隨著電子文件“單軌制”管理試點的開展，“單軌制”“雙軌制”“單套制”“雙套制”的概念仍有待進一步明確。筆者從描述對象、文件形式、運行階段、文件原生性方面入手，對“軌”和“套”進行辨析，并進一步分析文件管理的幾種模式。
產生與應用
1. “雙套制”“雙軌制”的出現及應用
20世紀90年代以來，隨著政府信息化、辦公自動化及各類電子業務系統的應用，電子文件開始在辦公業務及其他業務系統中大量出現，但是電子文件的可靠性和證據力方面難以保障。從傳統檔案管理的視角來看，電子文件不可信任，不可作為長期保存的對象，因此，出于對文件證據要求及長久可讀的考慮，將電子文件轉換成紙質文件實行“雙套歸檔”，即以某種形式（主要是打印）將電子文件固化到傳統存儲介質（主要是紙張）上，這是電子文件環境下賦予“雙套制”的含義。這一階段關于文件管理的規定是出于對技術的不信任和傳統管理模式的路徑依賴，實行“雙套制”來彌補電子文件的缺陷，將具有保存價值的電子文件轉化為紙質文件并且同時保存文件的兩種版本，實行“雙套歸檔”。
此外，在電子環境中還出現了“雙軌制”現象。隨著辦公自動化的迅猛發展，文件的起草、審核、簽發、傳遞、閱辦以及接收、查詢、存檔、利用等都要運用計算機和網絡技術來實現，電子文件管理流程、電子文件管理系統與紙質文件管理流程、紙質文件管理系統并行存在，“雙軌制”應運而生。“雙軌制”意味著“紙質文件與電子文件長期并存，雙軌運行。為了方便電子文件的利用、永久保存和維護其原始性，在一個機關物理歸檔與邏輯歸檔可以并行；電子文件與紙質文件可以互相轉化”。紙質文件和電子文件不可避免地在相當長一段時間內相依共存，呈現并駕齊驅的狀態，“雙軌制”成為該階段檔案管理的重要形式。“雙套制”與“雙軌制”是檔案管理對象由紙質文件過渡到電子文件的階段性產物。
2. “單套制”“單軌制”的實踐探索
隨著社會信息化和政府信息化的深入，以及數字政府和數字經濟的迅速發展，“雙套制”在整個社會數字轉型的大趨勢下已不合時宜。電子文件單軌制運行、單套制歸檔成為急需研究和探索的問題。
2012年發布的《電子檔案移交與接收辦法》和2015年發布的《會計檔案管理辦法》都對電子文件的移交與歸檔提出了新要求，強調將電子文件及其元數據共同歸檔，明確符合條件的電子會計資料可僅以電子形式保存。2015年，上海自貿區開展電子文件“單套制”管理模式的探索；同年，浙江省檔案局也依托浙江政務服務網在省建設廳開展行政審批電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理新模式。2016年發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894?—?2016）取消了對“雙套制”的強制性要求，同年發布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確提出，要在有條件的部門開展“單套制”管理試點。此后，國家檔案局發布的《機關檔案管理規定》和《國家檔案局關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》進一步明確提出“電子文件可以僅以電子形式進行歸檔”“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”等相關規定。2020?年新修訂的《中華人民共和國檔案法》第三十七條明確規定，“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。此外，三大訴訟法也明確將電子數據納入證據的范圍。由此可見，電子文件單套歸檔、保存和利用已經具備了充分的法律依據，成為深化檔案工作數字轉型、服務于政務信息化及社會信息化的關鍵。
“軌”與“套”的辨析
1. “軌”和“套”的概念及含義辨析
