近年來，國家不斷強化對科研項目檔案管理和驗收要求，國家科技部會同國家發改委、財政部等部門共同印發了《國家科技重大專項檔案管理規定》，明確重大專項項目檔案管理和驗收要求，保證國家科技重大專項檔案的安全性、真實性、可靠性、完整性和可用性，促進國家科技信息資源長期保存和有效共享。
研究背景
軍工電子裝備研制普遍存在小批量、多品種、科研與生產高度交叉等特點，科研項目分系統、子系統多，牽頭單位和配套廠家、總體部門和分系統部門分別形成文件，從項目立項到驗收交付，會形成大量的科研文件、管理文件、設計圖紙、實驗數據等。要確保科研項目檔案的完整、準確、系統、安全，就必須把檔案管理全面融入軍工科研項目的規劃、論證、組織實施、監督評估、考核驗收等全過程，提前提出文件形成要求，全面提高科研項目檔案管理水平，實現科研生產和科研項目檔案管理的無縫銜接。
大型軍工院所主要從事國防高科技軍工裝備的研發和制造，科研創新能力是最為核心的競爭力。科研項目檔案作為科研創新過程和結果的集中記錄，是重要的科技信息和知識資源，是經營管理、科研生產和改革發展的重要參考。做好科研檔案和科研項目全流程融合管理，能夠充分發揮檔案在科研生產中的重要作用。
總體構想
以“系統思維、全程管理、協同融合”為總體思路，引入“數據”思維，把檔案工作整體前移，開展前端控制、過程管理、末端反饋，將檔案管理要求融入科研項目全流程，對科研流程進行全過程管控，構建一體化科研項目檔案管理體系（如圖1所示）。制定科研項目文檔管理系統規劃，引入歸檔簽署表實施階段同步管理，以信息化手段貫通業務系統和檔案系統，覆蓋科研項目文檔運轉全流程，創新監視測量手段，實現對科研項目檔案的全生命周期平臺化、動態化、可視化管理，推動科研項目文檔管理持續改進提升，最終實現檔案管理和項目管理全協同和研發過程全受控，實現科研項目檔案從“紙質管理”向“數字管理”轉變，從“被動接受”向“融合管理”轉變，從“末端管理”向“全程管控”轉變。
圖1 科研項目檔案全流程融合管理體系
實踐探索
1. 系統策劃，檔案工作融入科研全流程
引入“系統思維”理念，頂層策劃，從“前端、過程、末端”3個方面構建覆蓋科研項目全流程的檔案管理體系，從“團隊、流程、機制”3個維度融入檔案工作要求，把科研文件的形成、積累、齊套、歸檔納入科研工作程序，實現源頭把控、流程融合、持續改進。
（1）重視前端策劃，開展源頭把控
現行文件的質量直接決定檔案質量，客觀上要求檔案管理人員對科研項目文件進行前端控制。從“團隊”和“文檔”兩個方面參與頂層策劃，在項目立項階段就明確項目研制全過程的歸檔計劃和管理要求。對于“團隊策劃”而言，在科研項目立項策劃階段，項目主管組織建立項目團隊，檔案員作為項目團隊成員參與科研文件的整體策劃，明確項目研制全過程的文件歸檔計劃，把檔案管理要求納入科研項目管理之中。通過管理職責的前置，從源頭把控文件的形成，確保科研項目檔案工作與項目管理同計劃、同部署。對于“文檔策劃”而言，項目負責人在項目啟動后編制文件歸檔簽署表，提出項目研制各階段應歸檔的具體文件及其簽署要求，經審批后作為文件形成和歸檔的依據。同時，歸檔簽署表的確定使科研項目文件材料歸檔要求在項目立項策劃階段就與項目研制同步，保證了科研項目檔案的完整性、準確性和系統性。
（2）強化過程管理，實施流程融合
