近日，面對突如其來的新冠疫情，百色市檔案部門主動作為，第一時間抽調精干力量進駐疫情防控指揮部，組成檔案工作小組，通過現場指導以及組建工作交流群等多種方式，對指揮部各工作組開展檔案歸集、移交工作督導，代擬并提請指揮部辦公室印發《自治區百色市疫情處置聯合指揮部辦公室關于做好歸檔文件材料移交工作的通知》（以下簡稱《通知》），對疫情防控檔案資料歸集工作進行再強調再部署，確保將疫情防控中形成的檔案收集好、管理好、保存好、利用好。
《通知》明確了疫情防控文件材料歸檔的范圍，包括2022年2月4日以來，各工作組在疫情處置工作、活動中形成的具有保存利用價值的各種文字、圖片、音像、電子數據等。未經常規收發文渠道登記的“賬外”文件，如會議材料、統計報表、規章制度等也列入歸檔范圍。
針對歸集工作中經常出現的問題，《通知》對歸檔的文件材料系統性、完整性、準確性進行再強調再部署，《通知》指出，歸檔的文件材料應是原件，歸檔的照片、錄音、錄像、實物等材料要記錄好事由及時間、地點、人物、攝錄者等信息；內容必須完整，不缺頁漏頁，屬于同一內容的文件材料應相對集中；歸檔材料涉及多個部門的，由主辦部門負責收集、整理和移交，相關部門協助；發文材料要有紅頭文件正文、發文簽和底稿，向上級請示類的文件如已批復，須提供相關批復文件等。
文件材料移交方面，《通知》要求各工作組加強對歸檔文件材料移交工作的領導，指定專人負責開展歸檔文件材料的收集、整理和移交工作，并及時將人員名單報送指揮部辦公室檔案小組，《通知》強調，各工作組應立即開展歸檔文件材料的收集、整理和移交工作，每日完成本組應歸檔文件材料的收集，并于次日12:00前移交指揮部辦公室檔案小組，確保疫情處置文件材料應收盡收、應歸盡歸。
截至目前，指揮部檔案收集、整理和移交工作正按部就班開展中，檔案小組將緊盯時間節點，及時督促和指導各工作組做好相關工作，全力發揮檔案部門在大戰大考中的服務作用。
