· 國家檔案局主管· 中國檔案雜志社主辦1951年創(chuàng)刊歡迎來到中國檔案網(wǎng) !2025年08月20日 星期三
《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》(以下簡稱《規(guī)劃》)擘畫了未來5年乃至更長時期全國檔案事業(yè)發(fā)展藍圖,為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了行動指南。機關(guān)檔案工作貫徹《規(guī)劃》要求,要緊緊圍繞“四個體系”,著力踐行“三個走向”,把握好十大重點任務(wù)。
全面落實檔案工作責(zé)任制
新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確提出,機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制。《規(guī)劃》對此作了進一步部署,要求健全檔案管理體制機制,全面建立和落實工作責(zé)任制。全面落實檔案工作責(zé)任制,就是按照檔案法律法規(guī)和《機關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)等規(guī)章的要求,進一步梳理機關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門及工作人員、文書業(yè)務(wù)部門及工作人員分別承擔(dān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理責(zé)任、執(zhí)行責(zé)任內(nèi)容,制定檔案工作責(zé)任清單,建立健全責(zé)任考核機制,防止責(zé)任不清、履行不力等現(xiàn)象發(fā)生。同時,落實責(zé)任制要注意與《規(guī)定》中建立檔案工作協(xié)調(diào)機制、設(shè)立或指定機關(guān)檔案部門、組成檔案工作網(wǎng)絡(luò)的要求結(jié)合起來,確保責(zé)任落實具備充分的機制、組織和人員支撐,切實將各項責(zé)任落實到人、落實到位。
做好分層次監(jiān)督指導(dǎo)工作
實施機關(guān)、所屬單位、部門檔案館分層次監(jiān)督指導(dǎo)是《規(guī)劃》針對機關(guān)檔案工作提出的新思路。從實踐情況看,機關(guān)本級檔案工作一般開展較好,但所屬機構(gòu)和部門檔案館工作開展不平衡不充分的情況還比較普遍。考慮到機關(guān)本級與所屬機構(gòu)、部門檔案館在檔案規(guī)模、類型、是否移交進館等方面存在一定差異,檔案主管部門和依法具備權(quán)限的機關(guān)部門應(yīng)當(dāng)區(qū)分層次開展監(jiān)督指導(dǎo)工作。具體來說,就是在繼續(xù)將機關(guān)本級檔案工作作為重點的前提下,采取有針對性的政策、措施,解決好所屬單位檔案工作這個難點,打通部門檔案館這個堵點。難點難在所屬單位多、檔案類型雜,需要繼續(xù)把牢檔案目錄繳送備案、文件材料歸檔范圍和保管期限表審批兩個抓手,積極探索與機關(guān)本級一體化管理或同標(biāo)準(zhǔn)管理,有效提升所屬機構(gòu)檔案工作水平。堵點是指部門檔案館發(fā)展乏力、機關(guān)建立檔案館不暢導(dǎo)致機關(guān)本級檔案工作上升空間受限問題。國家檔案局目前正積極修訂《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》,并擬出臺意見、辦法等引導(dǎo)、鼓勵、支持檔案館科學(xué)發(fā)展。
加強館庫建設(shè)與管理工作
加強檔案館庫建設(shè)與管理是《規(guī)劃》中檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容,要求“督促存在安全隱患問題或不符合面積等要求的進行新建或改造”,“完善檔案庫房內(nèi)控制度”等,明確了機關(guān)檔案安全管理的“硬件”和“軟件”要求。“硬件”要求即基礎(chǔ)設(shè)施要求,包括檔案用房、檔案用具、設(shè)施設(shè)備和信息化基礎(chǔ)設(shè)施要求等;“軟件”要求即檔案保管與保護要求,包括檔案出入庫登記、檔案保管情況檢查、庫房溫濕度控制、檔案的日常防護、檔案應(yīng)急情況處置等。機關(guān)加強館庫建設(shè)與管理工作,一是要“突出重點、整體提升”,既要重點解決好《規(guī)劃》提出的館庫“存在安全隱患”“不符合面積要求”和“檔案庫房內(nèi)控”問題,又要兼顧其他基礎(chǔ)設(shè)施、檔案保管保護要求;二是要“軟硬兼顧、系統(tǒng)推進”,既要重視通過館庫新建或改造解決好基礎(chǔ)設(shè)施問題,又要特別加強日常管理和檔案流動過程中安全管理等,真正實現(xiàn)全面、系統(tǒng)的檔案安全體系建設(shè)。
實施檔案管理“三合一”制度
