2018年，南京市檔案局針對新形勢下機關檔案工作中突出問題，強化檔案業務指導服務效能建設，推出“業務指導服務日活動”等工作舉措，改進和優化檔案業務指導的內容形式，加大對基層檔案室和檔案員的培訓指導力度，通過與檔案員面對面交流釋疑解惑，協助檔案室結合本單位實際補齊檔案工作短板，促進全市機關團體和企事業單位檔案工作規范化建設水平不斷提升，得到各有關單位和檔案員的普遍歡迎。
重心下沉，確保進館范圍內各單位檔案業務指導工作全覆蓋。目前，南京市檔案館230余家進館單位中，有半數是近年來新納入進館范圍的各單位所屬機構，存在著檔案人員業務能力不足，檔案基礎設施薄弱、檔案工作規范化建設水平較低等問題。為了加強對各單位檔案工作的指導力度，市檔案局于2017年底推出“檔案業務指導服務日活動”，在做好網絡線上指導服務的同時，要求業務指導工作全體同志每周至少抽出一天時間，深入一家單位或所屬機構的檔案室，具體協助解決一到兩個文件材料保管期限劃分、全宗卷管理、數字檔案室系統應用等業務實際問題，做到教透教會。活動開展以來累計現場指導人次和總天數較往年同期上升約30%。一位機關檔案員說：“電話、網上指導雖然便捷，但業務指導人員還是應該多到實地來，這樣才能發現細節問題，及時給予指導幫助。”
突出重點，有的放矢的優化檔案業務指導內容形式。在提高業務指導人員自身能力的基礎上，市檔案局根據當前機關檔案室的工作特點，梳理總結基層檔案工作的重點難點問題，提出“五訪”“五看”的服務要求。“五訪”，是指新上崗檔案員所在單位必訪，檔案行政執法檢查對象單位必訪，去年檔案業務年檢存在問題的單位必訪，參加省級檔案工作規范化建設的單位必訪，新建或檔案庫房搬遷的單位必訪。“五看”，一看檔案室文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制修訂情況，二看全宗卷建設情況，三看當年歸檔文件和各門類檔案收集整理情況，四看省市有關規范性文件的貫徹執行情況，五看檔案實體和信息安全管理情況。通過優化和改進指導服務的內容形式，進一步增強對機關檔案工作指導的系統性、適用性、時效性，將建設水平較低、基礎工作薄弱的檔案室作為走訪重點，給予及時有針對性的指導，補差補短，幫助檔案員盡快掌握業務知識技能，有效提高了全市機關檔案室整體工作水平。
加強整改，認真解決業務指導過程中的反饋問題。在業務指導過程中，市檔案局要求工作人員對每個單位的走訪情況都建表登記，及時總結和梳理各單位反饋的意見建議，發現問題，落實責任，有效整改。針對一些新上崗檔案員對2016年江蘇省檔案局新歸檔文件整理規則實施細則的疑問和指導需求，市檔案局通過近三個月的策劃和拍攝，推出歸檔文件整理微視頻，以生動簡明的方式向檔案員介紹文件材料的整理方法，受到各單位檔案員的好評，也在一定程度上緩解了業務指導人手不足的問題。通過指導服務日活動，更重要的是與各單位分管檔案工作的領導建立了工作聯系。特別是各單位所屬機構，單位分管領導親自聽取工作意見反饋，采取措施，為加強和改進機關檔案工作提供了有力的人財物保障。如南京市各民主黨派機關受環境制約，多年來沒有獨立的檔案室，檔案室基礎建設特別是庫房條件非常薄弱，檔案安全管理存在重大隱患。通過集中的登門指導和跟蹤服務，得到各黨派駐會主委和辦公室主任的全力支持，先后建設了獨立的檔案庫房，從根本上解決了檔案的保管條件問題，加快了各單位檔案工作規范化建設進程，收到了良好成效。
