵器工業檔案館由二級單位調整為集團公司直管單位；中國中鐵股份有限公司等多家單位的檔案機構層級也有提升。結合“十三五”期間我國國有企業在資產與產權變動檔案處置工作中的實際問題，積極組織并推進《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》的修訂工作。繼續推進國家檔案局10號令的實施，95%的中央企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表通過國家檔案局審核，有50%的中央企業完成了60%以上下屬企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表審核。各企業基本做到檔案材料應收盡收、應歸盡歸，內容得到進一步豐富。
2. 標準規范體系完善促進了各有關工作的進展
企業檔案管理標準規范制定工作快速推進，有效地促進了有關工作的開展。《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《企業數字檔案館（室）建設指南》成為引導企業檔案工作數字化轉型的指導性文件，有力地促進了企業電子文件歸檔和電子檔案管理工作，有力地促進了企業數字檔案館（室）建設工作。《證券業務檔案管理規范》《財產保險業務檔案管理規范》的出臺標志著金融企業業務檔案管理在全國有了統一的規范，金融企業業務檔案管理標準規范體系已現雛形，使金融業務檔案工作更加規范。檔案服務外包管理標準體系基本形成，有效地促進了檔案服務外包工作的開展。以試點成果為基礎制定的《公務電子郵件管理規范》《產品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，解決了企業難度最大的也是兩個最為重點領域的電子文件歸檔技術難題。“十三五”期間，累計制（修）訂企業檔案管理標準規范9項，為企業檔案工作歷史上最多的5年。
3. 通過橫向合作更好地服務國家中心工作
國家檔案局中央檔案館、工業和信息化部共同主辦“不忘初心 奮發圖強——新中國工業檔案文獻展”，出版《檔案見證新中國工業》圖書。聯合有關部門規范電子會計憑證、公路通行費電子發票歸檔，開展電子海關專用繳書歸檔管理試點，選定一批企業開展業務系統電子文件歸檔試點的同時選定一批中小企業開展了電子發票電子化報銷、入賬、歸檔管理試點，形成典型經驗和做法，引領企業電子檔案管理工作朝單套制邁進，帶動和促進海關、稅務、銀行、保險、鐵路等領域多種電子票據的應用。不僅促進了電子商務發展，而且大大提高了行政管理效率，降低了企業經營成本，節約了社會資源。據京東商城介紹，僅2018年開具電子發票超14億張，節省打印耗材及相關人工成本約4億元。為配合供給側結構性改革，加強中央企業總部檔案處置工作，聯合國務院國有資產監督管理委員會，對河北、遼寧等6省120家中央企業的“僵尸企業”檔案處置工作進行督導，指導中央企業開展關閉、兼并、破產企業檔案處置工作。完成2012年以來總部發生兼并重組的14家央企檔案處置工作，累計處置檔案72.2萬卷、23.17萬件。除此之外，還與科技部共同推進科研檔案工作，取得重大進展。
4. 通過試點示范更好地服務國家經濟建設大局
在“十三五”期間，試點和示范兩種手段大量運用并取得很好效果。選定60家企業開展電子文件歸檔和電子檔案管理試點，已有35家完成試點，解決了39種業務系統的電子文件歸檔難題；選定35家企業開展數字檔案館（室）建設試點，19家完成試點建成了數字檔案館（室），形成的典型經驗帶動了全國企業數字檔案館（室）建設。
以示范為引領推動企業檔案工作創新發展。開展企業檔案資源開發利用優秀案例評選工作，累計評出一、二、三等獎共150項。企業檔案資源開發利用工作為“嫦娥四號”月球背面著陸、大飛機的研制、南京長江大橋維修、港珠澳大橋建設等重點產品研發和重點工程建設提供了有力支撐，得到了有關企業主要負責人關注。時任國家電網有限公司董事長寇偉專門對優秀案例評選進行了批示，這在國家電網有限公司檔案工作的歷史上還是第一次。
