建設項目文件在完成積累后，要進行系統整理，才能進行歸檔。項目文件的系統整理是指按照一定的整理原則和方法，遵循項目文件形成的規律和成套性的特點，對存在一定有機聯系、價值相同或相近的項目文件進行組合，形成一組文件的集合體，這種文件集合體稱為案卷。將項目文件按照其形成規律和有機聯系組成案卷的過程，稱為組卷。
項目文件的組卷原則
項目文件的組卷應考慮項目文件的成套性及內在聯系性，即按文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，科學分類，合理組卷。可按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《建設項目檔案管理規范》及各行業工程技術施工、驗收評定規范及檔案管理相關規范的要求，對項目文件進行分類、整理、組卷。組卷應考慮卷內文件的獨立完整性，即確保卷內文件內容應相對獨立完整，根據卷內文件的性質、特點、內容和文件數量組成一卷或多卷。獨立成冊、成套的項目文件，應保持其原貌，不宜拆散重新組卷。
組卷應考慮項目文件的完整性。項目文件收集完整是項目檔案工作基本要求，即將反映同一主題、具有內在關聯的項目文件收集齊全并合理組卷。
項目文件的組卷要求
項目文件組卷的主體單位應為項目文件的形成單位，即項目文件形成單位按照檔案管理要求，對項目文件進行分類、整理、組卷。
項目文件組卷前，應收集齊全、完整，簽章手續完備，其載體和書寫印制材料應符合檔案保護的要求。
組卷時還要特別注意：（1）案卷內不應存在重復文件，文件附件共用時，應在備考表中注明。（2）不同保管期限文件組成一卷時，案卷保管期限實行從長原則。（3）不同載體形式文件應分別組卷。
項目文件的組卷方法
由于項目文件性質、內容、形成階段以及形成單位不同，組卷的方法也存在相應差別。在遵循組卷原則的基礎上，針對各行業特點，合理組卷，確保滿足便于保管和提供利用的需要。
一是項目前期文件、工程管理性文件、竣工驗收文件及生產準備文件，一般按階段、問題、來源組卷。二是設計文件應分階段、專業按卷冊號組卷，設計更改文件應按專業（單位工程）、時間組卷。三是施工文件一般按單位工程組卷。四是調試文件一般按調試階段、專業、系統組卷。五是質量監督文件一般按階段、節點、專業組卷。六是監理文件一般按文種、專業（標段）、時間等特征組卷。七是原材料質量證明文件一般分專業按材料種類、型號組卷。八是設備文件一般按設備成套性特點，分專業、系統按臺套組卷。
組卷常見問題及解決方法
1. 前期文件
在前期文件組卷過程中，經常會遇到同一問題涉及的內容較多，一個案卷無法將所有內容包括進去的情況，如可行性研究、初步設計文件等，涉及審查意見、報告、說明、圖紙等較多內容。此類文件的組卷應根據文件形成的自然規律，在保持內容相對獨立完整的情況下分別組卷。同時，所組的同一主題內容的案卷應按照文件形成的時間順序排列，以保持案卷之間及案卷內文件之間的有機聯系。
2. 施工文件
一般按照單位工程，結合工序，并根據施工文件內容的多少組成一卷或多卷。但在實際建設中，有時建設單位在項目劃分時，會將一個單位工程分別承包給幾個施工單位。例如，一個單位工程的不同的若干分部工程分別承包給不同的施工單位，針對這種情況的組卷，應遵循誰承包、誰整理的原則，由各施工單位分別對各自承建部分的施工文件整理組卷，在整個單位工程竣工后，按照單位工程項目劃分的先后順序，將各施工單位形成的案卷進行排列，形成一套完整的單位工程案卷。施工文件在組卷過程中，會常出現未按施工工序組卷而按文種組卷的問題，割裂了文件之間有機聯系，如混凝土施工記錄、檢驗報告等，應按照施工部位及施工工序組卷，以確保形成案卷的質量及方便提供利用。
