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檔案鑒定理論是對(duì)檔案價(jià)值規(guī)律和檔案鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)的理論總結(jié)和科學(xué)提煉，對(duì)鑒定實(shí)踐具有普遍的指導(dǎo)意義。而企業(yè)檔案工作比較重視檔案資料收集工作，檔案只進(jìn)不出，鑒定工作滯后，因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案鑒定工作具有重要意義。本文從國(guó)內(nèi)外主要檔案鑒定理論出發(fā)，結(jié)合我國(guó)企業(yè)檔案工作實(shí)際，論述檔案鑒定理論在企業(yè)檔案工作的實(shí)踐運(yùn)用。

國(guó)內(nèi)外主要檔案鑒定理論

1.年齡鑒定論

1901年，德國(guó)檔案學(xué)家邁斯奈爾提出了年齡鑒定論。他的檔案鑒定原則包括：事關(guān)檔案存毀的決定必須當(dāng)機(jī)立斷；必須避免極端行為，既不要過(guò)于謹(jǐn)慎，也不要過(guò)于隨便；不要以抽象概念作為價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)；高齡案卷應(yīng)當(dāng)受到尊重，為暫時(shí)目的使用的案卷在目的達(dá)到后應(yīng)當(dāng)銷毀；一個(gè)永久性機(jī)構(gòu)成立經(jīng)過(guò)的案卷應(yīng)當(dāng)保存。年齡鑒定論以檔案形成時(shí)間為主要鑒定標(biāo)準(zhǔn)，在檔案界引起了很大反響，具有開(kāi)創(chuàng)性意義。他第一次提出了“高齡案卷應(yīng)當(dāng)受到尊重”的著名思想，這使歷史檔案得以妥善存留。同時(shí)，他提出了較為系統(tǒng)的鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建了一個(gè)鑒定理論體系，在理論和實(shí)踐上均是一次重大突破。

2.職能鑒定論

20世紀(jì)二三十年代，波蘭檔案學(xué)家卡林斯基接受并發(fā)展了邁斯奈爾鑒定理論，提出了更具操作性的鑒定理論和標(biāo)準(zhǔn)，其理論核心是“職能鑒定論”，即檔案文件的價(jià)值取決于產(chǎn)生機(jī)關(guān)的職能及其在政府機(jī)關(guān)體系中的等級(jí)地位。他認(rèn)為應(yīng)按照文件形成機(jī)關(guān)在政府機(jī)構(gòu)體系中的地位和職能的重要性，來(lái)確定檔案文件的價(jià)值及保管期限。

3.行政官員決定論

1922年，英國(guó)檔案學(xué)家詹金遜在《檔案管理手冊(cè)》中闡述了行政官員鑒定觀。他認(rèn)為檔案鑒定應(yīng)由行政官員自行決定，檔案人員不參與文件鑒定。因?yàn)槲募切姓顒?dòng)和事務(wù)處理的原始證據(jù)，不能允許后來(lái)的加工整理者進(jìn)行人為于預(yù)，否則文件的原始證據(jù)性就會(huì)遭到損害。這一思想存在一定的局限性，主要表現(xiàn)在：行政官員難免會(huì)出于個(gè)人目的而刻意剔除、銷毀甚至編造于己不利或有利的文件，不利于維護(hù)檔案的原始證據(jù)性；排斥檔案人員參與鑒定不利于保證檔案的總體質(zhì)量；排斥檔案人員參與鑒定也不利于檔案價(jià)值的充分發(fā)現(xiàn)與實(shí)現(xiàn)。

4.文件雙重價(jià)值論

1956年，美國(guó)檔案學(xué)者謝倫伯格在其代表作《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》中系統(tǒng)地闡述了：公共文件具有兩種不同的價(jià)值，一是對(duì)形成機(jī)關(guān)的第一價(jià)值（包括行政管理價(jià)值、法律價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值和科技價(jià)值等）；二是對(duì)其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的第二價(jià)值（包括證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值）。與行政官員決定論相比，雙重價(jià)值論具有明顯的進(jìn)步與深刻之處。它避免了鑒定的片面性，有利于全面發(fā)現(xiàn)檔案的歷史價(jià)值，反映出歷史檔案與現(xiàn)行文件的密切聯(lián)系。同時(shí)，是把檔案價(jià)值根據(jù)不同需求主體區(qū)分為兩種形態(tài)，使認(rèn)識(shí)更加深入。