關于“單軌制”“雙軌制”“單套制”“雙套制”的概念，人們的劃分依據各有不同。2003年，馮惠玲教授最早將“雙套制”定義為：雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。“雙軌制”是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。2019年，馮惠玲教授進一步將其闡釋為“單軌雙軌是指文件完全在電子環境中運行或是在電子、紙質兩種環境中基本并行；單套雙套在這里是指只保存電子文件還是紙質電子同時保存之意”。學界和業界普遍認同了這一說法。除此之外，檔案界同仁還提出了其他看法，具有一定的參考價值。如：鄭金月將“單軌制”“雙軌制”分成兩段，前段是指業務工作流程，后段是指檔案工作流程。鮑志芳認為，“單軌制”是文件歸檔前，只有一種文件形式（紙質或電子）伴隨業務進程流轉；“單套制”是文件歸檔后，只有一種文件形式（紙質或電子）處于存儲和利用狀態。劉繼宗認為，“雙軌制”為檔案形成時通過紙質和電子兩種方式進行審簽、辦理，兩種載體都保管的方式，“雙套制”是檔案形成前通過紙質或電子一種方式進行審簽、辦理，而歸檔保管兩種載體的模式。陶水龍認為，具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質文件或者縮微膠卷同時歸檔。
由此可見，人們對于“軌”與“套”的本質認知基本相同，但是在定義表述方面有一定差異，關注點與角度不同。首先，關于“軌”和“套”的含義，“軌”強調文件的運行狀態，即針對文件運行流程的管理，在管理流程上實現數字連續性，涵蓋文件生命周期全過程。電子文件“單軌制”主要是指文件管理流程上的全數字化運行狀態。而“套”則特指文件保存狀態，即歸檔文件的載體類型，這也是目前學界普遍認同的說法。
從“軌”與“套”的屬性判斷，僅以紙質與電子兩種文件形式來表述文件類型是不全面的。首先，“軌”分為模擬軌與數字軌，模擬軌指在紙張或者縮微膠片上進行記錄，記錄在光盤、磁盤、U盤上的是數字軌。“套”是歸檔文件的載體類型，根據軌的類型，“套”對應的文件載體類型也會相應地分為模擬與數字兩類。所以“軌”制形成的文件與“套”制保存的文件有多種類型，而不僅僅局限于紙質與電子。其次，記錄技術發展至今，經歷了機械記錄（如甲骨、金石、紙張等）、模擬記錄（如縮微膠片、磁帶等）與數字記錄3種模式。由此，可將雙套歸納為一套數字記錄即電子文件，一套機械記錄或者模擬記錄，即非數字記錄。
2. “軌”和“套”的適用性辨析
（1）“軌”對應于文件運行狀態
“軌”主要是指文件的運行狀態，文件運行階段中包含的所有業務活動都應屬于“軌”的范圍，從始至終以某一種形態（數字或非數字）運行則稱為“單軌”，反之則稱為“雙軌”。如果中間某個環節突然出現另一個形式的運行狀態，就屬于“混軌”或者“并軌”。
（2）“套”適用于文件歸檔后的狀態
一般認為，“套”是文件歸檔后的狀態，以“歸檔”為臨界點。文件歸檔后移交檔案部門，以“歸檔”作為判定“套”的臨界點是毋庸置疑的。對于電子文件而言，僅以電子或數字形式歸檔為“單套”，同時以電子（數字）形式和非電子（數字）形式歸檔為“雙套”。
綜上，筆者認為，“軌”針對文件生命周期的整個運行流程，而“套”則是專指文件在歸檔后的狀態和類型，為了準確描述“雙套制”中電子文件與紙質文件的原生性，一般需要與對應的“軌”相結合。結合前文的研究，本文關于“軌”與“套”的幾組概念界定如下：“單軌制”是指在文件的整個運動生命周期過程中僅以一種文件形式運行；“雙軌制”是指在文件的整個運動生命周期過程中以兩種文件形式（數字形式和非數字形式）同步運行；“單套制”是指只以一種文件形式對具有長期保存價值或其他重要價值的文件進行歸檔、移交、處理、利用，一般與“單軌制”結合使用；“雙套制”是指以兩種文件形式（數字形式和非數字形式）對具有長期保存價值或其他重要價值的文件進行歸檔、移交、處理、利用，一般與“單軌制”或“雙軌制”結合使用。