“三合一”制度是指在實踐中形成的,以檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式,規(guī)范、指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。《規(guī)劃》提出大力推動“三合一”制度,就是要加強包括文書檔案在內(nèi)的各門類檔案管理,進一步規(guī)范機關(guān)檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求,為機關(guān)檔案資源的全面建設(shè)和規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。貫徹檔案管理“三合一”制度,要在實施國家檔案局令第8號的基礎(chǔ)上,落實《規(guī)定》中“機關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”要求,將機關(guān)檔案保管期限表的編制內(nèi)容從文書檔案擴展到各個門類,真正做到全面、系統(tǒng)反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌,真正實現(xiàn)檔案收集、整理、鑒定等一個標(biāo)準(zhǔn)立到底。已經(jīng)編制文書檔案保管期限表的,可以接續(xù)編制其他門類檔案保管期限表并經(jīng)審查同意后施行。
做好重大活動檔案管理
重大活動檔案是機關(guān)檔案的重要組成部分,在存史、資政和育人方面具有特殊和重要的價值。《規(guī)劃》非常重視重大活動和突發(fā)事件檔案管理,從收、管、用不同角度對突發(fā)事件和重大活動檔案管理提出了全方位的工作要求。機關(guān)要以《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》為依據(jù),明晰活動檔案范圍和歸屬流向,把握工作開展原則和部門職責(zé)分工。檔案管理對象上,做到“全覆蓋”,將活動形成的所有門類、類型文件材料納入管理范圍;管理方法上,做到“全納入”,將活動檔案管理納入單位日常檔案管理,保證在收集范圍、分類方法和整理規(guī)則上與其他檔案保持協(xié)調(diào)一致;管理目標(biāo)上,做到“全專題”,通過建立專題目錄、建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫等方式對檔案實施全專題化管理。
優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)與質(zhì)量
《規(guī)劃》對檔案資源建設(shè)提出的總體要求是:檔案資源覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化,檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”有效落實。機關(guān)開展檔案資源建設(shè),要堅持結(jié)構(gòu)優(yōu)化和質(zhì)量管控兩手抓,實現(xiàn)檔案資源數(shù)量與品質(zhì)雙提升。一是“調(diào)結(jié)構(gòu)”,加強國家重大發(fā)展戰(zhàn)略和地方中心工作等重點領(lǐng)域,關(guān)系國家安全、國計民生、公共服務(wù)、新興產(chǎn)業(yè)等重點行業(yè)檔案收集工作,做好脫貧攻堅和疫情防控等涉及新時代新成就國家記憶工程建設(shè)相關(guān)檔案收集工作,同時定期開展保管到期檔案鑒定處置工作,暢通檔案資源入口出口,從根本上實現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)調(diào)整。二是“提質(zhì)量”,加強機關(guān)各門類檔案集中統(tǒng)一管理,規(guī)范建檔工作,提高歸檔文件質(zhì)量,深化檔案檢索工具、全宗介紹、組織沿革、大事記和全宗卷編制工作,提升檔案內(nèi)容管理水平。
提升檔案利用與開發(fā)水平
檔案的利用和開發(fā)是體現(xiàn)檔案和檔案工作價值的一項重要工作,是機關(guān)檔案管理的重要內(nèi)容和目標(biāo)。《規(guī)劃》從提升檔案利用服務(wù)能力、加大檔案資源開發(fā)力度兩個方面對檔案利用開發(fā)工作提出了要求,要深入挖掘檔案資源,及時精準(zhǔn)地為各級黨委和政府決策提供參考;圍繞重要時間節(jié)點、重大紀(jì)念活動,開展展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作、公益講座等,尤其是要充分發(fā)揮紅色檔案在理想信念教育中的重要作用。做好檔案利用工作,要持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境,簡化檔案利用程序,扎實推進在線查詢利用服務(wù),更好地滿足利用者檔案信息和檔案文化需求。檔案開發(fā)工作要立足實際,由易到難,首先做好基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集等檔案編研工作,再循序推進設(shè)立檔案展覽、拍攝專題片工作,具備條件的機關(guān)要積極探索知識管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)的應(yīng)用,不斷拓展檔案開發(fā)領(lǐng)域和深度。
完善檔案開放審核機制
