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《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）在總則部分（第一條至第七條）提出的有效保護(hù)和利用、集中統(tǒng)一、“三納入”、“四同時(shí)”、分類分級(jí)審查或驗(yàn)收、經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算等原則，是科研檔案工作必須遵循的重要原則。準(zhǔn)確理解和把握這些原則對(duì)于做好科研檔案工作具有重要的意義。

準(zhǔn)確理解和把握科研檔案工作的有效保護(hù)和利用原則

有效保護(hù)和利用是檔案工作目標(biāo)，也是檔案工作的一項(xiàng)重要原則。2020年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》的第一條提出“為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法”。因此，有效保護(hù)和利用檔案是檔案工作必須遵循的重要原則。作為檔案工作一部分的科研檔案工作無(wú)疑也必須遵循這一原則。《規(guī)定》第一條明確提出“為了加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡(jiǎn)稱科研檔案）管理，有效保護(hù)和利用科研檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和國(guó)家科學(xué)技術(shù)管理有關(guān)法律、行政法規(guī)，結(jié)合科研工作和檔案工作實(shí)際，制定本規(guī)定”。一直以來(lái)，我國(guó)檔案工作比較重視檔案的保護(hù)，對(duì)檔案的利用重視不夠，在有關(guān)檔案管理的制度中關(guān)于檔案利用的內(nèi)容較少，即使有也多是約束性的，缺少鼓勵(lì)和支持措施。《中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》提出，“十四五”期間“堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展，全面塑造發(fā)展新優(yōu)勢(shì)”“強(qiáng)化國(guó)家戰(zhàn)略科技力量”。要對(duì)科技和創(chuàng)新工作給予前所未有的重視，要求科研檔案工作更加重視科研檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，通過(guò)科研檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用為加快建設(shè)科技強(qiáng)國(guó)作出貢獻(xiàn)。

《規(guī)定》把科研檔案的有效利用與保護(hù)置于同等重要的位置，較之前更加重視利用工作。《規(guī)定》第二十二條不僅對(duì)科研檔案利用提出了“科研檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求，涉密科研檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定”的要求，而且提出了“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案開(kāi)放利用機(jī)制，促進(jìn)科研檔案信息共享，加強(qiáng)科研檔案資源深度開(kāi)發(fā)”的鼓勵(lì)和支持措施，并把鼓勵(lì)和支持措施置于約束性要求之前。

準(zhǔn)確理解和把握科研檔案工作的集中統(tǒng)一原則

《規(guī)定》第六條要求“各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度，在人員、庫(kù)房、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開(kāi)展，確保科研檔案完整、準(zhǔn)確、可用、安全”。集中統(tǒng)一管理原則一直是科技檔案工作的基本原則，并作為一條重要原則納入1980年經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》。集中是指檔案資源的管理權(quán)應(yīng)集中在檔案部門或檔案人員，而不應(yīng)分散在多個(gè)部門或多個(gè)人員手中。統(tǒng)一是指一個(gè)單位同一類別檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等應(yīng)該統(tǒng)一，而不應(yīng)政出多門，各行其是。根據(jù)集中統(tǒng)一的原則，《規(guī)定》第六條第二款提出了“任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔”，這是集中統(tǒng)一管理原則在歸檔階段中的體現(xiàn)。有些單位，由于過(guò)分強(qiáng)調(diào)科研人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)科研人員利用檔案的便利性，或是科研檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)，大量科研文件材料形成后保存在科研人員手中或保存在科研部門，這是違背集中統(tǒng)一管理原則的。因此，在科研工作中，必須將所形成的納入歸檔范圍的科研文件材料盡數(shù)歸檔并定期交檔案部門保管，任何人不得以任何理由據(jù)為己有或拒絕歸檔。 

集中統(tǒng)一管理原則也約束著科研檔案的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作。《規(guī)定》第十一條要求“各單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案，對(duì)本單位科研文件材料的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、歸檔及科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收等工作”。

準(zhǔn)確理解和把握科研檔案工作的“三納入”原則

《規(guī)定》第四條要求“各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程”“將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核”。這要求各單位要在3個(gè)方面將檔案工作融入其中：一是要將科研檔案納入科研管理制度之中，實(shí)現(xiàn)科研檔案工作與科研管理工作在制度方面融合。二是將檔案工作納入科研管理流程，實(shí)現(xiàn)科研檔案工作與科研工作實(shí)踐融合。三是將科研檔案工作納入科研部門和人員職責(zé)并予以考核，實(shí)現(xiàn)職責(zé)與考核相融合。將檔案工作納入制度、納入管理流程、納入職責(zé)并考核簡(jiǎn)稱“三納入”原則。

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作與業(yè)務(wù)工作相脫節(jié)，使檔案工作無(wú)法有效開(kāi)展，檔案工作的效用得不到充分發(fā)揮。我國(guó)檔案工作者，尤其是科技檔案工作者在長(zhǎng)期的實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，將檔案工作納入制度、納入管理流程、納入職責(zé)并考核能有效解決檔案工作與業(yè)務(wù)工作“兩張皮”的問(wèn)題，可有效提高文件材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，并使科研檔案工作與科研工作有機(jī)融合，有效防止檔案工作遠(yuǎn)離主業(yè)的現(xiàn)象發(fā)生。“三納入”原則作為我國(guó)科技檔案工作一條重要原則納入《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》。

