地方綜合性檔案館檔案來源單一，內容單調，難以滿足廣大利用者的需求，為改變這一現狀，蓬萊區檔案館強化文化擔當，主動作為，強化特色檔案的征集與利用，豐富館藏，增強檔案工作的社會影響力，促進了“征”與“用”的良性互動循環。
一、活化征集方式
為構建覆蓋廣泛、結構合理的館藏資源體系，蓬萊區檔案館拓寬征集領域和層次，創新工作機制和方法，多措并舉加強特色檔案的征集。通過電視臺、蓬萊日報、政府網站等媒體發布公告，長期征集具有蓬萊地方人文色彩的書籍、字畫、照片、實物等特色檔案，拓寬征集范圍；發動各部門和親朋好友的力量，以《蓬萊人》為依托，通過電話、郵件、信函等向本人或者工作單位取得聯系尋求支持和幫助，增加名人檔案的積累；開展精品檔案的仿真復制工作。在征集過程中，經常遇到收藏者舍不得贈與、但又極具本地人文色彩和研究利用價值的檔案，檔案館便通過復制仿真原件，這樣既豐富館藏又便于研究利用。構建了以新聞為導向，以民間為主體，以仿真復制為補充的多渠道征集網。
經過多方努力，先后收集科學家楊起、劉光鼎等十余位名人檔案，清順治《登州府志》（1660年），民國版戚繼光《練兵實紀》，民國版《蓬萊地理志》，中華瑯琊王氏淄川區土泉支系譜志，1971年至2009年《大眾日報》和《煙臺日報》剪報（內容均為關于蓬萊的報道）62冊，蓬萊籍畫家陳蘭英、陳靜、陳藝油畫作品及蓬萊剪紙、大桿號等特色檔案，高規格仿真復制了一批明清珍貴奏章和民國時期的宣傳資料等，包括《登州府志》1620年17冊、明登州衛奏章18幅，戚繼光畫像1幅、民國期間錢票蓬萊“謙和盛”、“義盛發”核桃酥、“吉成號”綢緞百貨店、“福順東洋燭工廠”“蓬萊閣牌”等一批老字號店鋪的商標宣傳紙。這些檔案豐富了館藏、傳承了歷史，更傳播了優秀的傳統文化，延伸了檔案文化的涵蓋面和輻射量。
二、細化征集內容
針對許多散落于民間的資料、書信、照片、實物、音像等，蓬萊區檔案館依據時間、類別等明確列舉了革命歷史檔案、名人檔案等十五個方面的內容，每項內容又分若干子條目，分類指導征集。比如革命歷史檔案，又細分三個子條目：征集中國共產黨和革命群眾團體進行革命活動的檔案資料，以及戰斗英雄、革命烈士、建國前老黨員、老復員退伍軍人、支前模范等先進事跡資料、獎章、證書、嘉獎令及相關物品等；廣泛收集各領域、各單位革命時期的工作報告、文件以及重要事件、重大成就、重要人物的有關簡報、信息，以及相關部門在此基礎上編輯而成的紅色檔案大事記資料或其他專題資料；征集老黨員、老干部的口述檔案，包括領導干部及社會人士個人留存的黨史資料，老同志撰寫的歷史回憶錄等。對各類檔案做非常細致的劃分，一方面是強化檔案征集的可操作性，另一方面是為后期編研或開發利用形成多種印證資料。
把細化的征集內容制成宣傳畫報和小冊子，在“6·9”國際檔案日和進行志愿服務時通過進學校、進社區及街頭散發等形式廣泛宣傳，取得良好效果。如到南王街道泊宋村進行幫扶時，貧困戶就提供了某村民家有宋慶照片的線索，最終檔案館征集到宋慶身著清朝官服的珍貴照片。通過細化征集內容和大力宣傳，營造了良好的社會氛圍，來電咨詢、提供線索的人明顯增多，檔案館根據情況直接回復或進行登門造訪，實地鑒別等，征集效率大幅提升。
三、優化開發利用
