2020年伊始，我國突發新型冠狀病毒感染的肺炎疫情，疫情防控工作形勢嚴峻。習近平總書記多次作出重要指示，黨中央、國務院高度重視，上海市委、市政府迅速啟動重大突發公共衛生事件一級響應機制，成立本市新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作領導小組，并下設領導小組辦公室，統籌協調和部署全市的疫情防控工作。
領導小組辦公室自成立之日起，就產生了大量的工作材料，隨著疫情的不斷發展和防控工作全面鋪開，迫切需要對這些文件材料進一步加強管理，并及時開展整理歸檔工作。市政府有關領導高度重視檔案工作，并于2月3日向市檔案局提出派員進駐領導小組辦公室，幫助開展檔案工作的要求。
2月4日，市檔案局館立即選派了3位業務骨干準時趕赴本市疫情防控集中辦公點，向領導小組辦公室報到，并立刻投入到緊張的工作中。3位同志與市衛健委檔案干部一同組成了檔案工作小組，根據疫情防控形勢和工作狀況，研究討論方案舉措，迅速起草了《關于新冠肺炎防控領導小組辦公室檔案工作的建議》，對檔案工作運行機制、歸檔材料收集范圍、文件歸檔基本要求、移交和后續利用方式等提出了9條建議，并分別報市檔案局和領導小組辦公室。領導小組辦公室對此予以充分認可，同意按此方案開展下一步工作。
隨后，檔案工作小組又明確了工作機制、工作對象、職責分工、工作紀律等基本要求，并著手制定檔案收集、整理、保管、保密、利用等方面的基本規定。在之前工作方案基礎上，進一步細化了文件材料收集歸檔的具體要求，并以領導小組辦公室名義制發《上海市新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作領導小組辦公室關于開展文件材料收集歸檔工作的通知》，明確各部門迅速開展檔案收集工作。
另一方面，檔案工作的基礎保障也不斷得到補充完善。領導小組辦公室克服工作人員多、辦公條件緊張的困難，為檔案工作小組配備了辦公場所和文件櫥、密碼柜等基本設施；市檔案局館半天之內就為檔案工作小組解決了手提電腦、打印機、照相機、錄音筆等工作設備以及相關辦公用品。局館長徐未晚多次關心派駐檔案人員的工作情況和身體狀況，及時做出工作指示和人員部署，確保檔案工作小組獲得強有力的支撐。
截止2020年2月11日，檔案工作小組已收集到領導小組辦公室有關部門形成的紙質文件材料1073件，并全部著錄形成了歸檔文件目錄；接收有關電子文件114件，正在梳理核對中。考慮到疫情防控工作的特殊性和文件材料利用頻次較高等因素，大部分歸檔文件材料經初步整理著錄完畢后，在檔案工作小組備份全套目錄，文件實體以外借利用的方式返還形成部門和有關人員。歸檔文件的接收、利用和外借情況均已納入檔案工作小組制定的總登記簿中。此外，檔案工作小組在與各部門交流工作、交接材料的過程中，還逐步梳理出了部門聯絡人、歸檔責任人的網絡清單，為后續深入推進檔案工作打下良好基礎。
下一步，檔案工作小組將繼續在領導小組辦公室和市檔案局館的領導下，不斷提升歸檔文件材料的規范性和有效利用，為本市疫情防控阻擊戰留下完整、準確、系統的真實記錄和有效憑證。
