伴隨信息技術的快速發展以及廣泛應用，建設項目信息化水平不斷提高，建設項目檔案管理面臨機遇和挑戰。建設項目管理中形成的大量電子文件應如何歸檔？建設項目電子文件的合法性怎樣保證？有關建設項目電子文件和電子檔案管理等很多問題隨之而來，建設項目電子文件、電子檔案管理成為建設項目信息化管理的“最后一公里”問題。為解決這些問題，提升建設項目管理水平，從2018年開始，國家檔案局組織開展建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點研究，并取得階段性成果。
試點內容
試點工作按照“自愿申報、擇優選取”的原則，從不同行業、不同管理類型選取試點項目，以期形成可推廣的建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理方案及經驗。
試點工作主要內容：一是建立以電子文件歸檔和電子檔案管理規范化、科學化管理為核心，相關單位和人員責權明確，覆蓋項目電子文件“形成、流轉、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”等全流程的管理制度體系。二是結合項目管理業務系統實際，研究建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的存儲格式、元數據、電子簽名、封裝和備份等關鍵技術方案，提出保證電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性的解決方案。三是研究建設項目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系，提出項目檔案僅以電子文件形式保存的實現方案。四是研究具有可操作性的建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理系統功能需求，提出適合項目管理需要的電子文件歸檔和電子檔案管理系統建設方案。五是研究基于大數據、云計算的項目電子數據挖掘，提出檔案更好服務項目建設、運行和管理的利用方法。各試點單位可從以上內容中選取1項或幾項作為試點內容。
2018年，經相關單位推薦，國家檔案局確定了5個建設項目為第一批建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目。2019年，國家檔案局又確定了第二批26個試點項目，涉及核電、水電、交通、航空航天等多個領域，覆蓋面廣泛,具有代表性。自試點工作開展以來，各試點項目按總體目標以及年度計劃有序推進，建設項目檔案信息化水平得到了顯著提升。
取得成果
1. 持續探索應用新技術新方法
新技術新方法的應用是推動試點工作深入發展的關鍵。在實踐過程中，試點單位均對電子簽名、CA認證、自動歸檔等涉及電子文件管理的關鍵性技術進行了研究，并取得了較為突出的成果。華潤風電項目就區塊鏈技術進行了研究和應用，完成了區塊鏈平臺的搭建和接口接入，將電子文件流轉、審核、操作信息等加密上鏈，有效確保了電子文件的真實性；京臺高速公路泰安—棗莊（魯蘇界）段改擴建工程項目采用OCR識別技術，對紙質文件信息進行提取后形成相應的元數據，經線上審批及?CA?電子簽章后形成電子文件；某軍工固定資產投資建設項目探索研究射頻識別技術（RFID），對傳統檔案庫房管理系統進行改造，實現對傳統載體檔案的高效檢索、存取、隨時盤點和精準定位。
2. 系統改造工作卓有成效
在試點過程中，絕大部分試點單位對電子檔案管理系統功能進行了升級，實現了業務系統和檔案管理系統的對接，完成了檔案管理系統和不同業務系統之間的集成，進一步優化了系統功能。深中通道項目針對建設項目竣工圖較多的情況，研發了竣工圖編制電子文件管理系統，建立了變更令、施工圖、竣工圖三者的有機聯系，明確竣工圖章樣式和UK簽名，確保竣工圖簽章規范、齊全完整。河北豐寧抽水蓄能項目、福建省龍巖東環高速公路項目、印尼南蘇1號項目等在業務系統中內置自動命名規則，預設預立卷、自動組卷功能，提升了工作效率。通過上述改造，相關業務系統和檔案管理系統的交互性和實用性得到了大大增強。
3. 單套制管理目標基本實現
電子文件管理的目標是實現單套制管理，試點單位探索應用多種技術手段，確保電子文件“四性”，為電子文件單套制管理奠定良好基礎。秦山核電廠320MWe機組許可證延續項目等圍繞項目前期籌備、建設及運營各階段產生的電子文件，結合電子簽章應用、數據封裝應用和電子文件備份應用等部署實施，探索了僅以電子文件保存的可能性，通過CA認證、數據加密、多維權限控制、區塊鏈等技術手段的使用，確保了電子文件的真實、完整、可用、安全，實現了電子文件從產生、形成、歸檔到驗收的全過程管理，基本實現了電子文件單套制管理目標，在試點過程中起到了較好的示范帶動作用。
