廣州市規劃和自然資源局高質量推進全系統檔案“三合一”制度編審工作，編制并印發《廣州市規劃和自然資源局檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（下簡稱“局檔案‘三合一’制度”），順利完成11個直屬事業單位檔案“三合一”制度編審工作，提前一年實現在“十四五”期間按層級完成機關直屬單位三合一制度審查工作的目標要求。
一是健全市規劃和自然資源檔案資源管理體系。廣州市規劃和自然資源局積極順應新時代檔案管理的新趨勢、新要求，在廣泛開展業務交流和征求意見的基礎上，將各部門產生的業務數據、網頁信息和社交媒體檔案等新型檔案納入歸檔范圍，補足了新型檔案管理的短板，檔案形式更加多樣化。廣州市規劃和自然資源局在對11個直屬單位的檔案管理情況進行全面梳理后，將全部單位均納入局檔案“三合一”制度管理網絡，對各直屬單位檔案管理工作進行了統一和規范，為健全全系統檔案資源管理體系、推進系統檔案共建共享打下了堅實基礎。在編制局機關檔案“三合一”制度過程中，廣州市規劃和自然資源局緊密結合自身實際，全面梳理工作職能，在《機關檔案管理規定》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》以及市檔案局提供的檔案“三合一”制度樣例基礎上，將檔案劃分為文書、科技、會計、人事、照片、錄音、錄像、業務數據、網頁信息、社交媒體、實物等11大類，并結合實際進一步劃分二三級檔案門類，讓局機關檔案分類檔案更加規范、科學，結構邏輯性更強。
二是實現局機關制度編制和直屬單位制度編審的流程化管理。廣州市規劃和自然資源局充分發揮人才優勢，組建了一支以市檔案專家為主的專項小組，全面負責局機關檔案“三合一”制度的具體編制工作及11個直屬單位檔案“三合一”制度審查工作。此外，堅持“請進來”和“走出去”相結合，針對專業檔案編制問題，邀請市檔案局相關領導和專家上門“傳經送寶”；針對文書檔案個性部分的編制問題，主動到相關處室單位調研交流，摸清檔案資源實際情況，務求編制審查工作科學規范。11個直屬單位的職能職責及檔案門類各異，需要“由面及點”統籌解決各單位編審過程中遇到的“共性”與“個性”問題。通過在全系統內組織“線上”“線下”培訓會議、“面對面”“屏對屏”進行研討交流、系統解讀編制范本和參考文件等方式解決直屬單位編制工作的“共性”問題；針對“個性”問題，則是發揮人才優勢，建立1名檔案專家對接2-3個單位的工作機制，各檔案專家主動開展“檔案上門服務”，對存在的“個性問題”進行答疑解惑。建立“初審、審修、終審”三級聯審工作機制，11個直屬事業單位分兩批開展編制、報送、審核、批復工作，實現制度的流程化審查。在初審環節，重點核查體例、框架和基本內容。審修環節則以直屬事業單位主要職能職責和檔案工作實際為落腳點，逐字逐句進行審查標注、查漏補缺。在終審環節，召開終審會議，邀請檔案專家、相關處室單位負責同志等協同復核，形成終審意見，確保檔案分類方案科學規范、歸檔范圍系統完整、保管期限合理準確。
三是突出市規劃和自然資源領域工作特色。在檔案“三合一”制度編制過程中，從局機關到11個直屬單位，均把擴展檔案資源收集范圍、著眼本單位特色作為推行落實檔案“三合一”制度的重點。在局機關層面，除將行政司法類、依申請公開信息檔案等按卷管理檔案納入文書檔案外，新增海洋督察、海域海島管理專項、“百千萬工程”工作、全域土地綜合整治工作等數十項“個性”檔案，囊括了規劃和自然資源領域方方面面的工作，覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、結構更加優化。11個直屬單位也以檔案“三合一”制度編審工作為契機，強化特色檔案的收集歸檔工作，例如，廣州市城市規劃展覽中心圍繞單位中心工作，把策劃布展、導覽服務、基地建設等工作中形成的特色檔案納入文書檔案的“個性”部分，形成更加健全完善、凸顯特色的檔案資源體系。廣州市規劃和自然資源局下屬事業單位保管建國以來的廣州市房地產管理類等八大門類專業檔案，和廣州市城市勘測類等三大門類專業檔案。為保證專業檔案管理的延續性，經市檔案局審核同意，繼續按原管理模式保管相應的專業檔案，以強化專業履職，持續發揮專業檔案館在檔案保管和開發利用方面的作用。
下一步，廣州市規劃和自然資源局將積極推進檔案“三合一”制度的宣貫和落實工作，扎實做好制度建設的“后半篇”文章，在實踐中不斷發現問題和總結經驗并根據新情況對制度進行修改補充完善，為推動廣州檔案事業高質量發展貢獻規劃和自然資源的力量。