5.我國(guó)的檔案鑒定原則：本位原則

和寶榮教授以檔案室歸檔實(shí)踐為基礎(chǔ)，提出了富有中國(guó)特色的檔案鑒定法則——“本位原則”：(1)“為我”性。即以我為主，在檔案客體既定的情況下，鑒定的關(guān)鍵問(wèn)題是主體及主體需要。檔案價(jià)值鑒定，往往考慮“為我用”價(jià)值，把“為我”性放在首位。(2)“兼顧”性。本位為主，同時(shí)兼顧社會(huì)需要。其檔案價(jià)值的走向是從第一價(jià)值走向第二價(jià)值，即從本位走向社會(huì)，本位在開(kāi)展鑒定時(shí)，要把本位的需要放在整個(gè)社會(huì)需要中去分析，衡量和評(píng)價(jià)。(3)多樣性。本位原則，意味著尊重檔案價(jià)值的獨(dú)特性、多樣性，因?yàn)楸疚坏男枰嵌鄻踊模疚灰簿哂卸喾N多樣的個(gè)性，承認(rèn)因本位多樣性的需要而存在檔案價(jià)值的多樣性，那么在鑒定檔案時(shí)，要牢牢把握本位具體特征，對(duì)具體問(wèn)題作具體分析，全面深入地認(rèn)識(shí)檔案的自身價(jià)值。

檔案鑒定理論在企業(yè)檔案工作中的實(shí)踐運(yùn)用

1.企業(yè)檔案工作特點(diǎn)

企業(yè)檔案鑒定工作的中心在檔案室，重點(diǎn)在歸檔鑒定。我國(guó)檔案鑒定從組織上看分為3個(gè)層次：第一層次，在文件立卷歸檔之時(shí)，由文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行的，這是文件歷程中最重要的一次鑒定，整個(gè)檔案鑒定的基礎(chǔ)就是在此時(shí)奠定的，因?yàn)榇藭r(shí)既要對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件進(jìn)行剔除，又要對(duì)有保存價(jià)值的文件劃分保管期限，并據(jù)此分別立卷；第二個(gè)層次是當(dāng)案卷保存期滿，尤其是將移交檔案館之前，在機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行的，主要內(nèi)容是對(duì)立卷歸檔確定的保存期限進(jìn)行復(fù)查；第三個(gè)層次是在檔案館中進(jìn)行的，一般是屬于定期復(fù)查的性質(zhì)，對(duì)保存期不妥的檔案進(jìn)行調(diào)整以至銷毀。這3個(gè)層次鑒定第一層次最為重要，后兩個(gè)層次的鑒定實(shí)際上只是對(duì)第一層次的鑒定起著修正和補(bǔ)充作用。所以說(shuō)，選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，通過(guò)科學(xué)的鑒定，才能把有價(jià)值的文件轉(zhuǎn)為不同保管期限的檔案，使企業(yè)的知識(shí)信息精華得到有效保存。

2.行政官員決定論的實(shí)踐運(yùn)用

歸檔鑒定一般由歸檔單位領(lǐng)導(dǎo)核定檔案的存留及保管期限。在李和平主編的《〈企業(yè)檔案工作規(guī)范〉實(shí)施指南》（以下簡(jiǎn)稱《指南》）一書(shū)中明確指出：“企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員的檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。”這一條界定了檔案鑒定的主體，包括主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門。這條正是行政官員決定論與職能鑒定論較好的融合運(yùn)用。一方面為保證鑒定準(zhǔn)確、去留無(wú)誤，在制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)之前，要成立檔案鑒定工作小組。另外，要求根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范性文件，梳理本單位各部門職責(zé)，制訂鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定的程序和方法。這樣制訂的歸檔范圍條款更細(xì)、更具體、更明確，操作性更強(qiáng)，更適合各部門實(shí)際情況，能夠有效避免各部門之間的重復(fù)歸檔。

3.雙重價(jià)值論的實(shí)踐運(yùn)用

企業(yè)檔案是國(guó)家檔案全宗中的重要組成部分，所以也要考量檔案的社會(huì)價(jià)值。《指南》中指出：“檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。”這一條中就包含了雙重價(jià)值理論：即現(xiàn)實(shí)的工作考查、憑證等實(shí)用價(jià)值以及歷史研究?jī)r(jià)值。檔案的使用價(jià)值是由檔案的內(nèi)容及其滿足利用者需要的程度所決定的，文件歸檔鑒定是否正確、科學(xué)，最終要由檔案利用實(shí)踐來(lái)驗(yàn)證。但當(dāng)前利用率低的檔案不一定就沒(méi)有價(jià)值，一段時(shí)間后，有的檔案則會(huì)顯現(xiàn)出利用價(jià)值。