檔案員承擔著項目文檔管控的重要職責，針對科研項目研制生產過程中文件的形成和歸檔，通過明確文件的擬制、審核、會簽、批準等各項職責，強化文件歸檔責任制，確保“形成規范”；在標準化審查、檔案歸檔接收環節嚴格審核，提升文件歸檔的及時性和文檔質量，確保“過程把控”；通過文件歸檔簽署表中歸檔計劃與項目計劃的動態關聯，實時掌握文件歸檔情況，確保“計劃同步”。在項目轉階段環節，抽查科研文件的階段歸檔情況，將文件歸檔情況納入轉階段檢查要素，檢查通過后方可轉入下一階段。在項目驗收環節，設置歸檔情況檢查點，將文件歸檔作為科研項目驗收和交付的必要條件，確保項目驗收與檔案驗收同步。
（3）落實末端反饋，實現持續改進
文檔質量和規范性很大程度上反映了科研項目研制的規范性，是科研項目鑒定、驗收的關注要點。文檔質量改進是持續改進的過程，做好末端反饋，就是不斷總結影響文檔質量的共性問題和原因，實施對策改進、核對實施效果并不斷改進的循環。做好末端反饋，是保證檔案質量的有效補充。歸檔文件的質量問題有一定的規律性，面對一般問題時，檔案部門會聯系具體科研項目負責人進行反饋，及時提醒，避免再次出現類似問題，實現“量的積累”；在歸檔問題積累到一定程度時，檔案部門集中向各業務部門反饋檔案質量方面出現的問題，并針對性開展文件歸檔質量培訓，確保后續歸檔技術文件的質量，實現“質的突破”；檔案部門定期對科研項目文件的歸檔及時程度和發生頻率較高的文件質量問題進行匯總整理、分析反饋、督促整改、跟蹤閉環，最終實現“持續改進”。
2. 流程貫通，科研數據鏈全線數字運轉
以“數據”思維變革檔案工作，把檔案打造成科研項目研制信息和數據的基本載體，以“檔案流”貫通“科研流”，從文件形成、運轉、歸檔全生命周期構建一體化、平臺化、數字化的科研信息和數據運轉體系，打通科研生產數據鏈并實現數字化運轉，科研生產效率顯著提升。
（1）模板標準化，以文檔質量提升助力提質降本
軍工科研項目文檔是項目鑒定、驗收的關注要點，開展文檔編制“模塊化、標準化、通用化”工作，轉“末端檢查”為“前端控制”，助力文檔質量和效率提升。按照“標準化”理念持續開展文檔模板編制工作，以文檔模板“全電子、全覆蓋、全模塊”為總體思路，利用信息化手段開發“文檔編輯器”，集成各類型文件模板220余套，實現文件“模塊化”編輯生成。同時把科研項目文件歸檔要求和驗收上報等要求納入“文檔編輯器”，科研人員只需通過“文檔編輯器”直接生成電子文件，再通過信息化平臺審批、歸檔，能夠顯著提升文檔質量，有效控制時間成本。
（2）過程信息化，以電子單軌運行助力流程暢通
電子文件“單軌制”運轉是指業務系統形成的電子文件僅以電子化形式保存和運轉，不再生成紙質檔案。科研項目文檔電子化單軌運轉是“智慧院所”建設的必然要求。科研項目管理、研制和生產涉及PDM、ERP等多個核心業務系統，通過在這些業務系統中設置“檔案員”角色和“歸檔審查”環節，實現對科研文件的前端控制。同時，通過數字檔案管理平臺與核心業務系統的接口，文檔審批完成后由系統自動推送元數據和全文信息歸檔到數字檔案管理平臺，實現科研文件的實時在線歸檔、電子檔案集中統一管理和網絡化共享利用。科研項目電子文件“單軌制”運行，能夠優化文件歸檔流程，提升文件運轉效率。
（3）文檔數字化，以檔案高效利用助力效率提升
按照“存量數字化、增量電子化”原則持續推動科研項目檔案數字化工作。在文檔數字化程度不斷提高的基礎上，檔案利用由線下為主轉為線上為主，同一份檔案可在線提供多人共享利用，利用效率顯著提升；同時，建立以可視化管理與交互式體驗為核心的無紙化生產方式，通過可視化交互信息系統平臺實現生產圖紙的快速實時推送，加快了科研生產圖紙的準備節奏，對生產圖紙準備模式進行流程再造，將生產準備、圖紙制作、工藝準備等流程進行整合優化，實行“一站式”管理，大大提高了科研生產保障效率。
