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2020年8月20日，經(jīng)報(bào)國家檔案局同意，國家知識產(chǎn)權(quán)局印發(fā)了《商標(biāo)注冊檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。這是適應(yīng)商標(biāo)注冊便利化改革需要、提高商標(biāo)注冊檔案管理效能和管理水平的重要舉措，是做好新時(shí)期商標(biāo)注冊檔案工作的重要遵循。

中國商標(biāo)大樓外觀

制定背景

1987年，原國家工商行政管理局、國家檔案局印發(fā)了《商標(biāo)檔案管理暫行辦法》（以下簡稱《暫行辦法》），在規(guī)范和加強(qiáng)商標(biāo)檔案管理、促進(jìn)商標(biāo)管理工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展方面發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，商標(biāo)注冊檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等發(fā)生很大變化。為貫徹黨的十九大“強(qiáng)化知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、保護(hù)、運(yùn)用”的有關(guān)要求，推進(jìn)實(shí)施商標(biāo)注冊便利化改革，迫切需要對商標(biāo)注冊檔案的歸檔、保管、利用、銷毀等方面的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整和完善。同時(shí)，隨著商標(biāo)注冊管理信息化水平和精細(xì)化程度的日益提升，越來越多的商標(biāo)注冊文件材料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，《暫行辦法》已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展和管理需要，無法適應(yīng)新時(shí)期商標(biāo)注冊檔案工作需要，急需對其進(jìn)行修訂。

制定原則

《辦法》突出體現(xiàn)了以下4個(gè)方面的要求：一是深入貫徹落實(shí)黨的十九大精神，切實(shí)加強(qiáng)商標(biāo)注冊檔案的有效保護(hù)和利用；二是適應(yīng)商標(biāo)注冊便利化改革需要，提高商標(biāo)注冊檔案信息化管理水平；三是促進(jìn)商標(biāo)注冊檔案管理內(nèi)部治理，完善商標(biāo)注冊檔案管理的制度建設(shè)，有效保護(hù)商標(biāo)注冊檔案的真實(shí)、完整、有效和安全；四是科學(xué)界定商標(biāo)注冊文件歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，為實(shí)現(xiàn)檔案庫房空間良性循環(huán)的目標(biāo)做好制度保障。

主要內(nèi)容

《辦法》全文共18條，明確了制定目的和依據(jù)、商標(biāo)注冊檔案定義、管理體制、工作原則；規(guī)定了商標(biāo)注冊文件材料歸檔范圍、業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和檔案管理部門職責(zé)、歸檔要求、整理原則和方法，電子注冊文件歸檔要求；明確了商標(biāo)注冊檔案的保管和銷毀規(guī)定；規(guī)定了專用庫房要求、商標(biāo)注冊檔案保管期限、電子注冊檔案保管要求、保管期限屆滿檔案的鑒定和銷毀要求；規(guī)定了商標(biāo)注冊檔案的開發(fā)和利用制度、檔案服務(wù)外包、保密原則和處分規(guī)定；規(guī)定了商標(biāo)局可制定具體工作規(guī)程、施行時(shí)間。

一些關(guān)鍵點(diǎn)

工作中，要特別注意把握好以下幾個(gè)問題。

1. 適用范圍

《辦法》明確了商標(biāo)注冊檔案是指在商標(biāo)注冊申請、異議、撤銷、復(fù)審、無效等過程中形成的具有保存和利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。商標(biāo)注冊檔案包括注冊申請及后續(xù)、商標(biāo)異議、商標(biāo)撤銷、商標(biāo)復(fù)審、商標(biāo)無效和其他類檔案。實(shí)踐中，《辦法》具有廣泛的社會指導(dǎo)意義。《辦法》規(guī)定了商標(biāo)注冊檔案收集、整理、歸檔、保管和提供利用的要求和方法，為企業(yè)和社會組織加強(qiáng)內(nèi)部商標(biāo)注冊檔案管理提供了參考。參照《辦法》有關(guān)規(guī)定，企業(yè)和社會組織可以建立內(nèi)部商標(biāo)注冊檔案管理工作制度，完善管理工作體系，將其商標(biāo)注冊檔案作為企業(yè)或社會組織檔案中一個(gè)重要組成部分，做好收集、整理、歸檔、保管、檢索和提供利用等工作，助力企業(yè)加強(qiáng)商標(biāo)注冊、運(yùn)用、管理和保護(hù)。

2. 商標(biāo)注冊文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限

《辦法》將商標(biāo)注冊文件材料歸檔范圍按業(yè)務(wù)類型和保管期限歸納分類，充分考慮了歷史和現(xiàn)實(shí)因素，吸納了商標(biāo)局各業(yè)務(wù)部門意見，全面反映了商標(biāo)專用權(quán)確立和保護(hù)情況。《辦法》明確商標(biāo)注冊檔案保管期限分為永久和定期兩種。

