隨著舊城改造、基礎設施改建、拆遷安置工作如火如荼地進行，近幾年查詢私人建房檔案的群眾也與日俱增。但由于私人建房檔案收集不齊全，致使無法完全滿足群眾查詢和利用的需求。浙江省舟山市普陀區檔案館立足服務群眾，深入分析、認真查擺問題，通過拓展服務領域、創新服務手段，多措并舉助推城鄉居民私人建房檔案利用。
普陀區檔案館在數字化檔案館建設過程中，不斷豐富完善民生檔案，目前已收集整理自20世紀60年代至2016年的私人建房檔案724卷，內含居民信息76756條。2019年普陀區檔案館查檔接待1841人次、2332卷次，其中有461人次是查詢私人建房審批檔案的，利用案卷590卷次，占總利用數的25.2%。在利用過程中仍然發現不少問題。一是群眾檔案意識還不夠完善。不重視建房審批的相關材料的保管，因為自身檔案丟失來查詢占了絕大多數。二是利用者無法完整提供查檔信息。如申請人、建房時間等重要查檔線索往往模糊不清，這就給查檔造成一定困難。三是館藏檔案不齊全。土地管理機構從無到有，從屬關系也幾經變化，歷史原因造成檔案保管的不完整。20世紀90年代的鄉鎮撤擴并問題也給檔案的保管造成一定的困難，普陀區檔案館接收的各鄉鎮私人建房檔案中有不少時間段的檔案是不齊全的。
針對這些現狀，普陀區檔案館深入踐行以人民為中心的發展思想，加大檔案資源開發開放力度，進一步拓展服務領域，創新服務手段。一是以群眾需求為導向,不斷豐富民生檔案資源。將大量與人民群眾切身利益相關的民生檔案如婚姻、出生檔案、私人建房等,打破固有的期限,提前接收進館,使大量的民生檔案由分散變集中,豐富檔案館為民生服務的資源。近日，普陀區檔案館接收了一批東港街道辦事處1979-2020年的私人建房審批檔案，共計70卷3582件。這一舉措，填補了東港街道歷史上1986-1992年之間土地審批檔案空白的漏洞。二是以業務培訓為主抓手,切實提升檔案員素質。在“三個走向”指引下，按照“六好”要求，夯實檔案基礎性工作。督促各單位檔案員認真貫徹執行有關法律法規和業務規范，做好檔案收集整理工作。同時以檔案移交為契機開展業務指導，雙管齊下，確保檔案歸集的規范性及完整性。三是以資源共建共享為目標,合理開發利用民生檔案資源。建立健全土地審批數據庫，就近日新接收的東港街道的檔案安排人員加班加點進行數字化加工，已完成數字化加工35122條。同時大力推進查檔利用“掌上化”和“零次跑服務”，打破信息孤島，實現數據共享，真正讓百姓少跑腿，讓數據多跑路，實現民生檔案進鄉鎮，群眾查檔不出島。