3. 引申問題：“雙軌制”與“雙套制”的文件原生性
一般認為，“雙軌制”形成的文件都屬于原生文件，都具有法律效力。這是因為“雙軌制”是全程共存，產生的文件經過運行和處理，在現行期發生效力，有相應的元數據，它的“文件”屬性和證據力是完整的。而針對“雙套制”中的文件原生性則存在爭議。主要分為以下兩種：第一，紙質文件是原生文件，電子文件是副本，基本上可以看作是紙質文件的數字化副本。第二，電子文件是原生文件，紙質文件是副本。在歸檔時，將電子文件轉換為紙質文件或者縮微膠卷同時歸檔，紙質文件只是電子文件的紙質拷貝。雙套制雖然保管了兩種載體，但不論是紙質檔案數字化，還是電子文件紙質化，其原件只有一種。
此外，“雙軌制”大多導致雙套歸檔，“雙軌制”通常包含了“雙套制”，涵蓋了運行處理之后的“雙套制”歸檔保管，可以將這種情況下的“雙套制”理解為“雙軌制”中的后端保存。也就是說，在“雙軌制”的前提條件下，雙套歸檔保存可以直接獲取電子文件的前期運行信息、元數據等法律效力的信息，保障電子文件的原始性，同樣也可以獲取紙質文件的原生信息并保存歸檔，那么電子文件與紙質文件都是原生文件。
由此看出，解釋“雙套制”的概念需要有“軌”作為前提，即什么樣的“軌”就會產生什么樣的“套”，對于“雙套制”中文件原生性的判定關鍵在于其是否有對應的“雙軌”或者“單軌”，“軌”與“套”相結合才能更加完整、全面地解釋文件原生性問題，即業務工作流程的“單軌制”或“雙軌制”決定了文件歸檔和檔案管理的“單套制”或“雙套制”。
現有文件管理模式的梳理與分析
“軌”與“套”在電子文件管理實踐中可以有如下幾種應用組合：“單軌制”與“雙套制”相結合、“雙軌制”與“雙套制”相結合、“單軌制”與“單套制”相結合。
1. “單軌制+雙套制”
該模式下有：（1）電子文件“單軌制”與“雙套制”相結合的文件管理模式。這是在電子文件產生的背景環境下產生的一種新的管理模式，其對應的“雙套制”中的原件為電子文件，由電子文件轉化成的紙質文件為副本。（2）紙質文件“單軌制”與“雙套制”結合的文件管理模式。該模式仍處于以紙質文件為主的文件管理期，紙質文件為原件，電子文件是數字化而形成的副本。
以上兩種情況，都是在電子文件不具備長久保存性和長期可讀性、缺乏信息安全和法律效力保障等環境下提出的管理模式。
2.“雙軌制+雙套制”
這一模式是向“單軌制”與“單套制”的過渡，根據前文的分析與解釋，這種模式對應的“雙套制”中歸檔保存的文件理應都是原生文件。由于傳統的認知、習慣、管理制度、技術條件約束等方面的原因，電子文件目前還不能全面代替紙質文件，不少企業和機關、事業單位還是習慣于將計算機上形成的電子文件打印成紙質文件，實行雙套歸檔保管。
3.“單軌制+單套制”
一種是紙質文件“單軌制”與紙質文件“單套制”相結合的傳統文件管理模式，目前已不能適應數字環境的需要。另一種是數字環境下應運而生的電子文件“單軌制”與電子文件“單套制”相結合的文件管理模式，體現了數字轉型的大趨勢，是數字社會文件管理的常態模式。當前，我國政府在政策、法規、組織、技術等方面的條件已經逐漸成熟，“單軌+單套”的試點正在進行。
綜上所述，“雙套制”“雙軌制”是文件管理由紙質時代走向數字時代的過渡形式，而“單軌制”“單套制”是適應數字社會、數字政府高效運行的文件管理模式，是我國電子文件管理模式調整的目標和方向。
[本文系教育部規劃基金項目“數字保存的成本計量與控制研究”（項目編號：20YJA870018）的階段性成果]
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作者單位：武漢大學信息管理學院、武漢大學圖書情報國家級實驗教學示范中心、中國人民大學電子文件管理研究中心
