近日，浙江省麗水市檔案館承擔的電子檔案長期安全保存管理試點工作通過了國家檔案局、國務院辦公廳電子政務辦公室、國家電子文件管理部際聯席會議辦公室組織的專家組驗收。
2020年3月，國家檔案局、國務院辦公廳電子政務辦公室、國家電子文件管理部際聯席會議辦公室確定麗水市檔案館為電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點單位,試點內容為電子檔案長期安全保存管理。麗水市檔案館于2020年5月上報試點方案，積極組織開展試點工作。通過一年的努力，取得了試點成效。
一是數字思維，撬動電子檔案管理工作整體變革。麗水檔案館在國家檔案局、省檔案局的支持下，通過試點工作，統籌運用數字化技術、數字化思維、數字化認知，把數字化、一體化、現代化貫穿到檔案的收集、整理、保管、利用、移交接收的全過程各方面。從此，麗水市、縣、鄉鎮機關OA系統形成的電子公文，行政審批系統形成的電子檔案可以采取一鍵式歸檔，單套保存。避免了電子文件在歸檔環節再打印成紙質歸檔，若干年后再向檔案館移交，檔案館再把紙質的檔案掃描成電子影像件和重復勞動、重復投資，實現了電子檔案管理工作的整體變革。
二是持續迭代，將業務協同模型和數據共享模型貫穿到電子檔案單套保管試點的全過程。麗水市自2012年開始建成全市統一的“1+10+N”檔案協同管理系統，“十年磨一劍”鍥而不舍的工匠精神，通過歷次的V字模型持續迭代升級，新技術的整合和應用，檔案核心業務場景的細化實踐，打破了各機關檔案室的數據壁壘，統一了全市各部門電子檔案歸檔、移交、接收等核心業務的操作規程和評價體系，實現了市、縣、鄉三級檔案信息資源的共建共享，電子檔案在線共享、出證和來源可追溯。
三是數字賦能，高質量保障電子檔案的“四性”和有效利用。麗水市檔案館探索出了圍繞“閉環管理、可靠檢測、制度保障、數據安全”等要求，在系統建設中，將“四性”保障措施植入電子檔案形成和歸檔、移交接收、檔案館保存和電子檔案利用四個關鍵環節，最大程度上實現了《檔案法》規定的電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求。2020年底，市本級和9縣（市區）100%創建數字檔案館，所有機關100%創建數字檔案室。“1+10+N檔案協同管理系統”有數字檔案室960多個，保存電子檔案1400余萬件，并開始向村級檔案室延伸。
四是系統思維，健全電子檔案單套保管的標準體系。通過試點工作，麗水市檔案館形成了一套完整的電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理的政策規范和技術標準。同時，參與國家標準《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T39362-2020）的起草和測試工作。建成了基于電子檔案長期保存管理的數據保全系統，建成館藏電子檔案的“統一、實時、智能”備份和監管體系。在電子文件采集、整理、歸檔及電子檔案移交接收、長期保存等環節，形成了包括地方標準《政務服務網“最多跑一次”電子檔案元數據規范》在內的較為完善的系列標準規范，為電子檔案長期安全保存管理提供了有力支撐。
驗收專家組聽取了工作匯報，觀看了系統演示，審閱了相關文檔，經質詢和討論，一致以為：麗水市檔案館的試點工作依托“1+10+N”檔案協同管理系統實現了市、縣、鄉鎮機關電子公文和政務服務網上電子文件在線歸檔和電子檔案移交接收、長期保存，建成了基于電子檔案長期保存管理的數據保全系統，為電子檔案長期安全保存管理提供了技術保障。試點工作技術路線合理、業務流程清晰，電子檔案長期安全保存機制有效，符合檔案管理工作實際，達到了試點工作目標要求。
專家組充分肯定了麗水市檔案館的試點成果，認為試點工作符合驗收標準，形成了可復制可推廣經驗，一致同意通過驗收，并建議進一步深化成果運用，拓展應用范圍，為推動電子檔案規范化管理提供可靠支撐。
