近日，甘肅省天水市檔案館查閱利用科集中開展派遣證（報到證）專項查閱服務。在短短4小時內，高效完成62名公務員的檔案調閱、核對及證明出具工作，平均每人辦理僅需3.8分鐘。期間，共調閱檔案卷宗78卷、365件，服務效率較日常提升40%，且實現“零差錯”“零投訴”。
面對繁重的查閱任務，查閱利用科采取多項有效舉措，確保工作有序推進。一是組建專班，協同合作。天水市檔案館對此次查閱工作高度重視，成立由科長帶隊的3人專項小組。小組成員分工明確，分別負責查閱登記、數字化查詢、檔案提取、信息核驗、復印蓋章等環節，協同高效開展工作。二是優化流程，提速保質。啟用預審叫號即辦模式，公務員憑身份證或單位介紹信可快速辦理。針對不同年份的派遣證（報到證），采取差異化查詢方式，對2000年以前的采取數字化查詢，對2000年以后的采用目錄查詢并調取紙質檔案。同時，采用雙人交叉核對機制，保障信息準確無誤。三是技術助力，精準查檔。借助數字化檔案管理系統快速定位檔案，對掃描清晰的派遣證（報到證）直接打印用于提供利用，而對于掃描不清晰或字跡模糊的，則查找檔號后調取紙質檔案，其中對9份字跡模糊的派遣證進行原件復印。數字化查詢顯著提高了查閱速度，縮短了調檔時間。
下一步，天水市檔案館將繼續加強檔案管理，提升查閱服務水平。一是總結經驗主動服務，梳理高頻查閱問題，總結經驗做法，推動檔案工作從被動查檔向主動服務轉變，將檔案工作嵌入政策實施鏈條。二是推進數字化掃描工作，加快推進2000年以后派遣證（報到證）的專項數字化掃描，為后續查檔工作提質增效。
