為推進長三角一體化融合發展，更好地回應群眾訴求，大幅減少百姓往返檔案館查檔次數，方便公眾遠程查詢利用民生檔案，近年來，江蘇省檔案部門積極聯合省內外有關部門籌劃開展民生檔案便民服務平臺建設工作，取得了顯著實效。
建設歷程
2017年，江蘇省政府《關于加快江蘇政務服務網建設的實施意見》要求“加快推動功能性信息服務平臺建設，提升公共服務便利程度和普惠程度”，這對江蘇省檔案部門快速響應公眾對自身異地檔案的查詢和出證需要，將民生檔案服務融入政務平臺，減少民眾不必要的時間和經濟支出，提供了良好的政策環境和建設條件。2018年3月，蘇浙滬皖檔案部門簽訂異地查檔跨館出證協議后，江蘇省檔案部門隨即展開了全方位的建設，包括成立專班、全省110家檔案館政務外網聯網、政務外網資源配給、平臺系統開發與硬件配置、完備政務外網與平臺系統及硬件和電子簽章，5方統合聯調，提供跨省跨平臺服務。
1. 成立組織
2018年4月，江蘇省檔案局成立了民生檔案蘇浙滬皖區域協作便民服務工作領導小組，下設辦公室，由分管副局長擔任辦公室主任，局社會事業處牽頭，組成5個部門人員參加的工作班子，負責具體實施工作，加強全省民生檔案跨館便民服務協作。
2. 調查研究
為科學合理地開展民生檔案便民服務平臺建設，民生檔案工作調研組赴江蘇省張家港市、常熟市及浙江省、上海市實地調研，并按照《關于報送民生檔案工作情況的通知》要求，對全省110家市、縣（區）檔案館館藏全部民生檔案情況、民生檔案利用情況、是否已經聯通相關網絡、是否已在政務內/外網部署服務器等硬件設備、查檔大廳是否有政務外網入口、是否在當地政府政務大廳開設有查檔接待窗口及檔案管理系統情況、是否在政務網/互聯網上部署民生檔案專門利用系統等18項內容進行書面調查摸底。通過調查了解到，江蘇省各級國家檔案館積累了數量巨大的民生檔案，涉及婚姻登記、獨生子女、出生醫學證明、退伍軍人、知青、學籍等，多達70余種。據當時的不完全統計，全省100家綜合檔案館已建立民生檔案文件級目錄數據約4200萬條，目錄全文數據總容量達110T，具備優越的民生檔案信息化服務資源條件。
3. 互聯互通
為加快平臺建設，江蘇省檔案局（館）與省電子政務辦公室多次溝通協調，首先解決全省110家國家綜合檔案館孤立不聯網的問題。2018年5月，省檔案館以《關于將全省各級國家綜合檔案館接入電子政務外網及申請省電子政務云平臺資源的請示》向省政府作專門報告，獲得了省政府主要領導批示支持。6月，省檔案局（館）發文要求各設區市、縣（市、區）檔案館按照《關于配合做好全省檔案部門省市縣三級政務外網連接工作的通知》精神，積極做好電子政務外網接入工作。至6月底，在省政務辦的優先安排并全力支持下，用了不到2個月時間，江蘇省、市、縣3級檔案館首次在省電子政務外網快速實現了互聯互通。
4. 建設平臺
2018年8月，省檔案館制定了全省民生檔案便民服務平臺建設項目方案，從項目概況、建設方案、實施安排、項目創新點、硬軟件需求5個方面內容擬定了詳細的方案，最終通過國家和省級專家評審。從動議到實現為百姓提供全程在線查檔和出證服務，用了9個月時間，完成了通常需要2年左右才能完成的政務外網查檔服務平臺建設全套工作，修建了一條省內“高速路”，即在省電子政務外網上建成覆蓋全省110家檔案館統一的省級在線民生檔案查詢和出證服務專用平臺，成為全國首個覆蓋全省域范圍的在線查檔出證平臺，為公眾提供了江蘇民生檔案查詢快捷優質服務。
2018年12月，江蘇省民生檔案遠程查檔在線出證平臺上線工作會議現場
5. 提質增效
2020年，為了進一步優化提升公共服務便利程度和普惠程度，江蘇省檔案館與省政務辦等相關部門提出了民生檔案工作的新的目標設想，并被國務院辦公廳電子政務辦公室列入《2020年長三角地區政務服務“一網通辦”工作要點》，明確江蘇省檔案館承擔“基于統一電子簽章的長三角跨館跨平臺民生檔案查詢與出證試點工作”等重點創新工作。為探索開展試點工作，省檔案館主動協調省政務辦、政務平臺技術公司，對接安徽省檔案館及電子政務相關單位，開展平臺各項建設。同年4月，確定與安徽省檔案館開展試點工作；8月，赴安徽省檔案館會商；10月，召標明確公司承擔相關技術開發工作；11月6日，安徽省檔案館、安徽省大數據局和中信公司與江蘇省檔案館、江蘇省政務辦、江蘇省大數據管理中心6方進一步討論跨區域跨平臺互聯在線出證試點的工作條件、實現路徑和技術細節；12月23日，省政務辦特事特辦，在江蘇檔案館申請的當日即制發長三角互認的省政務電子簽章，經過兩省6方的共同努力，完成蘇皖跨區域平臺民生檔案在線出證試點建設，提供異地查檔在線出證服務，普惠更多百姓。
