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《民航檔案工作規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）于2020年11月27日，由中國(guó)民用航空局（以下簡(jiǎn)稱“民航局”）與國(guó)家檔案局修訂后聯(lián)合發(fā)布實(shí)施，原《民航檔案工作規(guī)定》（2013版）同時(shí)廢止。

修訂背景

原《民航檔案工作規(guī)定》對(duì)提升民航系統(tǒng)檔案管理水平起到了積極作用。但近幾年來(lái)，隨著《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的出臺(tái)以及《中華人民共和國(guó)檔案法》的修訂，檔案法治工作再上新臺(tái)階，原《民航檔案工作規(guī)定》已不能滿足當(dāng)前檔案工作發(fā)展需要。2019年，民航局檔案館啟動(dòng)修訂工作，經(jīng)多次討論并向民航系統(tǒng)、國(guó)家檔案局征求意見(jiàn)，分別形成草稿、征求意見(jiàn)稿和修改稿，經(jīng)國(guó)家檔案局及民航局審查通過(guò)后正式發(fā)布實(shí)施。

內(nèi)容變化及修訂意義

《規(guī)定》新增基礎(chǔ)設(shè)施、信息化建設(shè)、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰三章，內(nèi)容由原來(lái)的七章四十一條增至現(xiàn)在的十章六十四條，內(nèi)容涵蓋了文件歸檔、檔案管理、利用開(kāi)發(fā)、檔案移交等環(huán)節(jié)，細(xì)化了檔案工作單位及人員的職責(zé)、檔案工作經(jīng)費(fèi)的覆蓋范圍、檔案用房功能設(shè)置、檔案信息化建設(shè)要求及建設(shè)重點(diǎn)，并充分考慮了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作特點(diǎn)。《規(guī)定》既是民航系統(tǒng)各單位開(kāi)展檔案工作的保障，又是行業(yè)主管部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的依據(jù)，將有助于進(jìn)一步提升檔案治理水平和治理能力。

內(nèi)容解讀

1. 總則

《規(guī)定》以新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》及《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》為主要編制依據(jù)，以規(guī)范民航檔案工作，確保民航檔案完整、安全，服務(wù)民航強(qiáng)國(guó)建設(shè)和高質(zhì)量發(fā)展為編制目的，突出檔案工作的政治性。同時(shí)指出，民航檔案作為國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是民航行業(yè)的核心資源，對(duì)各單位工作的信息支持作用重大。因此，民航系統(tǒng)各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，積極應(yīng)用新技術(shù)，確保檔案工作與本單位業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。

2. 機(jī)構(gòu)與人員

重點(diǎn)從3個(gè)方面進(jìn)行規(guī)范：

一是各單位應(yīng)建立檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，由單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)以及行政部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同組成，處理檔案工作中遇到的重大問(wèn)題。

二是明確了民航局檔案館和地區(qū)管理局、局屬單位檔案部門(mén)的職責(zé)。民航局檔案館的職責(zé)共十條4個(gè)層面：（1）國(guó)家層面：貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法規(guī)、政策，接受?chē)?guó)家檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)，定期向中央檔案館移交檔案。（2）民航行業(yè)層面：指導(dǎo)全行業(yè)檔案工作，接收、征集重要檔案資料，開(kāi)展行業(yè)范圍內(nèi)的檔案編研和史志編修工作，組織檔案業(yè)務(wù)交流、宣傳以及人員培訓(xùn)、教育活動(dòng)。（3）民航系統(tǒng)層面：制定發(fā)展規(guī)劃，整合檔案信息資源并開(kāi)發(fā)利用，同時(shí)監(jiān)督、指導(dǎo)下屬單位的檔案工作。（4）民航局機(jī)關(guān)層面：監(jiān)督、指導(dǎo)文件材料的形成、歸檔工作，統(tǒng)一管理民航局機(jī)關(guān)檔案，推動(dòng)電子文件及電子檔案的規(guī)范管理。局屬單位檔案部門(mén)的職責(zé)從3個(gè)層面進(jìn)行規(guī)范：第一，對(duì)上貫徹國(guó)家及民航局的相關(guān)法規(guī)、政策，并將本單位的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》報(bào)民航局檔案館審查。第二，制定本單位檔案工作規(guī)章、細(xì)則、工作計(jì)劃，監(jiān)督、指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)文件收集、歸檔，統(tǒng)一管理本單位檔案，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，開(kāi)發(fā)檔案資源，開(kāi)展檔案編研及史志編修等工作。第三，對(duì)下進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，參與科技項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等工作。

