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為深入貫徹《電子檔案管理辦法》，加速推進電子檔案單套管理與工程建設(shè)項目全生命周期數(shù)字化，廣州市城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)聚焦建設(shè)項目檔案管理效能提升，以房屋建筑工程竣工聯(lián)合驗收為突破口，率先實現(xiàn)建設(shè)項目電子竣工圖跨部門共享歸檔。此舉優(yōu)化了檔案管理流程、提升了政務(wù)服務(wù)效能，有效降低了社會成本，為工程檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了可復(fù)制的“廣州方案”。

一是實現(xiàn)電子竣工圖跨部門直接歸檔。廣州市城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)秉持電子文件“前端控制、全程管理”的理念，與廣州市住建部門緊密協(xié)同，打破信息壁壘，以項目立項代碼和聯(lián)合驗收意見書文號作為統(tǒng)一標識，以建設(shè)項目竣工圖歸檔信息包為載體，成功貫通竣工圖審圖系統(tǒng)、工程建設(shè)項目聯(lián)合審批系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)。通過建立標準化的數(shù)據(jù)通道，實現(xiàn)了電子竣工圖從審圖到歸檔環(huán)節(jié)的無縫流轉(zhuǎn)，從源頭上保障了檔案的真實性、可靠性。

二是實現(xiàn)電子檔案生命周期全流程保障。為確保電子檔案長期可用，廣州市城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)制定了“機檢+人檢”的雙軌檢測方案。在電子竣工圖傳輸、接收、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，綜合運用完整性校驗算法、可信時間戳等技術(shù)，對文件及其元數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性進行檢測。同時，通過常態(tài)化安全監(jiān)控與動態(tài)備份、恢復(fù)機制，夯實安全管理基礎(chǔ)。

三是實現(xiàn)電子檔案接收提速增效。此前，竣工圖以掃描件的形式在電子檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，需經(jīng)過紙質(zhì)件翻曬、掃描、圖像處理、著錄標引等復(fù)雜工序，存在成本高、耗時長、易出錯等問題。新模式依托電子文件的優(yōu)勢，實現(xiàn)了突破性革新，僅需經(jīng)辦人在電子檔案管理系統(tǒng)中輸入聯(lián)合驗收意見書文號，系統(tǒng)即可進行自動關(guān)聯(lián)，在線掛接電子竣工圖，整個歸檔操作通常在1小時內(nèi)即可完成。這不僅顯著降低了建設(shè)單位人力、物力、時間成本的投入，更推動了城建檔案管理從“被動接收”向“智能監(jiān)管+數(shù)據(jù)服務(wù)”的轉(zhuǎn)型升級，為智慧城市建設(shè)注入檔案新動能。

建設(shè)項目電子竣工圖跨部門共享歸檔的創(chuàng)新實踐，是廣州市城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)對電子檔案單套管理和工程建設(shè)項目在歸檔環(huán)節(jié)實現(xiàn)全生命周期數(shù)字化閉環(huán)進行積極探索的成果，有效解決了長期困擾建設(shè)單位和檔案管理部門的痛點，得到了用戶的一致好評。廣州市城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)將運用這一模式進行更大范圍的檔案資源整合，為城市精細化治理提供堅實的數(shù)據(jù)支撐，持續(xù)釋放數(shù)字紅利。