今年以來，舟山市在定海區試點打造智慧檔案云綜合利用平臺，啟動檔案館室一體化利用服務集成平臺建設，將婚姻、戶口遷移等7大塊民生檔案數據掛接到檔案利用服務平臺，目前已完成35家全宗單位28.6萬條室館異地民生檔案數據上傳，11個街道已全部實現異地查詢。未來將在全市鋪開，并直接到社區就能完成查詢。
按“先集中統一保存，再逐步規范管理”的原則，依托政務外網搭建一個對全市各單位電子檔案信息產生、存儲、管理、歸檔、集中、中轉、發布、進館等全過程進行管理的軟硬件平臺系統，實現全市檔案數據的統一指導、集中保存、共享服務。一是以市政務外網為通道，構建檔案館室一體化利用服務集成平臺網絡構架，開通檔案館數字檔案管理平臺，完成市檔案館與縣檔案館、檔案館與基層檔案室之間銜接貫通，實現一步到位的網絡全程管理。二是設立在線指導、在線接收、在線查詢、在線答疑等功能，加強館際和館室之間區域間檔案信息化均衡發展。三是統一標準，統一軟件，齊全設施，一體化管理，規范工作流程，完善數據庫建設，暢通信息渠道。四是通過集成，建立檔案館為點，各基層單位檔案室為面的分布式管理，大容量儲存，高密度整合，形成全市目錄、全文、多媒體三個大型檔案信息基礎數據庫，有效加快全市“智慧檔案”建設進程。
定海檔案館作為館室一體化利用服務集成平臺建設試點單位，對若干年的檔案利用情況進行統計分析，得出結論：來檔案館查閱檔案的人員中，普通群眾占了大部分；在查閱的檔案中，涉及婚姻、戶口遷移、土地、山林權屬、精簡下放等與群眾生產生活密切相關的檔案占了大部分。基于這個結論，定海檔案館在加快館藏檔案數字化進程的基礎上，以提高檔案工作服務普通群眾水平為目的，選取群眾查閱頻率高的館藏婚姻、戶口遷移、土地征用、山林承包、精簡下放等七大塊民生檔案為對象，優先開展檔案數字化工作。
數字化檔案范圍確定后，進入了實施階段。在制作的方式上，定海檔案館進行了多次探討、權衡。最終考慮到設備、技術、人員等實際情況，將數字化工作以項目的形式，委托專業數據制作公司來完成。由公司自帶設備、技術、人員，定海檔案館提供場地，開始檔案數字化工作。期間，就制作的細節問題，包括目錄內容、圖像掃描分辨率、圖像壓縮格式等技術參數的確定，多次進行指導，向省、市檔案局的專家咨詢，反復與制作公司探討，確立了一套要求比較高的數字化方案。目前，定海區完成數字化量約占館藏應數字化量的85%，并將35家全宗單位28.6萬條室館異地民生檔案數據上傳掛接到檔案利用服務平臺。
舟車勞頓，跑好幾個館才能查到需要的檔案，這是過去許多市民在查檔中常常遇到的“糟心事兒”，尤其小島上的居民，更覺得麻煩。將檔案館搬到“家門口”，成為舟山市市民的期待。
智慧檔案云綜合利用平臺的搭建，實現了各檔案館之間、檔案館和鄉鎮街道檔案室之間的資源共享，未來將在全市范圍內鋪開。
下一步檔案數據還將返回到立檔單位下屬的社區，市民只要直接到社區就能完成查詢，并開具有效證明，真正實現‘家門口’查檔。
隨著數字化、網絡化、信息化深刻影響著人們的生活，更新檔案管理方式也成為新時期檔案館建設的課題。今年下半年，市檔案局向各縣（區）檔案局及市屬部門推廣應用，海島鄉鎮（街道）在年底前基本實現遠程查閱本鄉鎮已進館檔案。“十三五”末，通過手機APP、微信、固定電話等方式查檔也將實現。