4.“以我為主”原則的實(shí)踐運(yùn)用

選擇本單位形成的文件材料作為歸檔重點(diǎn)。目前在企業(yè)實(shí)際工作中，往往只注意到留存有正式編號(hào)的“紅頭”文件，對(duì)于一些沒(méi)有經(jīng)過(guò)登記編號(hào)文件及內(nèi)部文件不注意留存，如領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上的講話稿、各種會(huì)議記錄、重要的專題調(diào)研材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。而這些往往正是反映本部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的主要文件，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)保存。否則一旦在歸檔時(shí)被剔除，無(wú)法從其他途徑彌補(bǔ)。所以，《指南》寫(xiě)到：“突出‘以我為主’原則，從反映企業(yè)主要職能和重要活動(dòng)以及維護(hù)企業(yè)歷史面貌的角度出發(fā)，準(zhǔn)確地確定企業(yè)檔案的保管期限。”企業(yè)歸檔工作堅(jiān)持“以我為主”的具體做法是：要求一個(gè)立檔單位即一個(gè)全宗的檔案內(nèi)部由本企業(yè)產(chǎn)生的文件材料為主，以上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件材料為輔，以本企業(yè)的中心工作為主干線來(lái)收集、整理、鑒定歸檔文件材料。“以我為主”并非“上下砍光”，與本單位有關(guān)聯(lián)的文件也要適當(dāng)留存。

企業(yè)檔案鑒定工作的趨勢(shì)

1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)向更利于實(shí)際程序化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展

愈早的鑒定體系，其標(biāo)準(zhǔn)愈抽象，鑒定人員難以把握。邁斯奈爾的鑒定標(biāo)準(zhǔn)雖然使檔案鑒定工作開(kāi)始擺脫純經(jīng)驗(yàn)操作階段，但是標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于粗糙。卡林斯基的職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)繼承和發(fā)展了邁斯奈爾的鑒定思想，而且更具操作性，但是沒(méi)有具體的文件處置一覽表，更談不上文件保管年份的細(xì)分，因此具體操作時(shí)鑒定者還是難以掌握。為了避免在檔案前期鑒定中的主觀性，立檔單位必須以國(guó)家規(guī)范性文件為依據(jù)，在細(xì)致周密梳理本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)范圍及各部門職責(zé)基礎(chǔ)上，科學(xué)制定出本單位統(tǒng)一的、具有可操作性的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，并在征求各部門及有關(guān)專家的意見(jiàn)、進(jìn)行充分論證后方可施行。

2.鑒定成為檔案優(yōu)化的主要措施

檔案優(yōu)化是指館藏量與信息量的最佳比例關(guān)系，即在最低限度館藏量的情況下，保存最大限度的必要信息量。隨著現(xiàn)代文件的數(shù)量日益膨脹，許多國(guó)家檔案館在探索如何有效地控制進(jìn)館數(shù)量并確保館藏質(zhì)量的問(wèn)題。檔案優(yōu)化就是在這種背景下提出的。于是，檔案鑒定與檔案優(yōu)化直接聯(lián)系起來(lái)了，無(wú)論是比例鑒定法、選樣保管法，還是通過(guò)文件管理加快對(duì)現(xiàn)行文件的處置、或者限制進(jìn)館等，這些措施事實(shí)上都是鑒定本身。

3.效益標(biāo)準(zhǔn)日顯作用

檔案保管需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，有很多方面的費(fèi)用支出，如保存空間、裝具、人力等。檔案鑒定人員在判定檔案價(jià)值時(shí)必須考慮保管費(fèi)用因素。陳兆、和寶榮兩位教授根據(jù)實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出了必須研究保存效益的觀點(diǎn)，認(rèn)為只有“當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的利益，超過(guò)因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，才具有保存價(jià)值”。馮惠玲和何嘉蓀教授也持同樣的觀點(diǎn)，馮惠玲教授認(rèn)為：“任何一個(gè)社會(huì)、任何一個(gè)國(guó)家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財(cái)力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久。”

鑒定標(biāo)準(zhǔn)是在現(xiàn)有的客觀現(xiàn)象和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上深入分析、研究之后，歸納、提煉出來(lái)的一般性規(guī)律認(rèn)識(shí)，應(yīng)隨著社會(huì)的發(fā)展不斷充實(shí)、發(fā)展和驗(yàn)證。