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2020年以來，浙江省寧波市鄞州區(qū)將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入數(shù)字政府大框架內(nèi)一體推進，以順利通過“全國示范數(shù)字檔案館”系統(tǒng)測試為牽引，加快從“檔案數(shù)字化”到“利用便捷化”的成果轉(zhuǎn)化運用，構(gòu)建起數(shù)據(jù)資源全、調(diào)檔查閱快、專項服務(wù)優(yōu)的檔案便民利用體系，檔案工作服務(wù)中心大局、服務(wù)民生的水平再上新臺階。

數(shù)據(jù)資源是檔案利用體系的基礎(chǔ)，鄞州區(qū)檔案館在檔案數(shù)量積累上長期蓄力，2020年與全區(qū)107家機關(guān)、鎮(zhèn)街簽訂進館工作計劃書，明確實體檔案、電子檔案進館標(biāo)準(zhǔn)和時限，按照“達標(biāo)一家、接收一家”的要求保障檔案資源完整安全交接。其中尤其重視對涉民檔案的接收，實行“檔案部門牽頭、職能部門協(xié)同”的模式，推進全區(qū)重點涉民檔案資源建設(shè)，已接收“最多跑一次”事項電子化歸檔件233.7萬余件、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案4.5萬戶、“千村檔案”數(shù)據(jù)19.6GB、農(nóng)村文化禮堂數(shù)據(jù)101.4GB等涉民檔案，建成婚姻、農(nóng)業(yè)稅、戶糧等24個涉民專題數(shù)據(jù)庫，擁有電子目錄21萬余條。

為建設(shè)量質(zhì)并重的數(shù)據(jù)資源，鄞州區(qū)檔案館在促增量的同時也注重在提升質(zhì)量上精準(zhǔn)發(fā)力。采用“100%自檢+100%質(zhì)檢+30%抽檢”的檢驗?zāi)Ｊ剑峙螌︷^藏檔案逐件逐頁細檢，規(guī)范條目和圖像格式，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)。截至2020年底，館藏全宗359個，館藏檔案30.3萬卷71.3萬件，紙質(zhì)檔案數(shù)字化3800萬頁，數(shù)字化率超91%。

擁有千萬量級的數(shù)據(jù)資源后，如何快速查檔、便捷用檔成為了又一關(guān)鍵。鄞州區(qū)檔案館以技術(shù)撬動服務(wù)變革，率全省之先推出“刷臉”查檔，應(yīng)用“可信認(rèn)證+人臉識別”系統(tǒng)，大幅縮短了身份證校驗的等待時間，也避免查檔者因未帶證件“跑多次”；同時優(yōu)化數(shù)據(jù)索引技術(shù)，在3800萬頁的數(shù)據(jù)環(huán)境下，全文檢索響應(yīng)速度控制在3秒左右，使海量數(shù)據(jù)“秒查閱”成為現(xiàn)實。為了讓查檔群眾少跑腿，不斷暢通館際合作渠道、擴展區(qū)域聯(lián)動范圍，自全區(qū)“館室聯(lián)動、遠程查檔”起步，到目前實現(xiàn)覆蓋長三角地區(qū)的民生檔案跨省市查詢功能，多點辦理、一站辦結(jié)的共享利用模式日臻成熟，累計已完成跨地域、跨館際調(diào)檔查閱1500余例。

面對特殊時期的考驗、特定人群的需求，數(shù)字檔案在提升服務(wù)效能方面展現(xiàn)出了相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢。新冠肺炎疫情期間，鄞州區(qū)檔案館從數(shù)據(jù)庫中迅速調(diào)取2003年抗擊“非典”疫情相關(guān)檔案資料，為全區(qū)疫情防控工作提供經(jīng)驗參考；推廣“無接觸查檔”，簡化網(wǎng)上辦、掌上辦、預(yù)約辦的程序，2020年服務(wù)查檔群眾6125人次，利用檔案資料8496卷（件）。此外還推出了面向退役軍人等特殊群體的專項服務(wù)，與區(qū)退役軍人事務(wù)局等部門強化協(xié)同辦理，實施“零跑腿、一通道、全受理”工作法，開辟退役士兵、知青子女檔案查閱綠色通道，已為600余名退役軍人享受社保接續(xù)政策、400余名知青子女享受農(nóng)村入股政策提供了檔案依據(jù)。