三是對(duì)檔案人員資質(zhì)管理中的一些共性問(wèn)題進(jìn)行了規(guī)范。首先，為保障檔案安全及檔案管理經(jīng)驗(yàn)傳承，避免過(guò)度依賴檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)，要求檔案人員必須為本單位正式在編人員且政治可靠。其次，考慮到民航系統(tǒng)兼職檔案員較多且流動(dòng)性較大的特點(diǎn)，要求非檔案專業(yè)人員從事檔案工作需參加檔案工作崗位知識(shí)和技能培訓(xùn)，檔案人員每年需參加繼續(xù)教育，且各單位應(yīng)提供便利條件。最后，檔案人員離開(kāi)工作崗位需辦理交接手續(xù)，涉密的檔案工作人員還應(yīng)遵守國(guó)家的保密規(guī)定。

3. 基礎(chǔ)設(shè)施

對(duì)檔案用房的選址、功能設(shè)置、設(shè)施配備進(jìn)行了規(guī)范。在選址方面，要求集中分布，自成一區(qū)。在功能方面，要求設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房，并根據(jù)需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房和服務(wù)器機(jī)房。檔案庫(kù)房作為檔案安全保管重地，重點(diǎn)從防火、防水、防盜、控制溫濕度等方面進(jìn)行規(guī)范。

4. 文件材料歸檔

第四章至第七章主要從文件的生命周期角度進(jìn)行了規(guī)范，重點(diǎn)對(duì)文件歸檔、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用、移交各環(huán)節(jié)需制定的規(guī)章制度進(jìn)行了明確，旨在引導(dǎo)各單位制定檔案管理制度體系。其中，第四章重點(diǎn)要求各單位制定并完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類方案及檔號(hào)編制規(guī)則、史料征集辦法等文件管理的基本制度，且要求在上述制度中明確文件材料應(yīng)由形成部門(mén)歸檔，歸檔的文件材料需耐久、可靠、便于長(zhǎng)期保存。

5. 檔案管理

首先，要求各單位按照全宗原則管理檔案，根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》（DA/T 12—2012）或民航局檔案館編制的《民航局檔案館全宗卷編制及整理規(guī)范》建立并不斷完善本單位的全宗卷。其次，應(yīng)基于突發(fā)事件及自然災(zāi)害制定相關(guān)應(yīng)急預(yù)案，并定期組織演練。再次，應(yīng)制定檔案庫(kù)房管理制度，制度需明確防水、防火等“八防”要求以及庫(kù)房溫濕度檢測(cè)、庫(kù)房檢查與維護(hù)，庫(kù)存檔案清點(diǎn)，受損檔案修復(fù)等內(nèi)容，確保檔案實(shí)體及人員安全。制定檔案鑒定銷毀制度，為確保檔案鑒定的科學(xué)、準(zhǔn)確，防止出現(xiàn)不當(dāng)銷毀現(xiàn)象。《規(guī)定》要求檔案鑒定銷毀工作應(yīng)在本單位檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下按照規(guī)定的程序進(jìn)行。最后，要求各單位建立檔案統(tǒng)計(jì)利用制度，對(duì)庫(kù)存檔案的出入庫(kù)情況、檔案利用、移交、鑒定銷毀等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，應(yīng)國(guó)家檔案主管部門(mén)要求報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

6. 利用與開(kāi)發(fā)

在要求各單位編制檢索工具方便檔案利用的同時(shí)，還要求各單位制定檔案借閱利用制度，明確檔案的利用權(quán)限、范圍、審批手續(xù)、借閱期限及后續(xù)的監(jiān)督工作。同時(shí)確保檔案不被非法轉(zhuǎn)讓、交換和出賣(mài)、污損、涂改、撤換、添加。查閱電子檔案時(shí)還要采取身份認(rèn)證等安全保密措施。對(duì)于向檔案部門(mén)移交、捐贈(zèng)檔案的單位和個(gè)人，享有優(yōu)先利用權(quán)和限制開(kāi)放權(quán)。在檔案資源開(kāi)發(fā)方面，《規(guī)定》既要求各單位通過(guò)舉辦展覽、拍攝專題片，編制全宗介紹和組織沿革、大事記或?qū)ｎ}文件匯編等傳統(tǒng)方式開(kāi)發(fā)館藏檔案信息資源，還鼓勵(lì)采取數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等方式提高檔案資源開(kāi)發(fā)的廣度和深度。