準(zhǔn)確理解和把握科研檔案工作“四同時(shí)”原則

科研檔案工作“四同時(shí)”，是指科研檔案工作與科研活動(dòng)同部署、同實(shí)施、同檢查、同驗(yàn)收。《規(guī)定》第四條提出“科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查”。第五條要求“科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級(jí)管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收”。“四同時(shí)”是科技檔案工作一條重要的原則，也是我國(guó)科技檔案工作者長(zhǎng)期總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，是做好科技檔案工作的又一法寶。作為科技檔案工作一部分的科研檔案工作，當(dāng)然也需要遵守這個(gè)原則。同部署是指下發(fā)科研課題計(jì)劃的同時(shí)下達(dá)科研文件材料歸檔計(jì)劃，向科研人員提出科研文件材料歸檔要求。同實(shí)施就是在科研活動(dòng)過(guò)程中要做好科研文件材料的積累，為科研文件材料歸檔做好準(zhǔn)備。周期長(zhǎng)的科研項(xiàng)目應(yīng)按階段及時(shí)將科研文件材料歸檔，而不應(yīng)到全部項(xiàng)目結(jié)束后才著手歸檔。同檢查是指在對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行檢查時(shí)同時(shí)對(duì)科研文件材料形成、積累等工作進(jìn)行檢查。同驗(yàn)收是指科研檔案鑒定或驗(yàn)收時(shí)，同步開(kāi)展檔案驗(yàn)收。“四同時(shí)”原則作為我國(guó)科技檔案工作一條重要原則也同樣體現(xiàn)在《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》。

準(zhǔn)確理解和把握科研檔案審查或驗(yàn)收工作原則

驗(yàn)收制是科研檔案工作一項(xiàng)重要制度，是保證科研文件材料完整、準(zhǔn)確的一項(xiàng)重要制度和措施。科研檔案的驗(yàn)收制早在20世紀(jì)80年代就已確立。《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第七條規(guī)定“各單位在對(duì)每一項(xiàng)科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時(shí)候，要有科技檔案部門參加，對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收”。實(shí)踐證明，貫徹執(zhí)行驗(yàn)收制好的單位和科研項(xiàng)目，其檔案的完整性、準(zhǔn)確性比較有保障；反之，則科研檔案存在不完整不準(zhǔn)確現(xiàn)象。《規(guī)定》第五條要求“科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級(jí)管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收”。科研檔案驗(yàn)收工作的原則是分級(jí)和分類原則。所謂的分級(jí)原則即一級(jí)驗(yàn)收一級(jí)，具體含義是：科研計(jì)劃管理部門對(duì)所管理科研計(jì)劃中科研項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，各單位對(duì)本級(jí)科研計(jì)劃中科研項(xiàng)目形成檔案的驗(yàn)收，科研項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)參與單位的科研檔案進(jìn)行驗(yàn)收。分類原則即按照科研項(xiàng)目的大小、專業(yè)類別等采用不同的驗(yàn)收方法。小型科研活動(dòng)、產(chǎn)生檔案數(shù)量少、檔案工作基礎(chǔ)較好單位等的科研項(xiàng)目的科研檔案驗(yàn)收可采用審查方法，而不采用專門召開(kāi)驗(yàn)收會(huì)議形式驗(yàn)收。對(duì)于大型科研活動(dòng)、產(chǎn)生檔案數(shù)量多、重大關(guān)鍵技術(shù)研究或是單位檔案工作基礎(chǔ)較差等科研項(xiàng)目的科研檔案驗(yàn)收宜采用會(huì)議驗(yàn)收方法驗(yàn)收。

準(zhǔn)確理解和把握科研檔案工作經(jīng)費(fèi)列支原則

科研檔案工作經(jīng)費(fèi)是科研檔案工作正常開(kāi)展的基礎(chǔ)。為保證科研檔案工作正常有序開(kāi)展，《規(guī)定》第七條要求“各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作經(jīng)費(fèi)納入本單位預(yù)算；科研檔案工作產(chǎn)生的支出列入科研項(xiàng)目預(yù)算相關(guān)科目”。科研檔案工作中不僅需要消耗人工，還需要消耗相應(yīng)的物資。根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制，這些消耗應(yīng)由相應(yīng)的科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)，即納入相應(yīng)的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)并列支。列支的科目可根據(jù)有關(guān)部門關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)管理的要求確定。科研檔案工作經(jīng)費(fèi)納入科研項(xiàng)目預(yù)算并在相應(yīng)科目列支的原則，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在制定預(yù)算時(shí)應(yīng)估計(jì)形成檔案的數(shù)據(jù)，并參考科研檔案單元管理成本估算出經(jīng)費(fèi)需求并在預(yù)算中列出。科研檔案在科研經(jīng)費(fèi)中列入的原則也符合《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，其第二十四條規(guī)定“科技檔案部門增添設(shè)備和用品的費(fèi)用，分別從企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)費(fèi)、科研費(fèi)或事業(yè)費(fèi)中開(kāi)支”。

作者單位：國(guó)家檔案局