在近日舉辦的浙江全省檔案局長館長培訓班上，嘉善縣作了題為“嘉善縣電子文件單套歸檔的探索實踐”的發言。嘉善縣于2020年6月在全省率先開展電子文件單套歸檔試點，以電子公文、不動產抵押登記、政務服務事項、企業電子發票等為主攻方向，多點突破、多跨協同并取得新進展，于2021年8月率先在全省通過了省級專家組驗收。具體做法：
構建一個新格局——共同體推進、專班化運作。試點工作以縣檔案局、縣檔案館、縣政務數據辦為主要牽頭單位，先后組建電子公文組、跑改工作組、平臺技術組（以上由縣檔案局、縣檔案館、縣政務數據辦牽頭）、重要業務組（不動產抵押登記由縣自然資源規劃局總牽頭），理清牽頭部門、相關部門職責和協同責任，確保試點工作推進有分有合、齊頭并進。
確立一個新定位——無紙化方向、大一統布局。聚焦電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”法定要求，以無紙化辦公為目標，明確“三統一”試點原則，即：統一平臺控源頭，試點單位必須使用縣以上統建系統，其電子文件交換至縣電子文件統一歸檔管理平臺歸檔；統一歸檔強集成，試點單位電子文件統一歸集在本單位數字檔案室系統和縣長久保全系統歸檔保存；統一管理強規范，試點單位執行系統建設標準、事項辦理規范和歸檔流轉環節，以保障電子檔案質量。
探索一種新模式——大場景依托、小切口選點。試點工作著眼廣域電子文件歸檔大場景，優選小切入點，以點帶面求實效。在電子公文方面，選擇縣市場監管局（公文量大、較雜）、縣政務數據辦、縣檔案館（公文量少、較簡）3家單位在縣OA系統開展電子文件單套歸檔；在重要業務方面，選擇縣自然資源規劃局不動產抵押登記高頻事項，通過嘉興市不動產登記系統，實現申請人與縣各銀行、公積金中心等部門業務辦理和數據歸檔，解決跨層級、跨地域、跨系統、跨部門、跨業務電子文件單套歸檔；在政務服務方面，做好職工參保、婚姻、公積金等高頻事項數據省市回流和單套歸檔的擴面準備。另外，會同有關部門實施了一家上市企業增值稅電子發票電子化歸檔試點。
搭建一條新路徑——模塊化改造、全流程管控。探索建立電子文件全生命周期歸檔管理和技術管控模式。系統歸檔標準化，按照電子文件歸檔規范和標準，在縣OA系統、嘉興市不動產登記系統等開發標準化預歸檔模塊，打通各系統與縣電子文件統一歸檔平臺之間的數據歸檔通道，確保電子文件生成、辦理、歸檔都在系統中全流程管理。基礎配置規范化，試點單位在OA系統、不動產抵押登記等系統中進行人員、權限、流程、檔號等配置，規范人員信息和角色賦權。人員操作網絡化，電子文件在網絡環境中運行生成含各環節要素的電子文件和元數據，形成預歸檔數據包，并自動交換到縣歸檔統一平臺“四性檢測”、自動分發到本單位數字檔案室和長久保全系統歸檔保存。
重構一套新措施——分層級管理、單套制操作。從縣、部門、機構3個層級、“管理+業務+技術”3個維度著力，構建縣級宏觀管理、職能部門專業指導和歸檔部門規范操作的電子文件單套制治理體系。制定《嘉善縣黨政機關電子公文歸檔管理暫行規定》，明確電子公文與紙質公文基本要求一致等試點規定。擬訂電子檔案移交與接收辦法、電子公文長久保存規范、電子公文檔案歸檔管理技術規范等，強化電子文件自主生成、全生命周期管控。各試點單位制定電子文件歸檔管理制度，規范電子文件質量。如，縣自然資源規劃局等7部門聯合印發《嘉善縣不動產抵押登記“無紙化”網上辦理及電子歸檔實施方案》，共同規范電子文件單套歸檔。2021年，示范區上海市青浦區、江蘇省蘇州市吳江區、浙江省嘉善縣三地檔案部門聯合制定《示范區電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理三年行動方案》和4個配套制度，共同落實重點協同任務。
