《證券業務檔案管理規范》（以下簡稱《規范》）（DA/T 79—2019）主要規定了證券業務檔案工作總則、管理體制、管理崗位職責，明確了在辦理證券業務活動中產生的具有保存價值的業務文件的整理、歸檔、保管、利用等要求和方法。由國家檔案局于2019年12月27日發布，2020年5月1日起正式實施。
編制背景
隨著我國經濟和資本市場的快速發展，證券行業的不斷擴容，相應證券業務檔案種類和數量也在急劇增長，證券業務檔案規范化管理需求日益強烈。然而，我國關于證券業務檔案規范化管理制度在該標準發布前僅有《金融企業業務檔案管理規定》及《證券公司客戶資料管理規范》等，這些制度規定主要是從宏觀層面進行規定的不夠細化，可操作性不強。據調研，全國主要證券公司業務檔案管理模式有分散、有集中，檔案管理范圍有廣有窄，管理水平參差不齊，甚至少數證券公司仍不清楚證券業務檔案管理該管什么和怎么管。在此背景下，有必要出臺更為詳細且具有可操作的規范標準，指導證券行業證券公司開展并加強證券業務檔案管理工作，提高證券行業檔案管理整體水平。
編制過程
2017年2月，國家檔案局經科司和國泰君安證券股份有限公司聯合成立標準起草小組（以下簡稱“起草小組”），并提交檔案行業標準制訂項目計劃書，2017年5月，項目被核準立項。2018年2—8月，起草小組通過充分了解證券行業證券業務檔案管理情況，收集相關素材，確定標準大綱，形成《規范》（初稿）。2018年9—10月，對《規范》（初稿）進行多次討論并修改，形成《規范》（征求意見稿），并在國家檔案局官網發布，向全國各地區、各部門征求意見，形成《規范》草案。2018年11月及2019年 4月，起草小組分別召開專家咨詢論證會，就修改后的《規范》草案進行討論完善，形成《規范》（送審稿）。2019年5月，《規范》（送審稿）通過國家檔案局專家評審會審議，起草小組基本采納專家意見后報檔案標準化委員會審查。2019年6月，《規范》（送審稿）通過全國檔案標準化委員會審議，并形成報批稿，報國家檔案局批準發布。2019年12月，《規范》由國家檔案局發布，并于2020年5月1日起正式實施。
《規范》自立項至國家檔案局正式發布，歷時2年多，經歷8次主要調研、論證，共計收到221條修改意見，易稿6次。
主要內容解讀
1. 術語和定義
(1) 證券業務檔案
結合證券公司主要經營業務內容，《規范》確定了證券業務檔案范圍，即包括但不限于經紀業務檔案、投資銀行業務檔案、證券投資業務檔案、場外市場業務檔案、信用業務檔案、資產托管與運營外包業務檔案。根據各類證券業務具體辦理內容，《規范》對每類證券業務檔案進行了定義，明確了證券業務檔案管理的客體范圍。
(2) 立卷
根據不同證券業務文件形成特點以及證監會對客戶檔案資料“一戶一檔”管理的專業要求，《規范》確定了兩種立卷方式，即按戶立卷、按類型（項目）立卷。前者是以客戶為單位，按戶組卷，原則上同一客戶形成的所有文件材料立為一卷；后者是以業務類型（項目）為單位，將同一業務類型（項目）形成的各種文件材料按時間順序組成具有有機聯系的案卷。
2. 總則
根據檔案工作的基本要求，《規范》提出了證券業務檔案管理工作的一般原則，明確證券業務檔案是維護證券公司和客戶利益的重要原始憑證，是證券公司業務檔案的重要組成部分，應納入證券公司檔案工作體系，實行集中統一管理。另外，須對證券業務檔案中記錄的客戶信息進行嚴格保密，以保護客戶權益。
考慮到近年來電子文件（檔案）大量產生，《規范》提出，在做好紙質載體證券業務檔案管理的同時，應將證券業務電子文件歸檔和電子檔案管理納入本單位信息化建設和檔案工作規劃、計劃，配備必要的人員、資金和設施設備，為證券業務電子文件歸檔和電子檔案管理提供保障。對于同時具有紙質和電子兩種載體的證券業務檔案，紙質檔案與電子檔案之間應在內容、相關說明及描述上保持有機聯系。對于服務軍工等項目時形成的涉密證券業務檔案，應參照國家相關安全保密規定管理。
3 .管理體制和管理崗位職責
《規范》提出證券業務檔案管理工作的管理體制，明確業務部門、檔案部門、信息技術部門的職責，對檔案人員提出要求，并提供檔案管理的參考模式。
證券公司應明確檔案工作的分管領導，設立專門檔案管理機構和崗位，配備專職檔案人員，各業務部門或機構應配備專兼職檔案人員。其中，業務部門人員應做好證券業務文件材料日常積累，并將業務文件及時向本部門專兼職檔案人員移交，然后由專兼職檔案人員定期向檔案部門歸檔。檔案部門負責對證券業務檔案工作進行統籌規劃，指導、監督業務機構業務文件的整理及歸檔工作，負責證券業務檔案的保管、利用、鑒定和銷毀工作。檔案部門應參與本單位業務系統的規劃、設計、開發等工作，提出業務電子文件歸檔需求，并對實現過程進行跟蹤，確保所形成電子文件能夠及時歸檔且符合電子檔案管理要求。信息技術部門須為證券業務檔案管理提供技術支持。
