龍海區檔案館認真貫徹落實習近平總書記重要批示精神，緊緊圍繞四個“好”、兩個“服務”的目標任務，搶抓“數字中國”建設的有利時機，創新檔案資源數字化利用方式，探索建立“民生檔案服務共享系統”，為群眾提供“就近查檔、就近取證”便捷化服務，推動檔案服務工作“提高效率、提升效能、提增效益”。該系統自2022年1月投入使用以來，累計受理婚姻檔案290多件次、不動產檔案240多件次，為群眾婚姻糾紛、征地拆遷、村民安置提供了檔案憑證，贏得群眾的一致好評。
一是搭建平臺，檔案資源“共建共享”。針對婚姻、不動產檔案查檔業務辦理頻率最高、且檔案數據相對完整的實際情況，持續深化改革，將婚姻、不動產兩類檔案作為試點，開發“民生檔案服務共享系統”。廣泛吸收群眾的意見建議，進行不斷優化完善系統，科學設置“身份查驗、查檔登記、檢索利用、借閱管理、查閱出證、檔案打印、服務評價”等服務功能。建立與民政、自然資源等部門常態化聯動機制，周密協同推進，共建共享檔案數據資源。由相關業務部門收集匯總原始檔案資料，定期移送至檔案館，為共享系統提供全面、準確的檔案資料來源。按照“存量數字化、增量電子化”的原則，掃描原有館藏檔案，新接收檔案在其紙質檔案進館時，必須同步移交電子檔案或數字副本，逐步完善電子檔案數據庫。通過檔案數字化和電子檔案接收等方式，目前民生檔案服務共享系統已錄入不動產檔案4.7萬份、164.5萬頁，婚姻檔案24.3萬份、131.4萬頁。
二是一網辦理，查檔服務“全面提效”。對檔案業務辦理進行再優化、再升級，實行“一證查檔”，查檔全程無需提交紙質材料，群眾憑借本人身份證在自助終端申請查詢，區檔案館遠程審批、遠程出具證明，實現檔案無紙化查閱、直接打印、立即出證。印制宣傳材料，發放至各社區、行政村，廣泛宣傳“民生檔案服務共享系統”；借助微信公眾號、朋友圈進行推廣，群發短信10萬多條，讓群眾知曉“民生檔案服務共享系統”。鼓勵引導群眾根據自身實際情況，采取“就近查檔、就近取證”的形式，辦理查檔業務。指定專人進駐行政服務中心，有序引導群眾借助自助機查詢檔案，特別是針對老年人等特殊群體的辦事需求，實行“一對一”操作指導服務，切實減輕了群眾的時間成本和財力負擔，實現“讓檔案數據多跑路，讓社會公眾少跑腿”。今年來，累計接受群眾咨詢、指導服務群眾400多人次。
三是強化管理，檔案安全“有效保障”。按照“一證一檔，一人一檔”的共享利用原則，加大對檔案數據調用權限管理。采用目錄集中、全文分散的方法，分級開放權限，保護檔案隱私，保障數據安全。持續完善檔案審核、入庫、整理、查詢、轉遞、歸檔等工作流程和檔案的利用、統計、鑒定、銷毀等工作標準，提升檔案數字資源管理水平。堅持“人防”與“技防”相結合，進一步完善檔案共享利用相關規章制度，特別是對檔案保密安全、資料脫密脫敏、檔案數據災難備份作出明確規定。
