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日前，廣州市地方技術(shù)規(guī)范《電子檔案移交與接收技術(shù)規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）正式實(shí)施。《規(guī)范》根據(jù)國家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》的要求和國家檔案局組織的電子檔案接收試點(diǎn)工作實(shí)踐，結(jié)合廣州市的實(shí)際，規(guī)定了在廣州市范圍內(nèi)統(tǒng)一電子檔案移交與接收的數(shù)據(jù)要求（包括目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)要求）、存儲結(jié)構(gòu)要求和工作要求等，規(guī)范了電子檔案移交與接收流程，提高移交與接收電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性，推進(jìn)電子檔案的長期有效保存。《規(guī)范》由廣州市檔案局提出，廣州市標(biāo)準(zhǔn)化研究院起草，適用于廣州市各檔案移交單位與廣州市各級國家檔案館進(jìn)行非涉密文書類電子檔案的移交與接收。

2012年2月，國家檔案局轉(zhuǎn)發(fā)國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室《關(guān)于開展電子文件管理試點(diǎn)工作的通知》，將廣州等6個省市定為全國電子檔案移交與接收工作試點(diǎn)單位。2012年6月，廣州市科技和信息化局印發(fā)《關(guān)于廣州市電子檔案移交與接收試點(diǎn)建設(shè)方案審核的意見》，意見明確提出了“制定電子檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)在廣州設(shè)立4個試點(diǎn)單位進(jìn)行電子檔案業(yè)務(wù)流程和規(guī)范化的移交與接收”。

2013年，《規(guī)范》編制工作全面啟動，廣州市檔案局和廣州市標(biāo)準(zhǔn)化研究院經(jīng)過廣泛調(diào)研、征求意見、起草標(biāo)準(zhǔn)直至最終形成報批稿，無不遵循科學(xué)民主的原則，期間召開多次業(yè)務(wù)研討會及專家論證會，廣泛征求相關(guān)政府部門、檔案館和其他主要立檔單位的意見，充分聽取社會各界，包括高等院校、行業(yè)協(xié)會和檔案信息用戶代表對《規(guī)范》的建議，多方探討、反復(fù)修改，保證《規(guī)范》的權(quán)威性、科學(xué)性、適用性和可操作性。

《規(guī)范》實(shí)施解決六大關(guān)鍵問題：一是解決廣州市各單位移交、存儲電子檔案不規(guī)范的問題，完善檔案工作體系建設(shè)，保證電子檔案質(zhì)量，使檔案更好地為政府部門決策提供資政服務(wù)，為社會公眾提供檔案查詢服務(wù)。二是解決廣州市檔案數(shù)據(jù)沒有被完整、有序、順利地移交和存儲的問題。三是解決應(yīng)歸檔單位產(chǎn)生的電子文件格式不統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)沒有科學(xué)封裝、不利于長期保存的問題。四是解決電子檔案移交與接收流程以及對各流程技術(shù)要求不夠完善的問題。五是解決電子檔案移交難、管理難的問題。六是解決移交與接收的電子檔案準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性不高的問題。

《規(guī)范》呈現(xiàn)了兩大創(chuàng)新點(diǎn)。一是《規(guī)范》創(chuàng)新性地給出了電子檔案準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性檢驗(yàn)方法。二是《規(guī)范》將目前普遍使用的“數(shù)字簽名”技術(shù)和廣泛使用XML電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝技術(shù)應(yīng)用在電子檔案移交、接收和保存工作上。

《規(guī)范》的發(fā)布實(shí)施具有重大現(xiàn)實(shí)意義，一是適應(yīng)新文檔資源系統(tǒng)的需求。對新系統(tǒng)的檔案資源管理編碼、數(shù)據(jù)包、元數(shù)據(jù)、安全、接口、歸檔流程等提出了更科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊螅c實(shí)際需求相吻合。二是為移交方和承建單位提供技術(shù)支撐，規(guī)范了電子檔案數(shù)據(jù)從制作→移交→接收全過程的技術(shù)要求，對未安裝該系統(tǒng)的單位提供技術(shù)支撐和參考，填補(bǔ)了檢驗(yàn)項(xiàng)目和檢驗(yàn)方法的空白，提高數(shù)據(jù)信息的完整性、有效性和可靠性，為廣州市電子檔案信息系統(tǒng)承建單位提供指導(dǎo)。三是滿足紙質(zhì)檔案長期保存和電子檔案公開最大化的需求。迎合電子檔案在未來發(fā)展的主流，減少取閱、復(fù)印紙質(zhì)文檔的次數(shù)，縮短查找檔案文件的時間，減小對紙質(zhì)原文件的損害，降低檔案管理成本和有利于紙質(zhì)檔案的長期保存；有利于檔案的公開，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)信息公開和資源共享。