為做好機關檔案工作，貴州省黔東南州檔案局采取5項舉措，切實加強對機關檔案的管理和指導工作。
一是及時梳理制定檔案室系列管理制度模板。根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規定》的要求，及時起草制定、調整、更新檔案室系列管理制度模板，印發州直部門、企事業單位參照，其中包括：檔案工作人員崗位職責，檔案室管理制度，檔案資料歸檔制度，檔案鑒定、銷毀、移交制度，檔案保管制度，檔案保密制度，檔案借閱利用制度，以及檔案統計制度等。
二是指導全面收集年度檔案資料歸檔。為確保各機關、企事業單位產生的檔案應收盡收、應歸盡歸，起草制定了《檔案資料收集整理與移交暫行規定》模板，明確各部門內設機構檔案收集范圍、移交時間等，確保檔案的收集齊全完整，便于今后的查閱利用。
三是加強檔案規范整理數字化和移交的監督。將檔案收集、規范整理、數字化掃描和檔案移交工作納入檔案專項目標管理考核內容，要求各單位每年3—6月將各內設機構上一年度產生的檔案資料全部收集齊全后，統一移交檔案室，通過購買服務的方式對年度檔案進行規范整理和數字化掃描，經各級國家綜合檔案館驗收合格后移交檔案館保管。
四是督促及時配備檔案管理軟件。為加強檔案信息化建設，適應信息化時代的發展要求，要求各部門檔案室及時配備檔案管理軟件，并將歷年數字化掃描的檔案數字化副本和機讀目錄及時掛接到檔案管理系統中，根據工作職責授權給檔案人員進行查閱，實現快捷查檔。
五是加強對檔案的分級管理。根據檔案的性質，對檔案實行分級管理，對非涉密檔案采取購買服務的方式進行規范整理和數字化掃描，對涉密檔案實行檔案人員自行整理和數字化掃描，避免失泄密事件的發生。同時，細化《檔案查閱利用辦法》，對涉密檔案和非涉密檔案的查閱利用權限予以明確規定，非涉密檔案憑有效證件即可查閱，涉密檔案一律需領導簽字同意方可查閱。查閱數量較大、涉及年份較久、年份跨度大的需提交會議集體研究后決定。
通過采取以上5項舉措，努力將機關檔案工作想深想透、做細做實，切實保障檔案實體和檔案信息的絕對安全。