4. 電子文件利用工作成效顯著
電子文件作為重要的信息資源，在項目開展和企業運營過程中發揮著日益重要的作用，通過試點工作，部分試點單位正在逐步加強對電子檔案的開發利用，將電子文件運用在項目的改建和擴建之中。尤其是在部分交通行業建設項目中，項目結束后，建設單位將項目電子檔案數據作為數字化資產移交給運營單位，為建成后的項目運維提供參考與決策性數據，實現了“建養一體化”，后期運營中，基于電子檔案大數據建立病害分析模型，指導后續中修大修，并且反向驗證設計情況，為其他改擴建項目優化設計方案提供了借鑒，從而進一步發揮了數字資源輔助決策和參考的價值。
存在問題
1. 部分試點單位對試點工作的認識不足
試點工作是一個逐步探索的過程，其開展過程中必然會面臨一些困難，部分試點單位在前期申報階段展現出較高的積極性，但是對試點工作可能遇到的問題缺乏前瞻性認識，在試點工作的系統規劃方面缺乏較為細致的部署。隨著試點工作的推進，部分試點單位逐漸暴露出在人員配置、經費支撐、技術瓶頸等方面的問題，影響了試點工作的整體進程。受新冠肺炎疫情影響，部分試點單位未能按計劃完成，工作進展有所放緩。
2. 部分試點單位電子文件關鍵技術難以突破
少部分試點單位在試點開展過程中，由于缺乏專業技術團隊和實踐經驗，在電子文件“四性”檢測、電子文件封裝等關鍵技術研究方面難以實現突破，影響了試點工作的進展。部分試點單位電子文件來源廣泛、形式多樣，產生于諸多系統之中，歸檔技術研究尚不成熟，系統不具備電子文件元數據管理功能，導致部分電子文件尚未向電子檔案管理系統移交。
3. 電子文件的信息安全存在一定風險
受技術條件的限制，部分試點單位電子文件的安全性有待提升，這種安全威脅主要來源于兩方面：一是電子文件本身的安全問題，作為一種數字資源，電子文件載體將面臨潛在的損壞風險，隨著系統版本的更迭和技術的發展，其可讀取性將受到一定的影響。二是電子文件外部環境所帶來的安全風險，黑客攻擊、病毒入侵、系統漏洞等因素都將增加電子文件的信息安全隱患。
應對策略
1. 推動電子文件相關技術的研究和交流
針對建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點過程中遇到的技術難題，尤其是面對電子文件信息安全所存在的潛在風險，各試點單位以及相關主管部門應當高度重視，積極支持試點工作的技術研究，為相關研究工作提供必要的政策保障和資金支持；及時引進相關技術人才，組成技術研發小組，對相關技術難題進行集中研究；檔案主管部門及企業自身可適時組織開展試點工作相關技術交流和研討活動，通過研討會、交流會、評審會等方式，加強各試點單位的技術交流；基于本單位試點工作情況，借鑒和引進其他試點單位所采用的相關技術，推動本單位技術水平不斷提升。
2. 加強規章制度的制（修）訂和宣貫
當下，新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確了電子文件的法律效力，《電子公文歸檔管理暫行辦法》《國務院關于在線政務服務的若干規定》等規范性文件也對電子文件的法律效力作了說明，但是相關支撐性文件不足，部分行業對電子文件單套制管理模式認同度不高，少數檔案從業人員對電子文件的法律效力存疑，給電子文件單套制的推行帶來一定的困難。因此，檔案主管部門應當進一步加強電子文件相關規范性文件的制定，逐步完善電子文件相關制度規范體系，推動電子文件工作依法合規；加強對《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等現有規范標準的宣貫力度，提升行業主管部門對電子文件和電子檔案的認識，為電子文件單套制推行提供有利環境。
3. 重視電子文件信息安全
當今檔案信息資源的安全問題日益凸顯，黑客入侵、病毒破壞、設備老化等問題，影響了電子文件的管理工作，針對建設項目電子文件管理所面臨的信息安全隱患，相關單位必須重視電子文件管理的安全問題，發揮優勢，防范風險。對于外在原因所可能引發的電子文件信息安全問題，應當定期對網絡平臺及數據庫進行檢查，確保防火墻運行正常，查看數據的運行痕跡是否異常；設備更新換代后及時對數據進行遷移，并進行異地異質備份。對于內在原因所可能引發的信息安全問題，則應當及時對業務系統及電子檔案管理系統進行更新，實施安全等級保護測評，消除技術漏洞所帶來的數據遺失問題；定期對技術人員進行培訓，降低誤操作所帶來的安全隱患。
作者單位：國家檔案局
