面對檔案資源開發利用不充分、服務中心工作還不深入等問題，廣州市政府辦公廳以信息化技術為手段，以電子文件為載體，圍繞全廳中心工作建立全方位、動態更新、實時查詢的電子資料數據庫，深化檔案管理內涵，提高檔案利用效率，為全廳各項工作科學、高效開展提供了強有力支撐。
一是服務于查詢與利用。廣州市政府辦公廳在市政府系統內部實行全流程線上辦公，通過線上辦理、線上審批等確保每一份公文及其相關的文件資料都能通過系統進行完整、全面的記錄，除有保密要求的文件外，全廳所有辦理文件均能在線形成電子文檔。相比紙質檔案僅能通過文件標題、文件編號、辦理時間等簡單維度進行查詢，電子文檔可通過在線辦理對文檔關鍵要素進行自動記錄，如文件標題、辦理時間、辦理人員、文件編號、辦理過程、審批記錄等，從而實現多維度查詢和利用，相比紙質文檔利用起來更加快速、便捷，并省去了人工登記、查詢的費時耗力。
二是服務于決策與分析。為切實提高電子文檔的利用效率，廣州市政府辦公廳基于電子文檔數據庫建立了數據統計分析功能，通過對文件數據的統計分析，可以快速、精準的了解相關文件的接收和辦理情況，從而為科學決策提供數據支撐和參考依據。2019年是基層減負年，為圓滿完成中央、省、市精簡文件任務要求，廣州市政府辦公廳通過系統自動統計功能，對市政府公文辦理和印發數量進行實時統計和監控，及時發現文件多發、超發等潛在問題苗頭，并提前采取防范應對措施，同時，通過對公文辦理情況和印發質量的深入統計分析，及時發現公文辦理工作中存在的突出問題，有的放矢做好文件精簡工作。
三是服務于提質與增速。為讓歷史檔案活起來，更好地為參謀決策服務，廣州市政府辦公廳結合全廳領導干部實際工作需要，分層級、分類別開放電子文檔查詢權限，并根據實際情況對權限進行動態調整，在確保數據安全的基礎上，最大程度實現資源共享和電子文檔的利用。經辦人員可通過系統自助、實時查找對口業務所有歷史文件辦理情況，避免因相關事項時間久遠或經辦人員更替造成的信息不對稱，使各項工作保持連貫性和統一性，能基于最全面的信息作出最準確的判斷，從而更好為廣州經濟和社會發展服務。
檔案利用是檔案工作的根本目的，是檔案工作的出發點和落腳點，檔案只有被充分利用，才能發揮其最大價值。通過信息化技術，廣州市政府辦公廳已累計存儲電子文檔50余萬份，年均提供在線查詢服務7.5萬余次，實現了歷史文檔的充分利用，發揮了歷史檔案的最大價值，為全廳上下做好參謀輔政和統籌協調工作，發揮了重要的基礎性作用。下一步，廣州市政府辦公廳將以習近平新時代中國特色社會主義思想為指引，以現代化治理水平和治理能力提升為目標，以“數字政府”建設為契機，對標最高最好最優，不斷提升檔案管理水平，利用信息化技術手段，不斷提高檔案服務效能，為推進老城市新活力、“四個出新出彩”貢獻檔案力量。
