科學界定一項工作所形成文件材料的歸檔范圍并在歸檔時準確劃定其保管期限是檔案工作的重要內容。作為約束科研項目檔案工作的制度，《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）對科研項目文件材料歸檔范圍的界定工作及其檔案保管期限的劃定工作提出了嚴格的要求。
科研項目生命周期
科研文件材料歸檔范圍是依據科研項目活動及其所形成文件材料確定的。《規定》對科研文件材料歸檔范圍排列也是按照科研項目的活動階段進行的。確定科研文件材料的歸檔范圍首先必須理清科研項目活動階段及其內容。
科研項目是指以科學研究、技術開發為內容而單獨設立的項目，目的在于解決經濟和社會發展中出現的科學技術問題。科研項目管理的內容主要包括項目的申報與立項管理、項目過程管理和項目結項管理，涉及項目的組織、人員、資金、文檔、科技成果及知識產權等內容的管理。隨著科研項目管理工作的不斷實踐和總結，科研項目管理的內容還應擴展到項目結項后的后續評價管理。
科技項目的申報與立項管理。包括發布項目申報通知、項目申報指南、項目申報主體的資格、項目完成的時間要求，立項形式審查、同行評價、項目評審和項目審批等。
科技項目的實施和過程管理。當科技項目通過專家評審確定立項后，簽訂項目合同。簽訂合同作為項目立項管理的終點，同時意味著項目過程管理的開始。實施和過程管理包含項目執行的整個過程管理，目的是通過科學的管理手段，使科學研究按照既定目標逐步進行，同時使研發過程效率更高，執行起來更加有序。
科技項目結項管理。項目結項是研究開發工作結束的標志。不同機構對于項目結項有不同的規定，一般分為績效評價結項和驗收結項。相比較而言，績效評價結項簡單，驗收結項復雜。但驗收結項的方式應用更為廣泛，主要做法是邀請相同領域專家對項目成果進行驗收，驗收依據為項目合同或任務書，驗收結論為通過或不通過。專家通過自己的專業知識判斷成果指標是否達到合同要求，但通常不對項目成果達到的水平進行評價。
《規定》在排列科研文件材料歸檔范圍時沒有機械地照抄照搬學術界對科研項目活動的表述，而是根據我國科研工作的實際，將科研項目活動階段劃分為立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收和績效評價及成果管理，其特點是將成果管理與結題驗收和績效管理合并為一個階段，這主要是考慮到成果管理階段產生文件材料較少，不宜單獨按階段列出。
科學界定科研文件材料的歸檔范圍
根據我國科研項目活動一般原理，《規定》對科研文件材料歸檔范圍作出了詳細的規定，并根據當前我國科研項目活動的特點，進一步豐富了文件材料的內容。
立項論證階段應歸檔文件材料包括項目指南、可行性研究報告，項目經費預算文件材料，申報書及相關證明；立項評審文件材料，預算申訴、評審文件材料；立項（含預算）批復，任務合同書（含預算書）及各類協議等。其中項目指南、立項評審材料是此次修訂《規定》新增內容。
研究實施及過程管理階段應歸檔文件材料分為3類：第一類為研究實施文件材料，包括研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告；設計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數據處理文件；科學數據；研制的樣機、樣品、標本等的實物及其目錄、圖片等。其中科學數據是本次修訂《規定》新增內容。第二類為過程管理文件材料，包括中期、年度等階段執行進展情況報告、總結報告、研究成果等；項目、人員、進度、經費等的調整、變更文件材料；撤銷項目已開展工作、已使用經費、已購置設備儀器、階段性成果、知識產權等情況文件材料。專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監督工作形成的文件材料。其中階段進展情況報告是本次修訂《規定》新增內容。第三類為研究實施中形成的成果性的文件材料，包括建設的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數據等。其中數據是本次修訂《規定》新增內容。
結題驗收及績效評價、成果管理階段應歸檔文件材料按管理工作內容分為項目驗收文件材料、項目績效評價文件材料、成果管理文件材料、推廣應用及獲獎文件材料。項目驗收文件材料包括驗收申請書，驗收承諾書；工作總結報告，技術報告，項目經費決算等財務情況文件材料；驗收通知，驗收評審文件材料；驗收現場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告、產業化審核報告等；驗收結論書，結題書面通知等。其中驗收申請書為新增加內容。項目績效評價文件材料包括績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結論等績效評價工作文件材料。其中績效自評價報告為新增加內容。成果管理文件材料包括研究報告、論文、專著、數據庫等研究成果文件材料；自評價報告，科技報告；專利、軟件及其他知識產權文件材料。其中科技報告為新增加內容。推廣應用及獲獎文件材料包括產業化報告、證書、出版物等成果應用、獲獎、宣傳推廣文件材料。
但《規定》第十四條要求:“各單位應當根據科研內容和科研管理程序，結合科研項目特點確定歸檔范圍。”這是因為，《規定》有關要求不僅僅是為了約束政府預算支持的科研項目，同時也是各單位開展其他類型科研項目工作時需遵循的，尤其是自籌資金項目。由于不同性質的科研項目管理流程不同，所產生并需歸檔的文件材料也不同。因此，歸檔范圍中的一些文件材料在財政預算支持科研項目活動中不一定產生，而是針對單位自籌資金科研項目管理活動的。《規定》中提出的歸檔范圍是一個盡可能包括所有性質科研項目需歸檔文件材料的范圍。各部門、各單位在貫徹《規定》時應根據科研項目的性質和特點等因素確定歸檔范圍，而不應照搬《規定》的有關要求。
準確劃分科研檔案保管期限
保管期限的劃分是科研檔案管理的重要一環。根據檔案管理理論，檔案鑒定方法有整體價值評估法和內在價值鑒定法，整體價值評估法又包括宏觀鑒定法和檔案雙重價值鑒定法。根據科研項目是一種一次性項目活動性質，其形成檔案鑒定宜采用宏觀鑒定法。因此，《規定》第十五條第三款規定:“科研文件材料歸檔時應當根據科研項目的性質、規模、創新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。”根據此要求，判斷科研檔案保存價值的依據是科研項目的性質、規模、創新性等因素，而不是文件材料本身所記錄的內容。因此，本次《規定》修訂沒有按科研文件材料本身的內容確定，而是按類確定科研文件材料歸檔時的保管期限。
根據上述判斷原則，科研檔案保管期限劃分可采用如下劃分原則和方法：一是按科研項目性質劃分科研檔案保管期限。即國家級科研項目檔案保管期限應高于地方和基層單位自籌資金。二是按科研項目規模劃分科研檔案保管期限。即重大型科研項目檔案保管期限應高于中小型科研項目檔案保管期限。三是按科研項目的創新性劃分科研檔案保管期限。即國際領先的科研檔案保管期限應高于國際先進和國內領先的，國內領先的科研檔案保管期限應高于國內先進和行業領先的。
宏觀檔案鑒定法的優點在于保持了科研檔案的完整性，不會將一個科研檔案不同內容的檔案劃分為不同的保管期限，從而人為地將一個科研項目的檔案分開保管。
科研檔案保管期限表
因此，《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》將所有國家科技重大專項（民口）科研項目形成的檔案全部劃分為永久，沒有將其中的個別文件材料劃分為30年和10年。這既是宏觀鑒定法運用的結果，也是結合了科研項目的性質等因素綜合確定的。因為國家科技重大專項（民口）科研項目具有規模大、創新性強等特點，所開展的科研活動具有戰略意義，其形成科研檔案保管期限確應從長。
各基層單位可將本單位科研檔案保管期限表做如表劃分。
作者單位：國家檔案局
