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近年來，福建省漳州市檔案局、館高度重視三合一制度編制工作，加強組織領導、精心統(tǒng)籌規(guī)劃、科學有序推進，確保于2025年底前完成全市機關單位三合一制度編制和審查工作。

主要做法

一是周密部署，有序開展。漳州市委常務、秘書長對落實三合一制度作出指示，年度檔案工作會明確把全面推行三合一制度作為重點工作，作為規(guī)范全市檔案管理的重要抓手。市檔案局立即成立三合一制度審查工作專班，組織學習通知精神及相關標準規(guī)范。結(jié)合漳州檔案工作實際，及時分解下達《關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》，進一步明確總體要求、工作安排和完成時限，推動全市機關單位三合一制度編制和審查工作有序展開。

二是深入指導，強化落實。漳州市檔案局、館采取授課培訓、現(xiàn)場調(diào)研、專人指導等多種方式，下沉到全市檔案部門、單位等幫助指導解決疑點、難點問題，加強學習交流，進一步深化機關單位對三合一制度的理解、把握，扎實推動三合一制度工作開展。自三合一制度編制工作在全市推行以來，漳州市檔案局、館抽調(diào)干部10人次，參與指導檢查8次，組織干部在市直機關、東山縣等檔案部門授課3次，授課對象有機關、企事業(yè)單位檔案員、檔案服務機構(gòu)工作人員等，合計200余人參與學習培訓。有力解決了編制單位檔案門類劃分不清、檔案分類方案不科學、歸檔范圍設置不全面、保管期限劃分不準確等問題，進一步提升了編制工作質(zhì)效。

三是選樹典型，提質(zhì)增效。市檔案局、館在印發(fā)三合一制度編制樣例供全市機關單位學習參考的同時，堅持手把手、面對面指導，在初步摸排的基礎上，選取漳州市公路事業(yè)發(fā)展中心等2個試點單位開展檔案三合一制度編制審批工作。堅持以點帶面，組織開展學習交流，就編制工作重點內(nèi)容、關鍵環(huán)節(jié)進行業(yè)務指導，現(xiàn)場交流答疑解惑。截止2024年底，市檔案局已收到報送三合一制度編制方案47家，聯(lián)合審核39家，確認批復16家。

經(jīng)驗啟示

一是提供操作指南，保障編制落實。三合一制度編制工作難度大、要求高，部分機關單位沒有專職檔案員，多為辦公室人員兼職檔案員，且人員流動較大。為編制審查工作能夠順利按時推進，檔案主管部門可以出臺具有指導性、適用性和可操作性強的操作指南。操作指南可包括樣例范本、常見錯誤、保管期限劃分辦法、審批程序等內(nèi)容，可結(jié)合通報優(yōu)秀典型編制案例，提高各單位編制效率和效果。

二是加強監(jiān)督指導，確保有序推進。檔案主管部門要加強對機關檔案三合一制度編制工作的培訓和監(jiān)督指導，將推進機關檔案三合一制度作為加強檔案資源建設的重要內(nèi)容，納入本地區(qū)檔案工作監(jiān)督檢查范圍，通過面對面指導，手把手教學的方式，確保該項工作能夠有序推進。漳州市通過集中培訓和個別檢查指導的方式，兼顧培訓指導的普遍性和特殊性，確保培訓指導惠及到每一家機關單位。

三是結(jié)合檔案信息化，提升編制質(zhì)量。三合一制度不只針對實體檔案的整理歸檔和管理，對于在線辦理的電子檔案和檔案的數(shù)字化副本都同樣適用。因此，應積極探索應用智能手段劃分檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限，將三合一制度運用于數(shù)字檔案館（室）管理。充分發(fā)揮三合一制度加強業(yè)務系統(tǒng)歸檔工作，提高機關電子文件歸檔與管理工作水平的基礎性作用，確保三合一制度在線上、線下同樣適用。

四是組織聯(lián)合審查，提升審查質(zhì)量。機關單位三合一制度編制完成后，需經(jīng)過檔案主管部門審批方可執(zhí)行。以市一級為例，市級檔案主管部門需要審批全市上百家市直機關的三合一制度編制情況，人力較為薄弱，在人力調(diào)配上有較大難度。對此，可以建立由檔案主管部門、本級綜合檔案館和相關機關單位人員組成的聯(lián)合審查小組，解決審查人力不足的問題，同時機關單位工作人員在機關日常業(yè)務的工作經(jīng)驗，能夠彌補審查依據(jù)不足這一難題。

下一步，漳州市檔案局、館將持續(xù)加大指導、監(jiān)督力度，嚴把三合一制度編制關、審查關，確保2025年底前全面完成編制工作，并建立健全機關檔案管理科學化、規(guī)范化、標準化的長效機制。