上海市浦東新區檔案局作為綜合檔案與城建檔案統一管理的“大檔案”部門，當前庫房館藏檔案容量已接近飽和。今年年初，為解決浦東新區各機關單位檔案室空間嚴重不足的問題，在區委領導的重視協調和市檔案局的積極支持下，在浦東新庫房正式投入使用前，通過向市檔案局借用庫房解決機關單位文書檔案接收問題。為更好服務區委區政府中心工作，滿足日益增長的社會民生利用檔案需求，浦東檔案局經過充分調研，通過合理優化布局，調整檔案存儲結構，更好地發揮庫房空間效益，計劃首先開展迎春點8號庫房52萬卷產證檔案整體搬遷工作。日前，迎春點8號庫房的搬遷任務正式實施，打響了新庫房搬遷工作的首發槍！
圖為打包裝箱工作現場
突出科學部署，在組織保障上為實戰
迎春點8號庫房共16組86列密集架，存放產證檔案52萬多卷，實際存放檔案排架總長度為6018米。檔案搬遷工作涉及面廣、業務量大、責任重，浦東新區檔案局高度重視檔案接收與搬遷工作，成立檔案搬遷領導小組與專項工作小組，統籌規劃，措施嚴謹，從籌備初期到搬遷啟動，領導小組多次現場指導，為工作穩步開展提供了強大的組織保障。
在明確工作目標、時間要求、搬遷步驟、工作方法、力量組織等基礎上，擬定初步工作方案。充分排摸庫房檔案的實際情況、應收未收檔案情況等各方面信息，進一步細化形成5大子方案。檔案管理部、黨政辦公室、信息技術部等相關職能部門全力響應，各司其職，全面貫徹落實領導小組的決策部署。在執行任務過程中，做到及時溝通、有效對接，形成嚴密的工作協同機制。
突出創新思維，在方式方法上講實用
浦東新區檔案局積極學習各方先進案例，立足實際，結合新形勢、針對新問題，形成了一系列有突破、可實施、成效好的辦法路徑。
一是借鑒市局經驗，采用無酸紙盒進行檔案搬遷。根據實際尺寸定制檔案專用無酸保護箱，并對無酸紙盒進行科學排號，在確保檔案安全的前提下，維護了檔案管理的有序性。
二是創新數據思維，建立搬遷數據庫。檔案局借助現有設施設備，在新館庫系統中新增“搬遷模塊”，建立搬遷數據庫。在搬遷中使用PDA手持終端將箱號條碼、架體條碼及檔案條碼逐一掃描錄入系統，在搬遷數據庫中進行標注，打印裝箱標簽并粘貼至檔案專用箱正面，確保檔案實體與裝箱記錄一一對應。在完成打包任務的同時，進行了一次精細化盤庫核查。
三是利用系統，做好檔案調閱記錄。提前為搬遷檔案的調閱使用做好預案準備，在館庫系統中可查詢到已搬遷檔案所在具體箱號及存放地點。如需調閱，由指定專人將檔案箱打開，調閱結束后經清點確認后再次封箱上鎖扣，做到檔案“啟箱閉箱”閉環管理。
突出統籌推進，在流程管理上求實效
檔案局始終將檔案安全作為搬遷的第一要務，在操作過程中，嚴格按照指令執行，做好做細全流程管理，做到檔案工作不斷、不散、不亂。
一是召開會議，明確職責。檔案局相關部室多次召開搬遷工作會議，進一步提高全體工作人員思想認識，將此項工作視為重中之重；制定任務分解表，將具體任務落實到人，嚴密操作各個環節，做到無縫對接，確保檔案安全萬無一失。
二是事無巨細，規范流程。從無酸紙盒的設計、送達、折疊，到“搬遷系統”、裝箱標簽的設計，再到檔案實體消毒、清點、裝箱、核數據、貼標簽、封箱等，做到提前謀劃、主動作為、全程參與，發現問題，及時解決，不斷優化，不留隱患。
三是把握節點，有序配合。隨著一聲令下，檔案管理部全體人員放棄休息時間，加班加點，齊心協力，擊鼓催征，積極投入搬遷工作，真正做到心往一處想、力往一處使，以求在有限的時間和僅有的人力條件下，力求又快又好地完成這項重要任務。
迎春點8號庫房的搬遷工作開展標志著檔案局“十四五”期間的檔案搬遷工作正式邁出第一步。此次工作的順利開展，將為今后其余庫房的搬遷，奠定可靠的技術基礎，同時積累了大量寶貴經驗。浦東新區檔案局館將繼續秉承為民服務的理念，圍繞市民群眾的辦事需求，勇挑重擔、奮力創新，不斷優化查檔環境和檔案保管利用條件，提升辦事效率，切實提高市民群眾的滿意度和幸福感。