3. 調試文件
建設中的白鶴灘水電站
一般按照階段、專業（系統）整理組卷，即將同一階段的調試文件按照系統性、成套性的原則組卷。但在實際組卷中，常出現不分階段而按文種組卷的問題。例如，將各調試階段的調試方案、措施等組為一卷，各調試階段的調試記錄、報告等組為一卷的錯誤組卷方法，必須注意克服。以水電建設項目為例，調試項目一般包括設備單體調試及充水試驗、有水調試、過速調試、電流上升試驗、甩負荷試驗、荷載試驗等各階段調試以及72小時滿負荷整套試運，后續還有涉網試驗、性能試驗等。組卷時，應區分階段進行系統組卷：單體調試文件一般由安裝單位組在施工文件案卷中；充水試驗、有水調試、過速調試、電流上升試驗、甩負荷試驗、荷載試驗及整套啟動調試文件，由調試單位按照階段將調試方案、措施、調試記錄及報告等整理組卷；性能試驗是在機組考核期對效率、振動等技術指標所做的試驗項目，所形成的性能試驗方案、報告等文件由試驗單位按照試驗項目整理組卷。
4. 質量監督文件
一般按照階段、專業整理組卷。質量監督文件是由質量監督機構形成的文件，按照各行業監督檢查規范所規定的質量監督階段（節點）組卷。在實際操作時，經常出現將各專業、各階段（節點）的同一類文件組為一卷的錯誤組卷方法，不是將各階段（節點）監督檢查報告、整改閉環文件等按照文種分別組卷，而是應該將一個階段（節點）的全部文件組在同一卷，即監督檢查報告、申請、各單位匯報材料、整改閉環文件等同一階段（節點）所有文件組為一卷。
5. 監理文件
應按文種、專業、時間等特征組卷。監理文件分為監理策劃文件、監理記錄文件、監理會議及報表、監理審查文件等。監理大綱、規劃、實施細則等監理策劃性文件按照文種組卷；監理日志、旁站記錄等記錄性文件按照專業組卷，其中監理日志按照專業，結合記錄人及記錄時間等組卷，監理旁站記錄按照專業，結合旁站點設置的順序或時間順序組卷；監理會議及報表類文件按照時間順序組卷；關于質量、進度、安全、資金等監理審查文件應由報驗的施工單位整理組卷，以確保項目文件的完整性、成套性。
6. 原材料質量證明文件
原材料質量證明文件應分專業按材料種類、型號組卷。對于承建范圍涉及多個單位工程的施工單位，參照各行業檔案管理規范，將同專業、同品種或同一類型材料的出廠質量合格證明文件、試驗報告、進場報驗文件、復試報告、試驗委托單、見證取樣文件等按照各行業檔案的分類集中組卷。當然，在實際施工過程中，注意原材料要分品種、材料種類進行報審，以免組卷時不易分開；對于只承建一個單位工程的施工單位，為保證單位工程施工文件的完整性和成套性，可將原材料全套文件按照單位工程組卷。
在項目文件組卷過程中，要注意文件的閉合性，如設計變更通知單要與執行反饋單、監理通知單與回復單、質量監督檢查報告與整改閉環單、設備缺陷通知單與處理報驗單等存在閉環文件，通知類及回復類文件應一一對應組卷，不能分別組卷，應確保二者有機聯系。
在建設項目檔案管理中，檔案整理工作的好壞是提高工程管理及后續生產運營工作效率、提高檔案利用率的關鍵，而在檔案整理中，檔案的組卷環節又是重中之重。因此，掌握項目檔案的組卷原則、方法、要求及克服實際組卷過程中常出現的問題，是做好項目文件組卷工作的基礎，項目檔案管理人員有責任做好項目檔案的組卷工作，使項目檔案為今后的生產運營工作發揮更大作用。
作者單位：國家檔案局
圖片來源：作者提供
