近年來，岑鞏縣始終堅守“為黨管檔、為國守史、為民服務”重要職責，把檔案安全工作作為重中之重，加快推進檔案館“五位一體”的功能建設，著力提高人防、物防、技防，堅決守好檔案安全底線，成功打造縣級數字檔案館。
一是壓實“三個責任”。落實主體責任全面實行安全領導負責制，成立以館長為組長的檔案安全工作領導小組，明確工作分工，落實責任到人，構建“主要領導負總責、分管領導直接抓、責任股室具體辦”的責任體系；落實監管責任采取“館長定期巡、分管領導全程督、業務人員每天查”模式，實行閉環式管理、全過程監督、立體化落實，形成一級抓一級、層層抓落實的工作格局；落實崗位責任，2019年機構改革后設置內設股室4個，5名工作人員全部安排到相應股室，按照定崗定責定人原則，實行崗位負責制，由各股室負責人牽頭落實責任區域安全工作。
二是執行“三個制度”。嚴格執行數字加工制度，投入資金410余萬元，采取服務外包方式進行檔案數字化工作，按照定點加工、定時進出、定人操作原則，嚴格規范流程、保密規定、安全要求開展檔案數字化加工，明確專人負責安全巡視監督，檔案完成后按程序移交登記存放，庫存檔案數字化率達90%以上。嚴格執行庫房管理制度，實行專人負責庫房管理，建立檔案安全管理臺賬，通過溫濕度全天監測、每周設施大檢查、季度大清掃等方式對庫房進行情況登記、安全管理。嚴格執行準入制度，非管理人員需經主要領導同意后在檔案管理人員陪同下方可進入；嚴格執行安全保衛制度，采取“技防+人防”模式，投入資金100余萬元，購置安裝全方位無死角監控和門禁系統、庫房環境溫濕度自動控制系統、庫房門禁系統及消防安全系統，明確專人負責館內消防安全工作，每日組織一次安全巡查、每月組織開展1次安全大檢查，發現問題第一時間處理。嚴格執行值班值守制度，聘請2名專職保安人員24小時值守，全方位保護檔案安全。
三是把牢“三道關口”。嚴把“檔案接收關”，全縣各單位檔案資料入館一律實行清單式移交，經檔案接收人員查驗簽收后，在檔案消毒室進行全面消毒處理，并按類別登記存放入庫，所有過程均由專門檔案人員交接處理，確保檔案移交程序規范、準確完整；嚴把“安全保管關”，按照“五位一體”功能建設要求，檔案館配備800余立方米檔案密集架、2.5立方米真空充氮檔案消毒機、裱糊烘干機、多功能除濕機等設施設備，對檔案庫房溫度、濕度等進行智能監測、控制，通過殺菌、防潮、通風三個方面進行檔案安全保護；嚴把“信息查詢關”。充分運用檔檔案數字化成果，建設案信息系統查詢平臺，設置檔案查詢對外服務窗口，涉及人事、山林、土地、婚姻、破產企業職工等民生檔案均通過局域網系統迅速查詢，切實提高檔案查閱利用效率。