3. 手段智能，動態化精準監測歸檔情況
把文檔狀態納入科研項目技術狀態管理體系，文檔狀態反映科研項目研制動態和規范性，同時利用信息化手段，通過“大數據”分析比對，對科研項目文件歸檔情況進行智能化統計和可視化動態展示。
圖2 科研項目文件歸檔駁回情況統計
（1）優化工作流程，提高管控能力
科研項目文件歸檔完整率監視測量主要按“需求輸入—人工統計—數據發布”的工作流程開展，統計效率低、準確率不高。積極利用信息化手段實現流程再造，在科研項目文件歸檔簽署表編制后，由檔案員在數字檔案管理平臺創建監視測量項目，系統自動進行數據維護和更新，可實現在數字檔案管理平臺根據不同需求實時自動統計相關科研項目的歸檔數據。通過流程優化，實現“實時維護—智能統計—自助查詢”，讓科研項目文件監視測量效率和準確率顯著提升。
（2）動態監測數據，實現智能管理
傳統的文件歸檔狀態統計需要依靠檔案員人工查詢，并按照文件歸檔簽署表逐條核對文件的歸檔狀態，不但效率低下，而且容易出錯。通過將文件歸檔簽署表文件歸檔計劃與項目實施計劃動態關聯，利用“大數據”技術自動標引，根據項目代號、歸檔部門、歸檔文件名稱等關鍵詞進行歸檔狀態智能匹配分析，使業務系統文件歸檔后與數字檔案管理平臺歸檔狀態自動關聯，無需人工統計，實現文件歸檔狀態動態監測。
圖3 歸檔簽署表可視化動態管控
（3）多維形式展示，提升用戶體驗
通過在數字檔案管理平臺開發產品科研文件歸檔數據監測模塊，可實現按科研文件類型、科研項目研制階段、歸檔責任部門等不同維度對科研項目文件歸檔數據進行多維度展示。以圖表等形式展示科研項目文件歸檔完整率監測結果，從不同角度對科研文件的歸檔情況進行統計分析，可為科研項目管理提供重要參考。同步將文件歸檔監測結果發布到檔案網站，按科研文件類型、項目研制階段、歸檔責任部門等不同維度對文件歸檔數據進行展示，讓用戶體驗顯著提升。
4. 協同融合，項目研發全流程整體受控
以“協同融合”理念為指導，打破科研項目管理和檔案管理之間的壁壘，使項目管理和檔案管理目標一致化，以檔案強化研制過程管控，解決“應用孤島”和“信息孤島”，并提供管理基礎數據支撐，最終實現信息、業務和資源的協同，實現項目研制過程和管理過程整體受控。
（1）配置管理與檔案管理深度融合
軟件是軍工科研項目的重要組成系統，軟件配置管理貫穿科研項目研制全流程，是控制軟件質量的有效途徑。軍用軟件的研制開發周期較長，需求變更頻繁，參與人員多，技術文件和軟件版本迭代頻繁。為滿足軟件配置管理與檔案管理要求，實現對軟件文檔和代碼技術狀態可控可追溯，在PDM系統原有技術文件審簽流程的基礎上，通過增加測試驗證、配置管理審核、受控庫入庫、受控庫出庫環節，設置軟件文件簽審流程，各軟件配置項按軟件文件簽審流程歸檔入庫，歸檔前為檔案管理流程，歸檔后為配置管理流程。利用檔案的原始記錄性特點實現軟件變更標識、變更控制，確保變更正確，實現檔案管理與軟件配置管理的深度融合。
（2）歸檔考核與部門績效有效聯動
檔案部門聯合科研管理部門將文件歸檔質量、完整情況、歸檔效率納入部門績效考核指標體系。從確保科研文件“形成規范、運轉及時、歸檔齊套”3個角度出發，對文件模板執行率、文件一次提交歸檔合格率進行考核；對文件歸檔及時性、文件更改閉環率進行考核；對文件歸檔率進行考核。該考核指標體系的建立增強了科研項目團隊的檔案意識，提升了科研項目文件質量，實現了研發流程的整體受控。
作者單位：中國電子科技集團公司第十四研究所
