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近日，貴陽市檔案館制定下發(fā)《貴陽市檔案館檔案數(shù)字化副本移交與接收工作要求》的通知，進一步規(guī)范檔案數(shù)字化副本的移交與接收工作，確保檔案數(shù)字化副本的真實、完整、可用和安全。

通知指出，全面施行檔案數(shù)字化管理模式，是推動全市檔案工作轉(zhuǎn)型升級的一項重要舉措，將減少利用過程中對檔案原件的依賴和紙張的損害，實現(xiàn)電子檔案快速檢索、資源共享和遠程服務(wù)，有利于提高檔案安全保護工作水平和檔案利用工作效率。

通知明確，檔案數(shù)字化副本移交應(yīng)滿足四個要求。一是移交單位按規(guī)定向市檔案館移交傳統(tǒng)載體檔案時，應(yīng)同時移交與之對應(yīng)的檔案數(shù)字化副本；二是檔案數(shù)字化副本格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；三是采用技術(shù)手段壓縮的檔案數(shù)字化副本應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交，特殊格式的檔案數(shù)字化副本應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式移交，無法轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)應(yīng)將其讀取平臺、軟件一并移交；四是檔案移交單位應(yīng)將已移交的檔案數(shù)字化副本光盤至少保留一套在本單位使用。

通知對離線移交檔案數(shù)字化副本提出了明確要求：一是移交單位移交的檔案數(shù)字化副本一般應(yīng)采用檔案級一次性寫入光盤作為存儲介質(zhì)，若數(shù)字化副本不符合《移交檔案數(shù)字化副本滿足條件及要求》，市檔案館不予接收；二是移交單位應(yīng)向市檔案館移交3套光盤，光盤應(yīng)單個裝盒；三是移交單位應(yīng)按照有關(guān)要求采用檔案級一次性寫入光盤進行數(shù)據(jù)刻錄及檢測；四是存儲檔案數(shù)字化副本載體和載體盒按《檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范》（DA/T 52-2014） 相關(guān)要求執(zhí)行；五是移交載體內(nèi)檔案數(shù)字化副本存儲結(jié)構(gòu)參見《檔案數(shù)字化副本的存儲結(jié)構(gòu)》。

通知明確了檔案數(shù)字化副本移交的主要流程，包括組織和遷移轉(zhuǎn)換檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)、檢驗檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)、移交檔案數(shù)字化副本數(shù)據(jù)等步驟。

通知要求，檔案移交單位應(yīng)對檔案數(shù)字化副本的真實性、完整性、可用性和安全性（簡稱“四性”）進行檢驗，在向市檔案館移交檔案數(shù)字化副本時，應(yīng)同時移交《“四性”檢測合格報告》。檔案移交單位委托外包服務(wù)機構(gòu)進行檔案數(shù)字化的，外包服務(wù)機構(gòu)應(yīng)出具《“四性”檢測合格報告》及《質(zhì)量驗收合格報告》，同檔案數(shù)據(jù)一并移交。