4. 證券業務文件的整理與歸檔
在證券業務文件的整理與歸檔方面，《規范》提出了證券業務文件歸檔范圍，并對業務文件的立卷、分類、排列、編頁、編目、編號、裝訂提出了基本要求。
歸檔范圍方面，《規范》明確在證券業務辦理及服務活動中直接形成的具有保存價值的業務文件均應收集、歸檔。為使標準更加具有指導性和可操作性，起草小組通過大量的調研整理及歸納匯總，形成了較詳細的資料性附錄——《證券業務文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，供證券公司參考。歸檔的證券業務文件應是正本。
在立卷方面，經紀業務和信用業務形成的文件材料以客戶材料為主，按照JR/T0110的要求，可采用按戶立卷的方式整理。投資銀行業務、證券投資業務、場外市場業務和資產托管與運營外包業務形成的文件材料可采用按類型(項目)立卷的方式整理。
在分類方面，證券業務文件材料可采用“業務類型—保管期限—年度—機構”或“保管期限—年度—類型(項目)”的方法進行分類。
在排列方面，按戶立卷整理的客戶資料文件，一般按材料形成時間排列。按類型(項目)立卷整理的業務文件，相同業務類型文件按時間先后結合文件重要程度進行排列。
在編頁方面，證券業務文件應以卷為單位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置編制頁碼。
在編目方面，證券業務文件應依據分類方案和排列順序，按照GB/T 11822相關規定編制卷內文件目錄、案卷目錄、備考表等。
在編號方面，可采用“全宗號—檔案門類代碼—年度—保管期限—機構代碼—業務類別號—案卷號”的檔號結構。
在裝訂方面，按戶立卷整理的，須按照“一戶一檔”要求將同一客戶材料逐一放入相應檔案袋內。按類型(項目)立卷的文件材料，可采用線繩等裝訂方式。
5. 證券業務檔案的保管
證券公司應依據證券業務檔案的載體選擇檔案存放設備，并設置與本單位檔案工作發展相適應的檔案庫房。無條件配置檔案庫房的證券公司，可委托具有相應資質的檔案保管外包服務機構代為保管。檔案庫房應符合GB/T 18894、DA/T 15和JGJ 25對各類檔案載體的保管要求。對于電子檔案，應進行在線存儲、近線備份和離線備份，保證證券業務電子檔案的安全、可靠。此外，檔案部門應每年對證券業務電子檔案進行可讀取性檢測與遷移。
6. 證券業務檔案的利用
為確保證券業務檔案信息安全，利用時應嚴格遵守登記和審批制度辦理相關手續。為保護檔案原件安全，已經采取電子檔案管理方式的，查閱證券業務檔案時，應優先查閱電子檔案。借出的檔案在歸還時，檔案人員應及時檢查，確保證券業務檔案為原件，如發生丟失、損壞、缺頁等情況，應依照相關規定追究有關人員責任。
7. 證券業務檔案的鑒定與處置
證券業務檔案鑒定是一項嚴謹的工作，應由分管領導、業務部門和檔案部門組成專門的檔案鑒定小組，根據本單位的檔案保管期限表定期對保管期限已滿的證券業務檔案進行鑒定，出具鑒定意見。對保管期限已滿、確無保存價值的業務檔案，要登記造冊，經分管領導審查批準后予以銷毀。證券業務檔案應送本行政區域保密部門指定的保密材料銷毀機構進行銷毀。銷毀檔案時，應有2人監銷、簽字，銷毀清單永久保存備查。對雖已到期，但未結清債權債務或有其他未了事項的證券業務檔案不得銷毀。
8. 證券業務電子文件歸檔與電子檔案管理
加強證券業務電子文件歸檔和電子檔案管理將是證券公司檔案工作重點工作之一，證券公司應對證券業務電子文件、電子檔案實施全程和集中管理，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性與安全性。業務系統應具備電子文件歸檔要求，支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數據，須按要求形成標準的歸檔數據封裝包，開發符合“四性”檢測要求的接口功能等。電子檔案管理系統應具備系統配置管理功能、電子檔案管理功能、安全管理功能、系統管理功能等，以滿足證券業務電子文件歸檔與電子檔案管理需要。證券業務電子文件歸檔與電子檔案管理具體要求按照GB/T 18894等相關規定執行。
作者單位：國泰君安證券股份有限公司
