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2021年，荊州市檔案館通過電話、郵箱、信函、異地等多種查閱方式共接待查檔單位和個人2818人次，其中，服務破產(chǎn)企業(yè)職工查檔近千人次，調(diào)閱檔案資料共計2.3萬卷件冊，收到2封感謝信和2面錦旗,滿意率達到100%。

一是以人為本提升服務質(zhì)量。檔案利用服務窗口強化檔案干部的責任意識、擔當意識、服務意識，實行節(jié)假日或雙休日預約查檔服務，做到來有迎聲、問有答聲、走有送聲，做到待人熱心、解答誠心、答疑耐心、辦事細心。利用服務窗口實行首問負責制、一次性告知制，遇事咨詢不推諉、不扯皮，對委托代查或者是特殊利用等情況，依照相關(guān)規(guī)定，提出合理有效的解決辦法，努力滿足群眾合理的查檔需求。在利用服務過程中，工作人員本著人性化服務的工作理念，靈活應對突發(fā)事件，提供個性化、便民化人文服務。對屬于荊州市檔案館檔案查詢受理范圍的，一次性詳細告知利用者所需的全部材料，確保群眾“最多跑一次”。對不屬于荊州市檔案館檔案查閱受理范圍的，也為其提供相關(guān)咨詢，分析查檔思路，向其提供可能與之相關(guān)的單位或是窗口的咨詢途徑。遇到特殊情況，工作人員實行電話代查服務。

二是數(shù)字化平臺提升服務效率。荊州市檔案館積極推行“文明查檔、電腦查檔、免費查檔”便民服務模式。當前檔案服務方式主要以數(shù)字化查詢?yōu)橹鳌旆空{(diào)卷為輔，館藏檔案已基本實現(xiàn)數(shù)字化利用查詢。通過數(shù)字化查詢平臺，為來館利用者提供檔案查閱服務，做到即來即辦、馬上就辦、辦就辦好，且過程高效、快捷，民眾對于查檔效率普遍表示滿意。目前，荊州市檔案館與湖北省檔案館實行了學籍檔案跨館查閱服務，即利用者不必到省館即可查閱到個人的學籍檔案，極大地便利了廣大利用者。自2020年7月開通異地查檔以來，荊州市檔案館共接待了51人異地查閱學籍檔案辦理學歷認證，免除了查檔者往返奔波之苦。

三是部門協(xié)作助力解決查檔難題。荊州市檔案館在工作中始終堅持“部門多溝通，群眾少跑路”的原則，踐行為民服務的理念，不斷深化“放管服”工作，同時，為了避免利用者在辦事過程中產(chǎn)生一些不必要的程序或誤會，市檔案館工作人員在提供檔案查詢服務時，根據(jù)實際情況，與民政部門、社保部門、衛(wèi)健部門、國有企業(yè)管理部門或縣市區(qū)檔案館等相關(guān)單位之間進行溝通協(xié)調(diào)，弄清楚具體是什么問題，怎樣給利用者解決，如果無法受理解決的，也對利用者講清事情原委，以便提供可能的解決辦法與途徑，主動作為，不把難題、難點留給群眾。為了方便破產(chǎn)企業(yè)職工查檔，荊州市檔案館專門公布了《荊州市直改制企業(yè)職工檔案查詢清單》，涉及市養(yǎng)老保險服務中心、市勞動就業(yè)服務中心及市國有企業(yè)改革辦等單位，公示了69家破產(chǎn)企業(yè)檔案查檔單位和責任人，方便職工知曉“檔案在哪里，找誰能解決”。為方便在外地辦社保的群眾查閱檔案，與深圳市社會保險基金管理局福田分局建立聯(lián)系，接待來函查閱職工在荊工作檔案。