檔案開放審核是檔案開放工作的重要一環(huán)。新修訂的《檔案法》將檔案形成單位或移交單位確定為檔案開放審核主體,為機關(guān)賦予了一項重要任務(wù)。《規(guī)劃》對開放審核工作作出進一步部署,要求建立健全開放審核建議機制和制度,實現(xiàn)檔案開放審核工作法治化、規(guī)范化、常態(tài)化。一是要完善開放審核機制,明確機關(guān)開放審核工作屬性,厘清與檔案館之間的職責(zé)分工,在此基礎(chǔ)上對審核工作的組織、程序和要求作出明確規(guī)定。二是要充分發(fā)揮現(xiàn)有組織機制作用,結(jié)合或直接運用檔案工作協(xié)調(diào)機制、檔案工作網(wǎng)絡(luò)、鑒定小組等組織形式推進審核工作。鑒定處置工作開展比較充分的機關(guān),建議直接依托鑒定小組開展審核工作,具體要求按照《規(guī)定》執(zhí)行。三是要做好與保密、信息公開工作的銜接,將開放審核與解密審核、信息公開密切結(jié)合起來。
規(guī)范電子文件歸檔與移交
《規(guī)劃》提出要大力推進“增量電子化”,并將“加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收”單獨列為一項工作任務(wù),明確了電子文件管理在檔案信息化工作中的優(yōu)先位置。開展機關(guān)檔案信息化工作,要在繼續(xù)做好數(shù)字化工作的同時,將重心轉(zhuǎn)移到電子文件管理上來,保證電子文件“收得進,管得好,交得出”。“收得進”就是要完善電子文件歸檔機制,強化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作,著力推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求,保障各領(lǐng)域尤其是電子公文、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”電子文件等歸檔工作廣泛開展。“管得好”就是以數(shù)字檔案室建設(shè)為基礎(chǔ),對照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),大力推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件單套制管理,實現(xiàn)電子文件規(guī)范管理、高質(zhì)量管理。“交得出”就是要加強機關(guān)與檔案館檔案信息化工作的協(xié)調(diào),建立健全電子檔案移交制度,進一步規(guī)范工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),全面開展電子檔案移交與接收工作,實現(xiàn)電子檔案應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收。
推進檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型
檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型是貫穿《規(guī)劃》的一條重要邏輯主線,創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式、加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型、提升檔案利用服務(wù)能力、提升檔案數(shù)字資源安全管理能力等工作任務(wù)和檔案信息化建設(shè)等章節(jié)內(nèi)容均依此展開。檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型是運用數(shù)字化技術(shù)、思維、認(rèn)知對檔案工作體制機制、組織架構(gòu)、方式流程、手段工具等進行全方位、系統(tǒng)性重塑的過程,是服務(wù)和融入政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型的大勢所趨,是檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的必然要求。機關(guān)推進檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型,要重點把握3項任務(wù):一是以電子文件單套制管理和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化為方向,逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系,推動數(shù)字檔案資源戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。二是加快數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級,不斷拓展檔案服務(wù)應(yīng)用場景,著力提升數(shù)字檔案服務(wù)水平。三是建立健全數(shù)字監(jiān)管手段,探索實施檔案工作智能化管控,為機關(guān)決策提供有力支撐,推進檔案數(shù)字治理取得實效。
作者單位:國家檔案局