把握“十四五”時期企業檔案工作的“三個走向”
當前，企業檔案工作處于轉型發展、高質量發展的重要歷史時期，企業檔案工作要適應現代化經濟建設和推進國家治理體系和治理能力現代化的要求，加快走向依法治理、走向開放、走向現代化，為黨和國家中心工作服務，為人民群眾服務。
1. 貫徹走向依法治理的理念，進一步完善企業檔案治理體系
“十三五”期間的制度建設在企業檔案事業發展中起到了重要作用，意味著治理體系治理能力建設在企業檔案事業發展中的重要作用。“十四五”期間，要著眼于提高企業檔案工作治理能力和治理水平，進一步完善企業檔案規章制度和標準規范，把制度制（修）訂的重點放在與數字化轉型有關的制度上。各企業要根據本企業制度執行情況和國家層面的制度制（修）訂進展，及時對本企業已有檔案管理制度進行修訂，把缺項的檔案管理制度補充完善。落實好有關檔案檢查工作制度，加強企業檔案業務監督指導工作，創新企業檔案工作檢查方式方法，實現監督指導工作的信息化。在國家層面還要通過制度建設，研究具有國家和社會保存價值檔案的范圍，對上市公司、非公企業進行分類指導。要通過制度實施的檢查工作，督促有條件的大型企業集團建立檔案工作技術負責人制，設立檔案總監（總師）、檔案副總監（副總師）等崗位，為檔案工作融入業務提供體制機制保障。
2. 貫徹走向開放的理念，通過橫向合作尋找融入中心服務大局著力點
“十三五”期間，橫向聯合給予企業檔案工作融入中心服務大局的新機會。為此“十四五”期間要聯合科技主管部門、重大專項管理單位加強科研檔案工作，健全和完善政府預算支持科研項目檔案業務監督指導，做好科學數據的歸檔、開放共享及開發利用工作，使檔案工作更好地融入國家科技創新活動。服務好中小企業，聯合開發區管理部門通過建立云平臺提供檔案管理云服務，提升中小微企業檔案信息化水平。要聯合財政部門、標準工作歸口管理部門加強會計檔案標準規范建設，探索會計檔案管理新方法，降低會計檔案管理成本。要以會計信息利用需求為導向，探索會計檔案利用新渠道和新思路，使檔案工作的內容和技術拓展首先在會計領域取得突破，使會計檔案在企業經營管理和國家經濟建設中發揮更大的作用。通過案例征集工作，繼續推廣企業檔案信息資源開發利用的新技術、新途徑、新方法，使企業檔案工作更好地為改善營商環境和經濟發展服務。還要繼續配合國有資產監督管理部門做好資產與產權變動企業的檔案處置工作。配合國家“一帶一路”倡議的實施，進一步加強企業境外檔案工作的指導，制定境外企業檔案管理指南，建立境外檔案法律法規數據庫。
3. 貫徹走向現代化的理念，通過試點示范持續推進企業檔案工作的數字化轉型
“十三五”期間，試點示范為企業檔案工作更好地服務國家經濟建設大局起到了重要的作用。“十四五”期間，推進企業檔案工作數字化轉型，實現企業檔案工作對電子文件、企業數據等的管理，使企業檔案工作為企業的數字化轉型和發展提供更加優質高效的服務仍是工作的重點。為此，要繼續推進有關試點工作，已有的試點工作要由點及面，企業集團要從集團層面開展數字檔案館（室）建設、電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理試點。數字檔案館（室）建設試點要嘗試應用區塊鏈、大數據、工業數據管理等技術。要根據國家的部署，與有關部門聯合開展突發事件檔案專題數據庫建設試點，提升企業檔案工作在應急管理中的能力。各企業則要繼續堅持檔案工作融入主業、服務大局的原則，繼續深化電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理試點，在融入市場開拓、產品研發、業務數字化轉型、科技創新、供給側結構性改革、“走出去”戰略實施等方面有新的突破。繼續與有關部門合作，使電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理實施范圍由會計系統向管理系統、工程技術系統、科研項目管理系統等業務系統擴圍。尤其要配合國家實施電子會計憑證（電子發票等）電子化工作，進一步擴大電子會計資料電子化單套制歸檔的范圍。
作者單位：國家檔案局