6. 安全加鎖
政務外網環境下民生檔案跨館跨區域在線查檔和電子簽章遠程出證服務是江蘇省檔案部門提高檔案公共服務水平的重要舉措。江蘇在全國率先實現全省域民生檔案便民服務全程在線查詢和電子簽章遠程跨館出證，達到從平臺申請查詢異地本人婚姻檔案至檔案證明到手，市民等待往往只需要幾分鐘的時間，查檔服務高效便捷。而網絡是有安全風險的，各級檔案館保留的涉及公民個人情況，如婚姻狀況的民生檔案，是國家檔案資源重要部分，民生檔案信息涉及個人隱私，查詢和利用較為敏感，稍有不慎就可能影響公眾權益，甚至引發危害社會安定的事件，所以必須嚴格處理好利用與保密、開放與安全的關系。為此，江蘇省檔案館加快制定完善民生檔案便民利用服務規范制度，為民生檔案資源安全有效管理和利用加裝“安全鎖”。2020年12月，《關于加強民生檔案管理利用工作的通知》出臺，要求全省各級檔案館，一是規范民生檔案進館途徑和范圍。貫徹新修訂的《中華人民共和國檔案法》，堅持立法服務全社會和人民群眾的價值取向，進一步依法加大民生檔案收集力度，豐富館藏民生檔案資源，強化民生檔案的社會服務功能。按照分級管理的原則，在各自分管范圍內，收集接收各類民生檔案。收集接收的民生檔案門類應包括但不限于國家檔案局《國家基本專業檔案目錄（第一批）》和《國家基本專業檔案目錄（第二批）》中規定的民生類檔案。二是規范民生檔案利用方法。跨區域民生查檔平臺是便民服務平臺，要求全省各級國家綜合檔案館根據民生檔案的查檔利用目的，執行規范、便民、高效的查檔利用程序和途徑。對于工作查考等查檔需求，按照檔案利用工作的相關規定辦理。不得將民生檔案數據庫直接接入民生檔案平臺、政務外網或互聯網提供利用。三是規范民生檔案管理制度。要求全省各級國家綜合檔案館應嚴格按照法律規定，制訂完善的民生檔案管理制度，對民生檔案實體采取專庫或專柜存放，對檔案信息系統中的民生檔案信息數據應實現專有數據庫保存并嚴格控制查詢和利用等權限，切實強化對民生檔案的管控，在快捷利用的同時，實現對隱私權及個人信息的全面保護。
實施效果
在省委、省政府的重視和支持下，江蘇省發展改革委、財政等部門抓搶機遇，聯動建成全省民生檔案便民服務平臺，實現在全省統一使用電子簽章在線出具檔案證明，服務異地群眾就業、買房、入學等需求，受到群眾廣泛好評。平臺建成后，民生檔案查詢查檔投入人力少、查檔響應時間短、查檔安全性能高。在省政務外網CA登錄的安全環境下，使用平臺電子簽章系統，加蓋統一的江蘇省各級檔案館查檔專用電子簽章對外出證，全省區域內統一以電子簽章出具檔案館藏證明，這在全國尚屬首次。電子簽章達到了安全、高效、便捷的工作目標，在著力幫助人民群眾快速在線獲取異地檔案證明的實踐中，打造出江蘇省各級檔案館服務民生的新亮點、新品牌。
截至2021年9月，全省各級檔案館使用省民生檔案服務平臺為長三角地區提供民生檔案異地跨館查檔出證858人次，免除了百姓長途奔波之苦，服務民生收到實效。
2018年12月26日，江蘇全省民生檔案便民查詢在線出證平臺上線工作會議召開。同一天，揚州市檔案館利用民生檔案便民服務平臺響應上海黃浦區檔案館的跨館查檔申請，成功快速出具檔案證明，拉開了為長三角地區公眾提供江蘇民生檔案優質服務的序幕。
依托江蘇省檔案系統民生平臺，便民快捷的服務每天都在進行，老百姓向檔案館工作人員親切地豎起大拇指，稱贊道“檔案館就像在家門口”。2020年，江蘇省委常委秘書長郭元強、全國人大憲法和法律委員會副主任委員胡可明、中央檔案館館長國家檔案局局長陸國強及省政協原副主席張九漢等領導先后到江蘇省檔案館調研，觀看遠程在線出證全過程并仔細詢問民生檔案服務平臺建設情況，充分肯定了江蘇民生檔案異地查檔在線出證便民服務平臺建設為老百姓做了一件大好事，體現了長三角檔案工作的高水平發展。
作者單位：江蘇省檔案館
照片來源：作者提供