7. 檔案移交

重點(diǎn)規(guī)范兩個(gè)方面內(nèi)容：一是對(duì)檔案移交流程進(jìn)行規(guī)范。移交前，需做好密級(jí)變更或解除工作，并提出檔案控制使用與開(kāi)放的意見(jiàn)，移交過(guò)程中針對(duì)電子文件的移交如在線移交應(yīng)通過(guò)專用網(wǎng)絡(luò)和電子檔案接收系統(tǒng)進(jìn)行，不得使用無(wú)安全措施的互聯(lián)網(wǎng)移交；移交后，各單位留存的電子檔案應(yīng)繼續(xù)按檔案管理的要求進(jìn)行管理。二是對(duì)單位撤并過(guò)程中檔案的7種歸屬情況進(jìn)行規(guī)定，確保不因單位變動(dòng)導(dǎo)致檔案無(wú)人管理。

8. 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化工作是當(dāng)前的一項(xiàng)重要工作。《規(guī)定》著重強(qiáng)調(diào)以下3個(gè)方面內(nèi)容：一是要求各單位制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，確保電子文檔管理工作規(guī)范有序。二是強(qiáng)調(diào)檔案信息化建設(shè)與本單位信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)。三是有計(jì)劃地開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)作為當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重心，《規(guī)定》又分別從數(shù)字資源建設(shè)、軟硬件建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)3個(gè)方面進(jìn)一步予以規(guī)范：一是數(shù)字資源建設(shè)方面，要求建立傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，不斷豐富館藏?cái)?shù)字資源，并對(duì)重要檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份；軟硬件配備方面，要求能夠滿足電子文件及檔案管理需要且適當(dāng)冗余，以便擴(kuò)展，且服務(wù)器及存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)專機(jī)專用。二是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方面，要求系統(tǒng)功能滿足電子檔案真實(shí)、可靠、完整、可用的管理要求，同時(shí)要求在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中嵌入電子文件分類等預(yù)歸檔功能。三是保障系統(tǒng)安全保障方面，還要求系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)不低于二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)保護(hù)等級(jí)與電子檔案的最高密級(jí)相適應(yīng)。

9. 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第九章主要引用新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》《檔案人員繼續(xù)教育規(guī)定》中的獎(jiǎng)懲條款，便于相關(guān)人員了解哪些行為會(huì)受到表彰，哪些行為是不可觸碰的紅線。其中對(duì)在檔案收集、管理、利用、科研方面作出突出貢獻(xiàn)的單位或個(gè)人，以及從事檔案工作滿15年的人員民航局檔案館將向有關(guān)部門(mén)提出獎(jiǎng)勵(lì)建議。對(duì)未配備檔案人員，未統(tǒng)一管理本單位檔案，未明確檔案工作部門(mén)，無(wú)故不參加檔案培訓(xùn)以及在檔案實(shí)體管理方面未配備安保設(shè)備導(dǎo)致發(fā)生檔案安全事故的和不按規(guī)定移交應(yīng)歸檔文件的，損毀、丟失檔案的，違規(guī)轉(zhuǎn)讓、交換、贈(zèng)送檔案等行為，依規(guī)由相關(guān)單位責(zé)成其限期改正，批評(píng)教育，給予記過(guò)、撤職等處分。

10. 附則

考慮到企業(yè)、高校的檔案管理工作與行政單位的檔案工作存在一定的差異，且國(guó)家在企業(yè)檔案管理、高等院校檔案管理方面出臺(tái)了更有針對(duì)性的管理規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)。因此，第十章規(guī)定企業(yè)和高校的檔案管理工作可結(jié)合本單位實(shí)際情況，依據(jù)檔案行業(yè)、民航行業(yè)、教育行業(yè)有關(guān)規(guī)章制定符合本單位實(shí)際情況的制度體系并據(jù)此開(kāi)展工作。

作者單位：中國(guó)民用航空局檔案館