適應科研活動信息化的趨勢和要求，順應檔案工作發展方向，《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）提出了一系列科研檔案工作數字化轉型的要求。全面落實這些要求，是貫徹實施《規定》的重要內容。
轉型的必要性
科研檔案工作數字化轉型是檔案工作的大趨勢。自從信息技術得到應用以來，人類應用信息技術的熱情有增無減，從日常管理到產品開發，各單位的每一項業務都因信息技術的應用發生了翻天覆地的變化，并促成了各個產業的升級換代。實踐也證明，檔案工作的數字化轉型是提高檔案工作效率的有效途徑。2020年6月19日，國家檔案局舉辦區塊鏈技術視頻專題講座，提出要加快厘清運用新一代信息技術實現檔案管理現代化的思路舉措。黨的十八大以來，全國檔案工作數字化趨勢十分明顯。信息化思路寫入新修訂《中華人民共和國檔案法》，并作為一章予以強調。在業務發展需求的驅動下，各單位競相對傳統載體檔案進行數字化，全國中央企業總部檔案數字化率達到65%以上；實施電子檔案管理信息系統的積極性進一步提高，系統架構更加高端先進，功能不斷完善，新技術得到應用；電子文件歸檔的范圍進一步擴大，從OA系統、會計核算系統向工程技術系統拓展；知識管理、大數據等信息開發技術得到進一步深入應用，并產生了巨大的效益。作為全國檔案工作一個重要組成部分的科研檔案工作也需要進行數字化轉型。
科研手段的信息化導致科技文件材料載體大量電子化，促使科研檔案工作必須向數字化轉型。隨著信息技術的深入廣泛運用，科研手段的信息化速度進一步加快，科研試驗過程大量運用信息化技術，科研項目信息管理系統正在科研機構廣泛應用。根據《關于深化中央財政科技計劃（專項、基金等）管理改革的方案》（以下簡稱《方案》）要求，國家“建立公開統一的國家科技管理平臺”，由專業機構通過統一的國家科技管理信息系統受理各方面提出的項目申請，組織項目評審、立項、過程管理和結題驗收等。《方案》提出，“完善國家科技管理信息系統”；“要通過統一的信息系統，對科技計劃（專項、基金等）的需求征集、指南發布、項目申報、立項和預算安排、監督檢查、結題驗收等全過程進行信息管理，并主動向社會公開非涉密信息，接受公眾監督。分散在各相關部門、尚未納入國家科技管理信息系統的項目信息要盡快納入，已結題的項目要及時納入統一的國家科技報告系統”。國家科技部先后上線國家科技管理信息系統公共服務平臺、國家自然科學基金管理信息系統、國家科技經費預算申報管理系統、國家科技計劃項目資金管理系統等科研項目管理系統平臺。科研手段的信息化使科研文件材料大量由傳統紙質載體向電子化轉變。根據粗略統計，“十三五”期間完成的國家科技重大專項科技文件材料的電子化率將近60%，客觀上要求科研檔案管理手段的數字化。
科研檔案工作數字化轉型是科研活動對檔案工作的要求。隨著科研工作的發展，科研探索正走向人類未知的邊界和領域，人類科研探索比過去任何時候都需要更多已有成果的借鑒，需要更加快速的科研檔案工作和更加完整、系統的科研檔案信息作為支撐。科研人員對科研檔案、科學數據利用需求正發生變化，對作為科技信息資源的科研檔案的共享利用提出了更高的要求。這些更高的要求只有通過科研檔案工作的數字化轉型才能得到滿足。信息化條件下的科研活動要求更加便捷地獲取檔案信息。信息技術給人類活動帶來的最顯著的進步就是信息的獲取比以前更加便捷了，信息流動的速度和便捷超過了以往的任何時期。在此大背景下，科研工作對作為重要信息流一部分的科研檔案信息流在獲取的方便與快捷方面提出了要求，這在客觀上要求檔案工作應用信息技術，實現檔案工作的數字化轉型。
轉型要求
面對科研檔案數字化轉型的趨勢和需要，《規定》對科研檔案工作的數字化轉型提出了要求。
一是要求科研項目管理信息系統設置接口，以實現科研電子文件材料歸檔。《規定》第十七條要求：“各單位建設或使用科研項目管理系統時，應當充分考慮科研檔案管理需要，設置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲格式、元數據等應當符合國家相關規范要求。”