檔案征集和開發利用是相輔相成的，征集是開發利用的基礎，開發利用能加強和公眾的聯系，促進檔案征集。蓬萊區檔案館采取編研、展覽等方式，把開發利用館藏資源和征集檔案資料、實物等工作結合起來。深挖檔案文化歷史價值和精神內涵，將歷史性和時代性結合，找準現實需求的切入點。選擇與社會歷史發展方向相貼近、與培育和弘揚社會主義核心價值觀相呼應的文化因子，選擇能夠為大眾所接受、增強民眾認同感的內容，以人們喜聞樂見、能廣泛參與的方式，把檔案超越時空的文化價值展現出來。
為紀念抗日戰爭，檔案館聯合區黨史辦編寫的《蓬萊抗日戰爭簡史》正式出版發行。本書查閱歷史檔案160余卷，搜集整理資料20多萬字，生動再現了抗日戰爭時期蓬萊人民在黨的領導下前仆后繼、浴血奮戰的光輝事跡。這部書不僅以檔案史實為依據，還大量運用照片、榮譽獎章證書、題詞等民間征集來的檔案元素，拉近了檔案和讀者的距離。再如蓬萊是明朝民族英雄戚繼光的桑梓之地，戚繼光資料也是檔案館收集特色檔案的重點，現存有戚繼光畫像、《練兵紀實》、登州衛奏章等檔案。在創建戚繼光紀念館時，檔案館全面參與，深入挖掘整理戚繼光抗倭歷史和文化精髓，最終提煉了“矢志報國、保境安民、務實創新、使命擔當”的戚繼光精神內涵。現在戚繼光紀念館已成為膠東（煙臺）黨性教育基地蓬萊教學區的核心教學點，絡繹不絕的市民和游客來這里感受英雄豪邁氣概，品讀精武文化精髓，接受歷史文化教育與愛國主義教育。不論編研著作還是紀念館的落成，都是大眾普遍接受且能夠參與其中，能切實直觀感受到檔案征集的重要意義。
四、深化實踐服務
檔案館服務質量和資源建設，直接決定著公眾對檔案的認可程度，公眾對我們的認可程度越高、依賴性和信任感越強，我們從社會上征集到檔案的可能性就越大。為此，蓬萊區檔案館以“面向公眾需求”為導向，以提供高質量的專業化服務為宗旨，在檔案服務與公眾需求間建構起良性和聯動的關系，開展形式多樣的教育實踐活動。
檔案館聯合市委組織部舉辦以“忠誠、干凈、擔當”為主題的“兩學一做”學習教育專題展，共展出檔案、實物圖片近230幅，涵蓋了黨的歷史、黨的基本知識、黨的建設、黨史人物等多方面的內容。本次展覽除了黨政機關和重點企業230余個單位參觀外，還擴展到社區、農村，引起強烈的社會反響，外地一些機構、單位也慕名前來參觀。展覽充分發揮檔案資料的歷史和教育價值，吸引了公眾對檔案解讀的興趣和認知，電視、報紙都跟蹤作了系列報道，極大地提高了檔案文化的影響力，獲得社會的廣泛關注和認可。
檔案館還深挖館藏資源，主動加強與相關部門的聯系，提出合理化建議。蓬萊是有著悠久革命傳統的歷史文化名城，古有戚繼光抗倭，近代英烈更是數不勝數，留下了許多感人的故事和革命遺址。檔案館充分利用革命故事、革命遺址等檔案素材，結合本地旅游資源，倡導建立英雄革命紀念館和紅色革命遺址保護，這樣既適應了發展紅色旅游的需要，又加強了革命遺址的保護。檔案館全程參與的夏侯蘇民烈士紀念館成為膠東地區黨建活動重要基地之一，開辟了黨史教育和愛國主義教育新場所。蓬萊潮水鎮費東村紅色記憶陳列館的打造，北溝鎮“八路軍挺進東北渡海出發地”雕像的落成，都是檔案館深化實踐服務、把實現館藏資源社會效益和教育職能最大化落到實處的縮影，這也正是蓬萊區檔案館征集檔案的初心所在。
