為深入貫徹《電子檔案管理辦法》，加速推進電子檔案單套管理與工程建設項目全生命周期數字化，廣東省廣州市城市建設檔案管理機構聚焦建設項目檔案管理效能提升，以房屋建筑工程竣工聯合驗收為突破口，率先實現建設項目電子竣工圖跨部門共享歸檔。此舉優化了檔案管理流程，提升了政務服務效能，有效降低了社會成本，為工程檔案數字化轉型提供了可復制的“廣州方案”。
一圖到底：電子竣工圖跨部門直接歸檔
廣州市城市建設檔案管理機構秉持電子文件“前端控制、全程管理”的理念，與廣州市住建部門緊密協同，打破信息壁壘，以項目立項代碼和聯合驗收意見書文號作為統一標識，以建設項目竣工圖歸檔信息包為載體，成功貫通竣工圖審圖系統、工程建設項目聯合審批系統與電子檔案管理系統。通過建立標準化的數據通道，實現了電子竣工圖從審圖到歸檔環節的無縫流轉，從源頭上保障了檔案的真實性、可靠性。
雙軌護航：電子檔案“四性”全程有保障
為確保電子檔案長期可用，廣州市城市建設檔案管理機構制定了“機檢+人檢”的雙軌檢測方案。在電子竣工圖傳輸、接收、歸檔等關鍵環節，綜合運用完整性校驗算法、可信時間戳等技術，對文件及其元數據的真實性、完整性、可用性進行檢測。同時，通過常態化安全監控與動態備份、恢復機制，夯實安全管理基礎。
一鍵歸檔：檔案接收時效提速至“小時達”
此前，竣工圖以掃描件的形式在電子檔案管理系統進行歸檔，需經過紙質件翻曬、掃描、圖像處理、著錄標引等復雜工序，存在成本高、耗時長、易出錯等問題。如今，新模式依托電子文件的優勢，實現了突破性革新，僅需1名經辦人在電子檔案管理系統中輸入聯合驗收意見書文號，系統即可進行自動關聯，在線掛接電子竣工圖，整個歸檔操作通常在1小時內即可完成。這不僅顯著降低了建設單位人力、物力、時間成本的投入，更推動了城建檔案管理從“被動接收”向“智能監管+數據服務”的轉型升級，為智慧城市建設注入檔案新動能。
建設項目電子竣工圖跨部門共享歸檔的創新實踐，是廣州市城市建設檔案管理機構對電子檔案單套管理和工程建設項目在歸檔環節實現全生命周期數字化閉環進行積極探索的成果，有效解決了長期困擾建設單位和檔案管理部門的痛點，得到了用戶的一致好評。未來，廣州市城市建設檔案管理機構將運用這一模式進行更大范圍的檔案資源整合，為城市精細化治理提供堅實的數據支撐，持續釋放數字紅利。