3. 直接反映商標(biāo)專用權(quán)確立和變化的文件材料劃為永久保存

保管期限表中永久保存的商標(biāo)注冊檔案比重較大，商標(biāo)專用權(quán)期限具有特殊性，按照我國商標(biāo)法律法規(guī)，注冊商標(biāo)的有效期為10年，商標(biāo)專用權(quán)人可以通過申請續(xù)展不斷延長有效期。另外，商標(biāo)承載著企業(yè)的商譽(yù)，具有歷史再現(xiàn)性，尤其是一些老商標(biāo)，是當(dāng)時(shí)社會發(fā)展的真實(shí)記錄，其商標(biāo)注冊檔案是研究當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展的重要依據(jù)，對再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌具有重要意義和保存價(jià)值。

4. 將商標(biāo)專用權(quán)確立過程中某環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料劃為定期保存

比如，案件類證據(jù)材料是在商標(biāo)專用權(quán)確立過程中產(chǎn)生的，短期內(nèi)有調(diào)卷備查或應(yīng)訴需要，將案件類證據(jù)材料保存5年、10年能夠滿足調(diào)卷和應(yīng)訴需求。通過對商標(biāo)局近兩年案件類檔案的調(diào)卷次數(shù)和利用目的進(jìn)行摸底分析，將駁回復(fù)審案件證據(jù)材料保管期限劃定為5年，將其他復(fù)雜案件證據(jù)材料保管期限劃定為10年，能夠滿足調(diào)卷備查需要。按照《中華人民共和國商標(biāo)法》規(guī)定，當(dāng)事人對商評委的決定不服的，自收到通知之日起30日內(nèi)可以向人民法院起訴，如果駁回復(fù)審等案件進(jìn)入應(yīng)訴環(huán)節(jié)，則需等到生效的法院判決才能作出最后裁定，商標(biāo)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門在全部流程結(jié)束后將相關(guān)材料移交歸檔，5年、10年保管期限可以滿足應(yīng)訴需要，而且留有足夠余量。

5. 商標(biāo)注冊檔案工作的職責(zé)分工

1987年的《暫行辦法》沒有明確各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)部門，不利于具體工作中商標(biāo)注冊文件材料的收集和整理。由于業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門更加熟悉自己的工作業(yè)務(wù)和文件的形成、處理過程，清楚哪些材料需要?dú)w檔，由他們進(jìn)行收集歸檔更能確保文件材料的完整性和實(shí)效性。這次修訂確立的“誰形成，誰整理”原則，明確了各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，要求商標(biāo)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)商標(biāo)注冊文件材料的收集、整理、歸檔工作，對商標(biāo)注冊檔案的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。商標(biāo)注冊檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對文件材料進(jìn)行收集、整理，同時(shí)負(fù)責(zé)商標(biāo)注冊檔案接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。這對企業(yè)和社會組織規(guī)范內(nèi)部商標(biāo)注冊檔案管理也具有重要指導(dǎo)意義。

《辦法》還明確了收集整理要求、原則、方法、流程以及歸檔質(zhì)量要求等。從檔案管理工作實(shí)際來看，明確責(zé)任主體和工作要求有利于檔案材料收集齊全完整，有利于提高檔案案卷質(zhì)量，有利于劃定明確的責(zé)任界線，有利于檔案管理部門集中精力更好地做好檔案利用服務(wù)工作。

6. 電子商標(biāo)注冊檔案的管理

《辦法》適應(yīng)了商標(biāo)注冊檔案信息化發(fā)展需要，規(guī)范了電子商標(biāo)注冊文件的歸檔與管理，有利于確保電子商標(biāo)注冊檔案真實(shí)、完整、可用和安全，有利于維護(hù)歷史記錄原貌，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)與利用。要特別把握以下幾個(gè)方面：一是商標(biāo)注冊檔案定義規(guī)定的“各種形式和載體”包括電子商標(biāo)注冊檔案。二是《辦法》規(guī)定了電子商標(biāo)注冊文件歸檔要求。電子文件、電子檔案自身具有一定特殊性，包括電子數(shù)據(jù)容易被修改、格式轉(zhuǎn)換需保持可讀性、為保證存儲安全需進(jìn)行備份等，因此，前端控制是電子文件管理的重要環(huán)節(jié)。將電子文件歸檔要求前移到生命周期的最前端是實(shí)現(xiàn)電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的客觀要求，是電子檔案發(fā)揮法律憑證作用的有效保障。《辦法》明確要求電子商標(biāo)注冊文件要按照要求的格式存儲，以確保電子文件的有效讀取。明確了存儲要求，有助于確保電子商標(biāo)注冊文件的安全性。三是《辦法》規(guī)定了電子商標(biāo)注冊檔案保管要求。《辦法》對電子商標(biāo)注冊檔案存儲條件和方式提出具體要求。由于建立符合電子商標(biāo)注冊檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)電子商標(biāo)注冊檔案規(guī)范化管理的前提條件，因而，電子商標(biāo)注冊檔案管理應(yīng)將技術(shù)控制手段和管理流程環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，保障電子商標(biāo)注冊檔案在遷移、動(dòng)態(tài)管理、離線存儲過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲的完整性，保障電子商標(biāo)注冊檔案信息不被非法篡改。

作者單位：國家知識產(chǎn)權(quán)局商標(biāo)局、國家檔案局