9月28日，湖北省檔案局、省檔案館聯合印發《湖北省機關檔案工作業務建設規范》（以下簡稱《規范》），并發出通知，要求各市州縣檔案局、檔案館及省直各單位檔案部門認真貫徹執行。
《規范》包括總體要求、機構與人員、主要任務、機關檔案用房及設施設備、機關檔案工作制度、歸檔文件材料的收集、歸檔文件材料的整理、機關檔案的保管與保護、機關檔案的移交、機關檔案的統計鑒定與銷毀、機關檔案的利用與開發、機關檔案信息化管理、其他共13個部分。《規范》規定，機關檔案工作實行統一領導、分級管理，省檔案局在國家檔案局指導下，負責全省機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責全省機關檔案工作的監督、指導和檢查；機關的全部檔案集中、統一管理，機關加強檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，檔案工作所需的基礎設施配備和維護、檔案日常管理、檔案信息化建設、檔案宣傳培訓等經費應列入機關年度財政預算。
《規范》明確了機關檔案工作的8個主要任務。一是貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，制定本機關、本系統檔案工作規章制度和專業檔案管理辦法；二是制定并組織實施檔案工作發展規劃或年度計劃；三是對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬單位及系統的檔案工作進行監督和指導；四是集中統一管理機關各種門類和載體的檔案，確保檔案的齊全、完整、安全。運用現代化手段，積極開發利用檔案信息資源，為機關各項工作服務；五是按照國家相關規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案資料；六是按照《機關檔案管理規定》要求，每年向同級檔案主管部門報告年度檔案工作情況；七是組織實施機關檔案信息化工作并統籌所屬單位及系統檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理，積極創建數字檔案室；八是完成檔案主管部門和上級領導交辦的其他工作。
《規范》強化了機關檔案用房、設施設備配備，提出了建立健全機關檔案“三合一”制度、檔案工作制度、檔案利用制度、系統檔案工作制度4項制度，劃定了歸檔文件材料的收集范圍、歸檔時間、歸檔責任與要求，并對文書、科技、會計、音像、實物、專業等歸檔文件材料的整理作出具體規定。
此外，《規范》進一步明確了機關檔案保管與保護的具體措施，細化了機關檔案的移交期限、編制解降密清冊和開放控制清冊等移交要求，規范了機關檔案的統計鑒定與銷毀、機關檔案的利用與開發等基礎業務工作，特別是強化了機關檔案信息化管理，要求機關建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作；統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理及安全保密工作，嚴防檔案信息篡改、丟失、外泄。