二是適應科研工作發展需求，創新性地提出了科研檔案電子化單套制歸檔要求。《規定》第十八條提出，符合一定條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。這些條件包括：形成條件，即“形成的科研電子文件來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸”；“形成科研電子文件的系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的電子文件，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序”；“從外部接收的電子文件來源可靠、程序規范、要素合規”。管理過程要求，即“使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長期保管要求”；“采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改”；“建立科研電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響”。這些要求與新修訂《中華人民共和國檔案法》及《會計檔案管理辦法》的單套制要求是一致的。
三是提出了電子檔案整理依據。不管是否實行電子化單套制管理，科研電子文件歸檔時都必須按照要求規范整理。《規定》第十九條要求，“電子檔案應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）進行整理”。具體整理方式可參閱該標準。
四是提出了科研檔案數字化要求。科研檔案的數字化是指傳統載體科研檔案進行數字化處理，形成檔案數字資源，有利于傳統載體科研檔案的管理和利用。為此，第十九條要求，“有條件的單位可以開展科研檔案數字化”。科研檔案數字化依據本單位條件視情開展，而不是強制的。但就承擔科研項目的單位來說，基本是具備條件的。
科研檔案工作數字化轉型實現途徑
《規定》對科研檔案工作數字化轉型提出了明確的要求。各單位應從以下方面入手，使本單位的科研檔案工作實現數字化轉型。
一是實現與科研活動有關的業務信息系統與電子檔案管理信息系統相銜接。這里所謂的銜接是指與科研活動有關的業務信息系統中的電子文件能夠歸檔到電子檔案管理信息系統中。實現銜接的主要方法是歸檔接口開發。為此，不僅要開發科研項目管理系統歸檔接口，還要將一些試驗數據管理系統、試驗系統開發歸檔接口。尤其是產生科學數據的涉及科研活動的信息系統開發歸檔接口的需求更加迫切，應盡快實施。接口開發應根據《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《數字檔案室建設指南》中有關要求進行。要保證進入電子檔案管理系統的科研電子文件的格式、元數據等符合歸檔要求。
二是科學規范地開展科研電子文件歸檔工作。電子文件歸檔工作包括收集、整理等環節，每一個環節都必須遵循《規定》中的要求。歸檔中要保證科研電子文件來源是可靠的。為此，要通過“四性”檢測、信息認證等方式，對歸檔的科研電子文件來源及其是否真實進行科學的識別。歸檔科研電子文件格式要符合電子檔案管理要求，即盡可能采用通用格式歸檔，確無法采用通用格式的，應同時歸檔閱讀軟件或平臺。科研電子文件中科學數據占比較大。科學數據由科研儀器裝置形成，其特點就是軟硬件依賴性強，因此在歸檔時要特別注意。科研電子文件歸檔要元數據完整。科研電子文件歸檔和科研檔案管理過程要規范。科研電子文件歸檔時務必使其脫離原有系統，并按給定保管期限，進行分類、組成保管單位、排序，然后離線保存至少1套。歸檔后，要定期對科研電子檔案進行檢查，發現有格式過時風險要及時采取遷移等措施。
根據《規定》第十七條，上述要求歸檔的科研電子檔案可不再歸檔紙質載體，即可僅保存電子檔案。這將大幅度提高科研檔案管理效率，大大地減輕科研人員的負擔，是科研檔案工作“放管服”改革的重要舉措，各單位檔案部門和科研部門要從提高國家創新能力的高度積極開展科研電子文件的歸檔工作。
三是積極開展傳統載體檔案數字化工作。傳統載體檔案數字化是檔案工作數字化轉型的重要內容。對于科研檔案來說，傳統載體檔案數字化具有重要的意義。正如前文所述，人類科研探索比過去任何時候都需要更多已有成果的借鑒，需要更加快速的科研檔案工作和更加完整、系統的科研檔案信息作為支撐。
一直以來，科研檔案的利用大多以提供紙質檔案的傳統方式進行，利用效率低，不能滿足科研人員對科研檔案信息利用的需求，使眾多科研檔案被束之高閣。檔案數字化工作將傳統載體科研檔案從非數字形態變為數字形態，使其傳輸更加方便、檢索更加快速、信息更加多維，能更好地滿足科研人員對檔案信息的利用需求，從而更好地發揮科研檔案的重要作用，使檔案工作能在圍繞中心、服務大局中作出更大的貢獻。傳統載體科研檔案具有數量少、使用頻繁等特點，各單位應遵循傳統載體檔案數字化“六個優先”原則，在數字檔案館（室）建設的傳統載體檔案數字化工作中應先將科研檔案數字化。
作者單位：國家檔案局
